Содержание

1. Понятие «унификация», «стандартизация», «трафаретизация» и их особенности 3

2. Составить и оформить докладную записку коменданта молодежного общежития руководителю предприятия или подразделения о готовности общежития к осенне-зимнему периоду 5

3. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия ее работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации 6

4. Архив учреждения. Его функции и основные требования к нему 7

5. Рабочее место делопроизводителя (секретаря-референта), основные требования 11

Список литературы 14

1. Понятие «унификация», «стандартизация», «трафаретизация» и их особенности

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты – «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

Отдельной задачей является изучение самих документов, поступающих в учреждение извне (входящих) и создаваемых в нем. Это наиболее трудоемкая и кропотливая часть исследования. Вся совокупность документов или какая-то их часть могут изучаться как для рационализации технологического процесса их обработки, так и для решения вопросов унификации и трафаретизапии документов по форме и содержанию. Для рационализации делопроизводственных процессов из документов могут быть получены сведения о составе корреспондентов и основных вопросах переписки. Эти данные необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота.

Унификация и трафаретизация требует просмотра больших массивов документов. На стадии обследования необходимо лишь решить вопрос о возможности и целесообразности проведения таких работ.

2. Составить и оформить докладную записку коменданта молодежного общежития руководителю предприятия или подразделения о готовности общежития к осенне-зимнему периоду

Молодежное Директору предприятия

общежитие № 6 «Контакт»

Иванову А.Б.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

17.09.2004 г. г. Новосибирск

О готовности общежития

Доводим до Вашего сведения, что после капитального ремонта, длящегося с 15 января 2004 г. по 12 сентября 2004 г.общежитие № 6 по ул. Нимировича-Данченко, 154 готово к осеннее-зимнему режиму.

Комендант молодежного

Общежития подпись В.Г. Руднев

В дело № 143/3

17 сентября 2004 г.

3. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия ее работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации

РУКОВОДИТЕЛЮ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ» ХАРЛОВУ М.С.

ИЗВЕЩАЕМ ВАС О ПРОХОЖДЕНИИ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОГО СЕМИНАРА НА ОСНОВЕ ЗАО «ЛОГОС» зпт В КОТОРОМ ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ МОЖЕТ ПРИНЯТЬ УЧАСТИЕ тчк СЕМИНАР СОСТОИТСЯ ПЯТОГО МАРТА ДВЕ ТЫСЯЧИ ПЯТОГО ГОДА тчк