СОДЕРЖАНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ:
Введение 3
1. Унификация текстов управленческих документов 5
1.1. Историческая справка 7
1.2. Автоматизация унифицированных документов 11
2. Оформление документов на предприятии 14
2.1. Характеристика организации 14
2.2. Документы 15
3. Сравнение с унифицированными документами 25
Заключение 26
Список используемой литературы 27
Введение
Во все времена существования делопроизводства актуальным являлось правильное оформление документов в организации. Несмотря на общедоступные стандарты предприятия усиленно не хотят ими пользоваться. Придя в любую фирму, организацию, на завод – везде видишь одно и тоже: ошибки в оформлении, некорректно составленные тексты документов, ненужные печати или их нехватка и пр. Даже в библиотеке – кладезе знаний и то такие несуразности. И когда только организации станут обращать на такие факты внимание. Хотя это и, кажется, всего лишь какая-то мелочь, но знающий человек, придя на предприятие, где неправильно оформлены документы, сразу откажется от услуг такой организации.
Нерадивость в составлении документов может быть следствием разных причин. Например,
– Низкая квалификация секретаря;
– Случайный недосмотр высших органов;
– Авральные документы и т.д.
Какие бы ни были причины результат остается результатом, а страдают от этого организации, так как клиенты отказываются от их услуг.
Поэтому в данной курсовой работе будет рассмотрена деятельность предприятия «ЮНО» по составлению документации. Следовательно, объектом исследования будет данное предприятие, а предметом исследования выступит оформление документации на этом предприятии.
При этом исследование, естественно, имеет свою цель. Целью будет являться проверка выполнения процесса унификации при разработке управленческих документов.
Задачи исследования:
1. Проверка документации;
2. Выявление ошибок в оформлении, не признаваемых в унифицированных документах;
3. Сравнение полученных результатов с унифицированными документами.
В данном исследовании будет проводиться анализ доступных документов и их сравнение с общепринятыми параметрами и характеристиками.
В теоретической части будет использована литература таких авторов как Андреева В.И., Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Кузнецова Т.В., В. И, Максимович, Г.Ю. Берестова, а также статьи из журнала «Секретарское дело» и др.
1. Унификация текстов управленческих документов
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
– Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
– Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.
– Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для