Содержание
Введение 3
1. Направления унификации в делопроизводстве 4
2. Реквизиты и их краткая характеристика 6
2.1. Реквизиты названия документов 6
2.2. Реквизиты датирования и индексации документов 9
2.3. Реквизиты оформления текста 10
2.4. Реквизиты утверждения документа 11
2.5. Реквизиты о получении и исполнении документов 13
3. Организационно-правовые документы 15
4. Информационно-справочные документы 19
5. Организация делопроизводства 21
Заключение 23
Список литературы 24
Приложение 25
Введение
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Поэтому так важно правильно соблюсти оформление документов.
Таким образом, целью данной работы является рассмотрение основ документирования управленческой деятельности.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
* Рассмотреть направления унификации в делопроизводстве;
* Охарактеризовать реквизиты документов;
* Рассмотреть организационно-правовые документы;
* Рассмотреть информационно-справочные документы;
* Описать организацию делопроизводства в ООО «ДИН».
1. Направления унификации в делопроизводстве
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон , а также государственные стандарты . Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4)виды и разновидности документов. Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.
Прежде всего, стандарт устанавливает требования к формату бумаги, который необходимо соблюдать при составлении и оформлении документов. Закреплены два стандартных формата бумаги, в т.ч. стандартных формата бланков (п.4.1 стандарта):А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Они давно и хорошо известные, т.к. основные параметры печатающих и копировальных устройств настроены с учетом этих стандартных размеров бумаги потребительского формата А.
Установлены и размеры полей листа бумаги, которые необходимо соблюдать при составлении документов, причем ограничение размеров устанавливается не жестко, а с использованием оборота: «не менее». Таким образом, левое, верхнее и нижнее поля листа бумаги при составлении документа должны оставаться не менее 20 мм, а правое — не менее 10 мм.
Подобная вариативность позволит немного увеличить площадь листа бумаги при составлении, например, писем или других справочно-информационных документов, которые должны быть расположены преимущественно на одном листе, или, наоборот, предусмотреть при составлении протоколов и приказов, необходимость их переплета в процессе последующей подготовки к постоянному хранению.
Значение стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 заключается и в том, что он устанавливает виды бланков организаций, структурных подразделений организаций (в т.ч. обособленных филиалов и представительств) и должностных лиц (п.4.6): общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
С учетом схемы расположения реквизитов закрепляются два варианта бланков — угловой и продольный, каждый из которых используется по усмотрению предприятия или организации. Традиционно удобным для проектирования бланков писем является угловое расположение реквизитов, т.е. угловой бланк. Стандарт устанавливает требования к бумаге, на которой изготавливаются бланки документов (белая бумага или бумага светлых тонов), но, к сожалению, не регламентирует вопрос о средствах изготовления бланков и самих документов (пишущие машины, печатающие устройства средств вычислительной техники и т.п.). Очевидно, что решение вопроса о средствах документирования также отдается на усмотрение предприятий и организаций.
Приведем пример углового бланка письма организации для ООО «ДИН»