Содержание


1. Разновидности писем и особенности их составления 3

2. Деловая беседа как основная форма делового общения 4

3. Принципы организации работы с документами 10

4. Оформить письмо-отказ в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000 г. (можно приложить образец письма своего предприятия (фирмы). 12

Список литературы 13


1. Разновидности писем и особенности их составления

Служебное письмо является необходимым документом любой организации. Письма подразделяются на несколько видов:

- рекламные

- информационные

- методические

- договорные

- сопроводительные

- гарантийные

- письма-ответы

- производственные

- письма-напоминания

- письма-отказы

Оформление писем имеет свои особенности:

- письма оформляются на отдельном бланке;

- Реквизит 03 (эмблема, товарный знак) имеет справочное назначение;

- Письма объединяются единым признаком – реквизитом 13 (ссылка на номер и дату документа), который в инициативном письме не заполнен, в письме-ответе всегда напечатан;

- В письмах всегда присутствует реквизит 27 (отметка об исполнителе);

- Письма составляются за одной подписью и без печати.

Печати ставятся на рекомендательных и гарантийных письмах. На гарантийных письмах также ставятся две подписи.

При массовой рассылке рассылаются ксерокопии. Максимальный объем письма составляет 2 страницы.

Письма создаются при возникновении управленческой ситуации, а также как ответ на ситуацию.

Текст письма может быть традиционным, типовым и трафаретным, шрифт - №12 или № 14.

При написании писем не рекомендуется:

- начинать письмо с даты

- сокращать различные наименования

- использовать в тексте местоимения

- использовать сильно сложные предложения и обороты

- использовать предлоги и союзы, такие как «из-за», «потому что»

- использовать деепричастия и деепричастные обороты в тексте письма

При написании писем рекомендуется:

- составить простой и понятный текст

- составлять текст только по существу

- мысль в тексте письма по - максимуму приближать к началу письма

Перед отправкой письма, оно должно быть несколько раз критически прочитано вслух.

На одном письме может указываться не более четырех адресатов. Если же их количество более четырех, то каждое письмо должно иметь индивидуального адресата.

Письма подшиваются в дела с заголовком «ПЕРЕПИСКА». Однако, письма не подшиваются, если не написан ответ.

Ряд писем имеет резолюцию.

Реквизит 11 (дата) написан всегда рукописно, а реквизит 20 (текст), как правило, печатается.


2. Деловая беседа как основная форма делового общения

Деловая беседа - специфическая форма контактов между людьми, имеющими определенные полномочия со стороны своих организаций (подразделений), в ходе которой происходит обмен мнениями и целенаправленное обсуждение конкретной проблемы, ситуации с целью поиска взаимовыгодного варианта решения. Беседа представляет собой прямую взаимную коммуникацию группы людей, осуществляемую посредством слов, жестов, мимики и т.д.

В ходе деловой беседы посредством устных контактов один или несколько собеседников стремятся оказать определенное влияние на своих партнеров в целях изменения существующей деловой ситуации или какой-либо из ее сторон. Возможные цели проведения деловой беседы -обмен информацией, уточнение позиций, достижение согласия и т.п. Деловая беседа всегда ориентирована на результат.

Информация, передаваемая в ходе деловой беседы, должна быть точной, ясной, содержательной, аргументированной, наглядной и доступной.

Основные функции деловой беседы

1. Начало перспективных мероприятий и процессов.

2. Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов.

3. Обмен информацией.

4. Взаимное общение работников из одной сферы деятельности.

5. Поддержание деловых контактов.

6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.

7. Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

Основные абстрактные типы собеседников

1. Вздорный человек, "нигилист"

Такой собеседник часто выходит за профессиональные рамки беседы. В ходе беседы он нетерпелив, несдержан и возбудим.

По отношению к нему необходимо вести себя следующим образом:

- обсудить с ним и обосновать спорные моменты, если они известны до начала беседы;