1. Документальное оформление работы автомобильного транспорта

(составление путевых листов, товарно – транспортных накладных, их обработка, запись в карточке).

Современный процесс производства и реализации продукции (работ, услуг) невозможен без использования транспорта. Нередко именно от него зависит конечный финансовый результат работы всего предприятия.

Следует отметить, что доля транспортных расходов в составе затрат предприятия постоянно увеличивается. Причиной этого являются большие расстояния, плохое состояние, а зачастую и отсутствие нормальных дорог, неудовлетворительная работа общественного транспорта.

Крупные предприятия, как правило, решают транспортные проблемы, создавая специализированные транспортные цеха, в которых имеется грузовой, легковой автотранспорт, автобусы, специальные машины, а также своя железнодорожная ветка.

Небольшие предприятия обычно используют автомобильный транспорт, обладающий наибольшей мобильностью и маневренностью. Требуемое количество единиц автотранспорта может быть арендовано или находиться в собственности предприятия.

Одной из животрепещущих проблем в налогообложении до сих пор является правильность оформления расходов, связанных с содержанием автотранспорта организации. Эта проблема касается не только собственного автотранспортного парка организации, но и средств транспорта, используемых по договорам аренды. А если организация использует для служебных целей автомобиль, принадлежащий сотруднику, то в этом случае перед бухгалтером встают новые вопросы: как исчислить налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, налог на прибыль, и как правильно оформить документы.

Таким образом, наиболее важным является вопрос, связанный с оформлением документов.

В качестве документального подтверждения расходов по содержанию транспортных средств могут быть различные документы (чеки ККМ, платежные поручения или другие аналогичные документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных ГСМ, услуг по ремонту (в том числе шиномонтажу), за проведение техосмотра и др.), а также путевые листы.

Формы путевых листов, описанные в составе альбома унифицированных форм (утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»), носят обязательный характер лишь в случаях, когда путевой лист одновременно служит актом сдачи – приемки работ (услуг). В тех случаях, когда служебный транспорт используется только для собственных нужд организации, путевой лист установленной формы можно не использовать. В данном случае организация вправе разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также дополнив дополнительными реквизитами, которые сочтет необходимыми для наиболее полного контроля за использованием автотранспортных средств в производственных целях (для извлечения дохода).

До вступления в силу гл.25 НК РФ, путевой лист рассматривался как документ, обосновывающий понесенные расходы на содержание автотранспорта. В соответствии с требованиями, установленными к расходам п.1 ст. 252 НК РФ, главное – это экономическая обоснованность стоимости отнесенных на расходы ГСМ, что может подтверждаться и утвержденным авансовым отчетом, и путевым листом, и другим документом.

В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ на автомобильном транспорте" утверждены формы первичной учетной документации по видам транспорта:

- путевой лист легкового автомобиля (форма N 3); (Приложение 1)

- путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);

- путевой лист легкового такси (форма N 4);

- путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с, форма N 4-п); (Приложение 2)

- путевой лист автобуса (форма N 6, форма N 6 спец.).

Путевой лист легкового автомобиля

(форма N 3)

Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист специального автомобиля

(форма N 3 спец.)

Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп