АУДИТ В УСЛОВИЯХ ЭЛЕКТРОННОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

/

С. А. Данилкова, ГКИ

Внедрение и использование компьютерных технологий обработки учетной информации явилось одним из наиболее значительных достижений науки и управления. Система электронной обработки данных субъекта хозяйствования существенно влияет на методики ревизии и аудита. Аудитор на стадии подготовки к проверке хозяйствующего субъекта должен изучить организационно-техническое обеспечение контроля и определить необходимость привлечения для исследования его надежности технических специалистов. В процессе исследования системы электронной обработки учетных данных могут быть установлены особенности алгоритма систематизации информации, влекущие ее искажение.

Знание системно-логических блок-схем и языков программирования для аудитора не обязательно, так как современные системы электронной обработки данных поставляются, как правило, без исходных текстов на языках программирования. Более важным для аудитора является знание последовательности и логичности обработки данных, организация работы персонала по подготовке информации, что позволит сделать вывод об эффективности организации учетных работ.

Отсутствие научных разработок и специальной литературы по вопросам методикам контроля, ревизии и аудита в условиях автоматизации бухгалтерского учета отрицательно сказывается на эффективности контрольных и аудиторских процедур. Одним из наиболее важных направлений оценки системы контроля является определение методически обоснованных критериев оценки достоверности систем электронной обработки учетной информации. С учетом разбивки технологического процесса трансформации информации на три стадии (передача, обработка, хранение) следует определить показатели для оценки ее достоверности на каждом этапе информационного цикла.

В условиях электронной обработки информации большое значение необходимо придавать качеству учетных данных. Информация в электронной системе учета должна отражаться своевременно, в полном объеме и с достаточным уровнем детализации. При исследовании системы электронной обработки данных особое внимание следует уделить установлению в ней рисковых зон. Этого можно достичь при проведении процедур тестирования электронной системы учета.

На начальном этапе аудитор производит тестирование вводной информации. Необходимость тестирования вызвана тем, что даже самая совершенная система электронной обработки информации не даст реальных результатов, если исходные данные не отражают по существу совершенные хозяйственные операции.

Тестирование электронной системы обработки данных предполагает проведение теста на полноту отражения на машинных носителях исходной информации и на соответствие компьютерных и документиро­ванных данных. Если система электронной обработки информации не обеспечивает такого соответствия, то аудитор может сделать вывод о недостоверности выходной информации, полученной в результате обработки данных. Если система сбора и регистрации данных не позволяет достичь вышеуказанного соответствия, то следует ставить вопрос о невозможности дальнейшего использования такой системы и необходимости восстановления бухгалтерского учета на основе достоверных данных.

Аудитору необходимо также проверить полноту и правильность регистрации исходных данных в компьютер­ной системе. Полнота ввода информации означает, что все необходимые данные, содержащиеся в первичных документах, включены в систему обработки. Правильно зарегистрированными данными можно считать те, которые по форме соответствуют принятым в системе электронной обработки данных обозначениям и терминам, а по содержанию несут точную информацию о хозяйственной операции или факте хозяйственной деятельности и способе ее обработки.

На следующем этапе аудитор осуществляет тестирование системы электронной обработки данных на предмет выявления ошибок в программном обеспечении. Как правило, электронная обработка данных строится в соответствии с действующими нормативными документами по учету, отчетности, налогообложению, что частично устраняет условия для искажения информации за счет неправильного построения алгоритма обработки. Однако это не означает, что в прикладном программном обеспечении не может быть ошибки. Очень часто такие ошибки встречаются у начинающих фирм-разработчиков. Ошибки такого рода, не выяв­ленные предприятием пользователем программы самостоятельно, свидетельствуют о полном отсутствии внутреннего контроля.

При тестировании сформированных выходных машинных документов необходимо помнить, что в некото­рых системах учетные регистры не формируются автоматически самой системой, а требуют дополнительной настройки. Этот способ формирования выходной информации следует отнести к частично компьютеризи­рованным. Ошибки в настройке форм учетных регистров могут привести к формированию неправильных ре­зультатов даже на основе верных входных данных. Тестирование здесь может быть проведено методом параллельного моделирования, когда на основе одних и тех же данных строится тот же учетный регистр, но методами другой системы обработки данных или вручную.

Тестирование правильности трансформации учетных данных в отчетность связано стой же проблемой, что и тестирование электронного формирования учетных регистров, а именно—с необходимостью контроля этой процедуры самим бухгалтером. В отличие от формирования учетных регистров, которое во многих системах обработки данных автоматизировано и не требует настройки, формирование отчетности требует настройки программы в связи с часто меняющимися формами отчетности и нормативной базы. Иногда система электронной обработки данных позволяет автоматически получать отчетные формы, но главный бухгалтер заполняет их вручную. Это может свидетельствовать о попытке скрыть нарушения при составлении отчетности.

Одной из причин, которая приводит к искажению информации, является сбой в работе аппаратных средств, В этих условиях представляется особенно важным то, чтобы в бухгалтерских программах в обязательном порядке была заложена функция архивирования. Организационные вопросы архивирования данных необ­ходимо предусмотреть в учетной политике хозяйствующего субъекта и приказом должны быть закреплены

лица, ответственные за архивирование. Невыполнение на проверяемом объекте установленных мер по архи­вированию данных должно насторожить аудитора, так как достоверность машинограмм возможна при условии отсутствия сбоев в