Содержание
Введение 3
1. Понятие и виды каталогов 4
1.1. Систематический и предметный каталоги 6
1.2. Предметно-тематические каталоги и каталоги специфической документации 10
2. Классификация и отбор документов для каталогизации 12
2.1. Отбор документов 12
2.2. Классификация документов 14
3. Каталожные карточки 16
3.1.Требования к информации каталожной карточки 16
3.2. Способы описания 21
Заключение 23
Список литературы 24
Введение
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Документальные материалы, содержащие информацию большой политической, научной и хозяйственной ценности, могут быть использованы только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата архивов. Составной частью такой системы архива является система каталогов документальных материалов, которая должна обеспечить сквозной поиск информации по всем фондам данного архива.
Необходимость включения в систему каталогов архива информации о всех архивных фондах, различная информационная значимость этих фондов, растущие потребности в документной информации и соображения экономического характера обусловили разработку методики дифференцированного подхода к описанию документов при каталогизации.
Цель данной работы – рассмотреть каталог как архивный справочник.
Задачи – раскрыть понятие каталога; рассмотреть виды каталогов; показать классификацию и отбор документов для каталогизации; рассказать о каталожных карточках.
1. Понятие и виды каталогов
Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.
Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.
Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования.
Схема классификации документной информации - письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.
В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, обьектный).
В архиве организации, как правило, составляются систематический и именной каталоги.
Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.
В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках[1, с.342].
Обьектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения, для карточного каталога - также фамилия составителя и дата