Тема. Формирование дел и их обработка для последующего хранения

Содержание

Введение 3

1. Признаки группировки документов и формирование дел. 4

2. Классификация документов и номенклатура дел 7

3. Экспертиза ценности документов 12

4. Характеристика предприятия и практика работы с документами 17

5. Оформление номенклатуры дел 22

6. Правила оформления реквизита «ВИЗЫ» 23

Заключение 25

Список использованной литературы 27

Введение

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это совокупность различных видов документов, а также нормативно-справочных материалов, используемых при решении задач организации труда и управления предприятием, утвержденные в установленном порядке компетентными органами или руководством организации.

Документы организации – как поступающие в нее из вне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений – подлежат по окончанию работы с ними к текущему хранению. Это означает, что с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Подобный режим хранения, как известно, получил название текущего или оперативного.

В данной работе будут рассмотрены следующие вопросы по технологии работы с документами на предприятия: признаки группировки документов и формирование дел; классификация документов и номенклатура дел; экспертиза ценности документов, а так же на примере конкретного предприятия будет рассмотрена практика работы с документами; оформление номенклатуры дел и правила оформления реквизита «ВИЗЫ».

1. Признаки группировки документов и формирование дел.

В качестве основания для группировки документов наиболее общие их отличительные признаки, в том числе номинальный, предметно – вопросный, авторский, корреспондентский, хронологический и географический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название из разновидностей. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

Предметно – вопросный признак позволяет распределять документы по делам, исходя из направленности их содержания, например выделяя в различные дела документы по вопросам материального и финансового обеспечения, по планированию научно – технического развития и по планированию основной производственной деятельности. Например: «документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак подразумевает отнесение к одному делу документов за подписью одного автора (исполнителя), например ведущего научного сотрудника или главного инженера.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. Данный признак используется для распределения по делам документов, направленных на имя одного адресата. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 200…г.».

Хронологический признак используется в качестве определяющего, когда необходимо разделить документы по временным периодам, например, по кварталам или месяцам. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».

Географический признак используется в сравнении с ранее перечисленными менее часто, помогает разделить по разным делам документы, поступающие из различных населенных пунктов, регионов (или, напротив, направляемые в них).

Планово – отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

- подлинники отделять от копий;

- годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;