Оглавление

1 (10) Документирование информационно-справочной деятельности предприятия 3

2 (42) Вы специалист по работе с персоналом организации. 7

2.1 (42.1) Составьте приказы: 7

1.1. О приеме на работу бухгалтера Ивановой М.В. 7

1.2. Об увольнении переводом в другую организацию Медвединского А.А. недостающие реквизиты укажите самостоятельно 8

2.2 (42.2) Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы: 9

42.2.1. Структура текста приказа по личному составу 9

42.2.2. Требования к оформлению документов по личному составу 11

42.2.3. Классификация приказов по личному составу 12

42.2.4. Ключевые слова для оформления текстов приказов 13

42.2.5. Порядок и особенности индексации приказов по личному составу 14

42.2.6. Порядок регистрации и хранение приказов 15

Список литературы 18

1 (10). Документирование информационно-справочной деятельности предприятия

К числу информационно-справочных документов от­носятся: служебные письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи органи­заций и предприятий с внешним миром.

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управ­лении.

Различают письма циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие рас­порядительный характер гарантийные письма, подтвержда­ющие данные ранее обещания или оговоренные условия, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, реклам­ные и другие виды писем.

Оформление служебного письма складывается из под­готовки соответствующего бланка и нанесения необходи­мых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, могут входить следующие реквизиты:

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13,23,24, 29), часть — при подготов­ке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28) оформляется на входящих письмах.

Кроме деления писем по назначению, служебные пись­ма классифицируют на простые и сложные (многоаспект­ные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматриваются несколь­ко вопросов. Такое письмо может состоять из двух и бо­лее страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй излагаются выводы, просьбы, пред­лагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассмат­ривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату, второй («копия») — направляют в дело.

Исходящие письма при необходимости могут быть за­визированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в организации. На входящих письмах ставится отметка о по­ступлении в организацию и приводится резолюция руко­водителя. Резолюция включает в себя фамилию и иници­алы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания ре­золюции.

Докладная записка — документ, адресованный выше­стоящему руководителю, с изложением конкретной про­блемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по ини­циативе автора, так и по указанию руководства. Цель ини­циативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству системати­чески.

Текст докладной записки делится на две части: пер­вая — изложение фактов, послуживших причиной ее со­ставления; вторая содержит выводы, мнения, предложе­ния составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (на­правленные в вышестоящие