Содержание

Введение 3

1.Организация документооборота на предприятии 4

1.1. Понятие документооборота и его основные виды 4

1.2. Работа с внутренними документами 5

Заключение 12

Список литературы 13

Введение

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Главная обязанность секретаря – правильное оформление документов. Цель работы рассмотреть организацию документооборота на предприятии. Задачи работы рассмотреть:

1. Организация документооборота на предприятии;

2. Понятие документооборота и его основные виды;

3. Работа с внутренними документами.

1.Организация документооборота на предприятии

1.1. Понятие документооборота и его основные виды

Организация работы с документами (документооборот) – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания до момента их уничтожения или передачи в архив).

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную папку.

Определяют три основные группы документов:

1. Входящие документы – это поступающие в отдел документационного обеспечения из внешних организаций.

2. Исходящие документы – это поступающие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

3. Внутренние документы.

Этапы обработки входящих документов.

1. Первичная обработка

2. Предварительное рассмотрение

3. Регистрация

4. Рассмотрение документов руководством

5. Направление на исполнение

6. Контроль исполнения

7. Исполнение документов

8. Подшивка документов в дела

Обработка отправляемых документов

1. Составление проекта документа исполнителя

2. Согласование проекта документа

3. Проверка правильности оформления

4. Подписание документа руководителем

5. Регистрация документа

6. Отправка документа адресату

7. Подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

8. Использование в справочно-информационной работе (от 1-3) и определение дальнейшего срока хранения[1, с.150].

1.2 Работа с внутренними документами

Они составляются, оформляются в рамках самой организации, не выходя за ее пределы. Порядок работы такой же как с исходящими документами и