Требования к оформлению документооборота

при написании курсовых и дипломных работ

студентами специальности 0605 “Бухгалтерский учет и аудит”

Описание документооборота с использованием универсального языка моделирования (UML), ГОСТов, разработанных для графического представления алгоритмов и программ, корпоративных стандартов, требует глубоких знаний в соответствующих областях информационных систем и технологий. Использование перечисленных стандартов студентами, обучающимися на специальности 0605 “Бухгалтерский учет и аудит”, при написании курсовых и дипломных работ необязательно (хотя и возможно). При описании документооборота в курсовой или дипломной работе студентами могут быть использованы более простые средства выражения, не закрепленные какими-либо стандартами, но удовлетворяющие ряду требований:

1. Схема должна содержать легенду с обязательной расшифровкой всех использованных в этой схеме условных обозначений и их синтаксических конструкций.

2. Все элементы схемы должны быть закодированы с использованием специальной системной кодировки, самостоятельно разработанной студентом.

3. Схема должна сопровождаться таблицами спецификаций, расшифровывающими кодировку и назначение элементов схемы.

4. Важнейшие фрагменты схемы должны быть описаны в тексте курсовой или дипломной работы. Недостаточно просто привести схему, ее следует объяснить.

5. В приложения к курсовой или дипломной работе следует включить заполненные формы документов, использованных при описании документооборота. Причем не обязательно приводить абсолютно все формы документов, достаточно рассмотреть только те из них, которые являются существенными с точки зрения раскрытия темы работы.

Общим принципом, который должен использоваться при разработке схем (в том числе и при описании документооборота) является предположение, что читатель (в частности, преподаватель, проверяющий работу, члены комиссии) не обязан знать, что означает тот или иной элемент схемы. Все элементы схемы и их взаимосвязи должны быть расшифрованы и объяснены автором.

При описании документооборота рекомендуется использовать следующие типы схем:

* схемы информационных взаимосвязей;

* схемы информационных процессов;

* маршрутограммы;

* календарные графики;

* графики загрузки.

В зависимости от источников и приемников информации и единиц обмена информации различают несколько видов схем информационных взаимосвязей. Особенности разновидностей схем информационных взаимосвязей представлены в табл. 1.

Таблица 1

Особенности разновидностей схем информационных взаимосвязей

№

Источники и приемники информации

Единицы обмена информации

1

Подразделения

Документы

2

Исполнители

Документы

3

Документы

Показатели

4

Показатели (формулы)

Значения показателей

В традиционном представлении документооборот обычно ассоциируется с третьей разновидностью схем информационных взаимосвязей – со схемой информационных взаимосвязей документов – и со схемами информационных процессов. В связи с наибольшей популярностью именно этих средств описания документооборота рассмотрим их чуть более подробно.

В схему информационных взаимосвязей документов включаются все первичные документы, все промежуточные документы и все отчетные документы, имеющие отношение к рассматриваемой теме и рассматриваемому предприятию. Документы, которые не имеют отношения к теме работы или рассматриваемому предприятию, в документообороте не отражаются и в приложениях к работе не приводятся.

На рис. 1 приведен пример схемы информационных взаимосвязей документов учета отгрузки продукции и ее оплаты покупателями при безналичных расчетах через банк. На схеме документооборота блоки (прямоугольники) обозначают документы, каждому документу присваивается шифр, который указывается в верхнем левом углу блока. Рядом со стрелками, соединяющими документы на схеме документооборота, стоят шифры реквизитов, которые передаются из одного документа в другой.

Схема документооборота учета отгрузки продукции

и ее оплаты покупателями при безналичных банковских расчетах