Вариант 4
Содержание
1. Понятие, виды и порядок формирования номенклатуры дел в подразделениях и на предприятиях 3
2. Положение о финансово-инвестиционном отделе 6
3. Приказ о направлении студентов на педагогическую практику в образовательные учреждения 12
Список использованной литературы 13
Приложение 14
1. Понятие, виды и порядок формирования номенклатуры дел в подразделениях и на предприятиях
В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Виды номенклатуры дел:
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организации (предприятий), например типовая номенклатура дел школ.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организации (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется в трех экземплярах: один хранится в деле, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.
Правила формирования дел
На обложке дела указывается: 1. Наименование организации; 2. Структурное подразделение. 3. Номер дела по номенклатуре. 4. Заголовок дела. 5. Год заведения. 6. Срок хранения
Понятие оперативного хранения дел
За сохранность документов несут ответственность:
Руководители структурных подразделений;
Работники службы делопроизводства.
Дела хранятся:
В шкафах, на стеллажах (обычные документы);
В сейфах.
Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне сейфа:
Для удобства поиска необходимого дела;
Для проверки наличия дел.
Проверка наличия документов
1. Для обеспечения сохранности дел;
2. Установления пропавших дел;
3. Установление пропавших дел
4. Поиска пропавших дел
5. Восстановление документов, не найденных в результате поиска.
Порядок выдачи дел
Н а дело, выданное сотрудникам своего предприятия , заводят карту- заместитель дела, в котором указывают:
1. Номер дела;
2. Дату выдачи;
3. Кому выдано (Ф.И.О.)
4. Структурное подразделение;
5. Подпись исполнителя;
6. Срок возврата;
7. Отметку о возврате;
8. Примечание.
Прием передачи дел в архив
Составляется опись.
ОПИСЬ № 1
05.05.2005
В описи включено ____2 (Два) _____ дела с № __1__ по №___2___
(цифрами,прописью)
Референт Подпись И.О.Фамилия
Итоговая запись к разделу описи за 2005 год заверяю
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Генеральный директор
Подпись И.О.Фамилия
05.05.2005
2. Положение о финансово-инвестиционном отделе