1. Реквизиты служебного письма
Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование организации;
07 — справочные данные об организации:
08 — наименование вида документа;
09 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 — место составления или издания документа;
14 — адресат;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении ; его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа.
2. В каких случаях для оформления письма используется банк формата А4, а в каких – А5
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размеров текста письма. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.
Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).
Письмо, оформленное на бланке А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»:
«О нарушении договорных обязательств»
«Об оказании научно-технической помощи».
Если письмо является ответным, то на бланке указываются номер и дата письма, на который дается ответ: «На №_________ от ___________».