Данная статья представляет собой изложение концепции управления предприятием с использованием одной из недавно появившихся информационных компьютерных технологий - технологии автоматизации деловых процессов (workflow). Необходимо отметить, что в последнее время стало общепризнанным отношение к ней как к средству автоматизации документооборота предприятия. Реже встречаются упоминания об ее применении для решения финансовых и банковских задач. Далее предлагается несколько иной подход к технологии автоматизации деловых процессов, а именно ее использование в целях обеспечения процессов управления.

Первая часть статьи посвящена рассмотрению вопросов теории управления, в том числе определению места управленческого труда среди других видов деятельности, осуществляемых на предприятии, и выделению его общих функций.

Во второй части описывается модель автоматизации управленческого труда. В качестве признака, по которому классифицированы средства автоматизации, использовано видовое разделение управленческого труда, с точки зрения его содержания, на эвристический, административный и операторный. Эта модель позволяет позиционировать системы автоматизации деловых процессов как средство автоматизации административного труда. Далее излагается определение основных понятий, применяемых в рамках этой достаточно специфической области компьютерных технологий. В их число входят понятия «делового процесса», «деловой процедуры», «модели делового процесса», «системы автоматизации деловых процессов» и т. п.

В конце второй части содержится описание технологии работы систем автоматизации деловых процессов для автоматизации общих управленческих функций: планирования, организации, активизации, координации и контроля.

В заключение рассматриваются преимущества рассмотренной технологии по сравнению с традиционно используемыми.

Давайте говорить на одном языке

Управление. Обычное слово, которое мы довольно часто слышим и используем в своей речи. Для его понимания не обязательно доставать с книжной полки толстый толковый словарь. Тем не менее нередки ситуации, когда, употребляя какое-то слово или выражение, разные люди вкладывают в него разный, бывает даже противоположный, смысл. Чтобы избежать подобных разногласий определимся с основными понятиями рассматриваемого вопроса.

Немного истории, немного теории...

В конце XX века не вызывает сомнений утверждение, что управление - это особый вид человеческой деятельности. Он имеет давние традиции и богатый опыт, обобщенный в наши дни наукой, называемой теорией управления. Один из классиков этой теории, Ф. У. Тейлор, замечал по этому поводу: «Искусство управления - это эволюция, а не изобретение». Осмысленная совместная деятельность любого коллектива, будь то патриархальная община или средневековая мануфактура, требовала регулирования. Правда, в те времена управленческий труд был тесно связан с другими видами деятельности.

В XIX в. вместе с формированием машинного производства, поведшим за собой разделение труда, появились профессиональные управленцы, т. е. люди, сделавшие организацию деятельности других людей своим основным занятием. Приблизительно к этому же времени относится и зарождение науки управления. Теория управления насчитывает чуть больше века. Основу ее заложили четыре человека, по праву считающиеся сегодня классиками: Фредерик Уинслоу Тейлор, Анри Файоль, Гаррингтон Эмерсон и Генри Форд. Каждый из них пришел к созданию своей концепции в результате собственной практической деятельности, сформулировав теоретические постулаты на основе богатого опыта, накопленного эмпирическим путем. Наверное, поэтому многие их мысли, высказанные около ста лет назад, сохранили актуальность по сей день. Пригодятся они и нам.

Так, А. Файоль в своем труде «Общее и промышленное управление» (1916 г.) выделил основные типы деятельности, встречающиеся на предприятиях: техническая деятельность (производство и обработка); коммерческая деятельность (покупка, продажа, обмен); финансовая деятельность (привлечение средств и распоряжение ими); страховая деятельность (страхование и охрана имущества и лиц); учетная деятельность (бухгалтерия, калькуляция, учет, статистика и т. д.); административная деятельность (предвидение, организация, распорядительство и контроль).

Особое место среди перечисленных типов деятельности (Файоль в своей работе называет их также «функциями») занимает административная. «Ни на одной из пяти предыдущих функций не лежит задача выработки программы работы предприятия, подбора его рабочего состава, координирования усилий, гармонизации действий. Эти операции... образуют особую функцию, которая обычно обозначается именем управления...» Таким образом, Файоль не только обозначил управление как особый вид деятельности, но и определил его функции (назвав их операциями). Современная теория управления выделяет их практически в том же составе, несколько видоизменив названия.

Функции управления

Итак, управление сформировалось как особое направление, приобрело теоретическую базу и продолжило свое развитие. С течением времени происходила его специализация, т. е. функциональное разделение.

Схема 1. Классические общие функции управления

Функция управления - специализированный вид управленческой деятельности. Все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности. Но управленческий труд имеет и определенное наполнение. Именно оно отражается в конкретных функциях, таких как управление производством, управление финансами, управление сбытом (маркетинг) и т. п.

Каждая из конкретных функций, в свою очередь, реализуется через выполнение общих, что позволяет говорить о планировании финансов, организации сбыта, контроле производства. Поэтому в рамках изложения концепции управления производством уделим особое внимание рассмотрению именно общих функций управления.

Управление - это процесс, или некоторый набор функций, реализуемых в определенном порядке. В него входят: планирование, организация, активизация, координация, контроль.

Планирование - это, в общем случае, выработка программы действий, которая послужит в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. Программа действий - это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наиболее важных и трудных задач на всяком предприятии. Она приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций.

Организация - это обеспечение предприятия всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т. п. Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим образом и выполнять поставленные