Содержание
1. Роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятий 3
2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 5
3. Организация документооборота на предприятии 6
4. Характеристика конкретного предприятия (учреждения) 10
5. Состояние делопроизводства и организация труда делопроизводственного персонала 11
6. Правила оформления реквизита «гриф ограничения доступа к документу» 12
Список литературы 14
Приложение 15
1. Роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятий
Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.
Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации -книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечиваю г управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:
организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
отчетная документация;
договорная документация;
документация по обеспечению кадрами (поличному составу);
документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;
документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, и вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).
Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.
Таким образом, роль делопроизводства в обеспечении деятельности предприятий очень высока. Делопроизводство обеспечивает функционирование как предприятие в целом, так и работу каждого отдела и подразделения в отдельности, кроме того путем составления единообразных документов представляет предприятие во внешних отношениях с другими организациями и предприятиями.
2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.
Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах - любой объект, внесенный в память системы.
Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое поручало Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов разработку ЕГСД.
Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоиедения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований, а в 1970 г. - проект Основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После