Содержание

1. Разновидности писем и особенности их составления 3

2. Деловая беседа как основная форма делового общения 5

3. Принципы организации работы с документами 11

3. Оформить письмо-отказ в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000 г. (можно приложить образец письма своего предприятия (фирмы). 12

Список литературы 14

1. Разновидности писем и особенности их составления

Служебное письмо является необходимым документом любой организации. Письма подразделяются на несколько видов:

- Рекламные

Особенностью данного вида является то, что оно не имеет закрепленного ГОСТом бланка и оформляется, как правило, в свободном стиле.

- Информационные

Данный вид писем также в некоторых случаях может оформляться в свободном стиле, однако, если такое письмо пишется органами власти, то бланк оформляется в соответствии с ГОСТом.

- Методические

Такие письма имеют, как правило, нескольких адресатов. Поэтому допускается рассылка ксерокопий данных писем.

- Договорные

Такие письма нередко имеют приложения и оформляются строго в соответствии с ГОСТом. Приложения также должны соответствовать установленным стандартам.

- Сопроводительные

Такие письма, как правило, также могут не соответствовать требованиям ГОСТа, написаны в свободной форме.

- Гарантийные

На рекомендательных и гарантийных письмах ставятся печати. На гарантийных письмах ставятся две подписи.

- письма-ответы

Главная особенность такого письма – четкая, максимально понятная структура текста. Письма не должны быть длинными, смысл текста должен максимально соответствовать заголовку и содержать ответ на предыдущее письмо.

- Производственные

Подобные письма также часто излагаются в свободной форме.

- письма-напоминания

Характерная особенность такого письма – максимальная краткость и ссылка на предыдущее письмо.

- письма-отказы

Письмо-отказ является своего рода письмом-ответом. Однако, текст его должен быть тщательно продуман и не должен быть оскорбительным для адресата.

Оформление писем имеет свои особенности:

- письма оформляются на отдельном бланке;

Данный бланк, как правило, является или трафаретным, то есть на нем напечатаны перечисленные ниже реквизиты, или же является свободным. Образцы бланков установлены ГОСТами и изменениями к ним!

- Реквизит 03 (эмблема, товарный знак) имеет справочное назначение;

- Письма объединяются единым признаком – реквизитом 13 (ссылка на номер и дату документа), который в инициативном письме не заполнен, в письме-ответе всегда напечатан;

- В письмах всегда присутствует реквизит 27 (отметка об исполнителе);

- Письма составляются за одной подписью и без печати.

Печати ставятся на рекомендательных и гарантийных письмах. На гарантийных письмах также ставятся две подписи.

При массовой рассылке рассылаются ксерокопии. Максимальный объем письма составляет 2 страницы.

Письма создаются при возникновении управленческой ситуации, а также как ответ на ситуацию.

Текст письма может быть традиционным, типовым и трафаретным, шрифт - №12 или № 14.

При написании писем не рекомендуется:

- начинать письмо с даты

- сокращать различные наименования

- использовать в тексте местоимения

- использовать сильно сложные предложения и обороты

- использовать предлоги и союзы, такие как «из-за», «потому что»

- использовать деепричастия и деепричастные обороты в тексте письма

При написании писем рекомендуется:

- составить простой и понятный текст

- составлять текст только по существу

- мысль в тексте письма по - максимуму приближать к началу письма

Перед отправкой письма, оно должно быть несколько раз критически прочитано вслух.

На одном письме может указываться не более четырех адресатов. Если же их количество более четырех, то каждое письмо должно иметь индивидуального адресата.

Письма подшиваются в дела с заголовком «ПЕРЕПИСКА». Однако, письма не подшиваются, если не написан ответ.

Ряд писем имеет резолюцию.

Реквизит 11 (дата) написан всегда рукописно, а реквизит 20 (текст), как правило, печатается.

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

Деловая беседа - специфическая форма контактов между людьми, имеющими определенные полномочия со стороны своих организаций (подразделений), в ходе которой происходит обмен мнениями и целенаправленное обсуждение конкретной проблемы, ситуации с целью поиска взаимовыгодного варианта решения. Беседа представляет собой прямую