Доработка

Введение

Деловое общение – сложный и весьма многоплановый процесс установления и развития контактов и связей между людьми. И чаще всего оно включено в практическое взаимодействие людей. Б. Д. Парыгин отметил, что этот процесс может выступать в одно и то же время и как процесс взаимодействия людей, и как информационный процесс, и как отношение людей друг к другу, и как процесс их взаимного влияния друг на друга, и как процесс взаимного переживания и понимания друг друга. Определение Б.Д. Парыгина ориентирует системное понимание сущности общения, его многофункциональность и деятельную природу. Системное понимание общения основано на том факте, что в процессе общения одновременно взаимодействует множество элементов (составляющих частей), обладающих одним общим свойством взаимного воздействия друг на друга. В то же время каждый элемент имеет свои индивидуальные характеристики, что отражает многофункциональность процесса общения.

3. Особенности составления и оформления документов (на примере конкретного предприятия)

В данной главе описывается организация ЗАО "Компания "АБВ", имеющая плохо организованное делопроизводство. Производится анализ существующего положения дел, и делаются выводы о возможности их реорганизации.

Схема документооборота в организации представлена в приложение 1.

В ЗАО "Компания "АБВ" составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД .

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО".

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4. Анализируя методы составления писем сотрудниками ЗАО "Компания "АБВ", можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в отделе маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

Так, например, письмо-извещение о получении денег не содержит следующих реквизитов: "Индекс предприятия связи", "Номер телефона и факса", "Номер счета в банке", "Дата", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". В реквизите "Адресат" не указан почтовый адрес должностное лицо или отдел, куда направлено письмо. Письмо не подписано. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело нет.

Информационное письмо имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование организации", "Индекс предприятия связи", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса".

Нет реквизитов "Номер счета в банке", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Письмо-просьба имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование организации", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса". Отсутствуют реквизиты "Индекс предприятия связи", "Номер счета в банке", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". Неправильно оформлены реквизиты "Адресат" и "Подпись". Нет отметки об исполнении и направлении документа в дело.

Из организационно-распорядительной документации в ЗАО "Компания "АБВ" составляются только приказы о командировании , протоколы собраний дирекции и акты о принятии-сдаче работ .

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность фирмы не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата", "Индекс", "Место издания", "Код фирмы", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле", "Визы", "Отметка об исполнении документа", "Отметка о направлении документа в дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

Из проведенного анализа следует

- что документы в ЗАО "Компания "АБВ" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретариат может осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ЗАО "Компания "АБВ" нет ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ЗАО "Компания "АБВ" не соблюдаются требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предпри