Содержание
1. Что такое бланк документа 2
2. Какие виды документов вы знаете по средствам фиксации и срокам хранения 3
3. Как составляются и оформляются служебные письма 4
4. Каков порядок датирования документов 5
5. Что включается в документ «Правила внутреннего распорядка» 6
6. Что определяет Устав предприятия 7
Практика 13
Список литературы 15
1. Что такое бланк документа
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документов, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Для изготовления бланков документов используются два основных формата бумаги: А4 и А5- допускается также использование бумаги форматов А3 и А6.
ГОСТ устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое – не менее 20; правое – не менее 10; верхнее – не менее 15; нижнее – не менее 20.
Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением государственного герба, герба субъекта РФ или муниципального образования.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:
- Общий бланк, который используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем
- Бланк письма;
- Бланк конкретного вида документа.
Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях могут составляться бланки с унифицированным текстом.
В соответствии с законодательством, бланки документов могут изготавливаться на двух языках – русском и национальном, или на русском и иностранном (если организация осуществляет внешнеэкономическую деятельность)если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа – те же реквизиты организации – автора документа на русском языке.
При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним – на иностранном.
2. Какие виды документов вы знаете по средствам фиксации и срокам хранения
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
Существует четыре группы документов с различными сроками хранения:
- постоянного хранения в государственных архивах;
- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По средствам фиксации существуют следующие виды документов:
- Для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
- Не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.
3. Как составляются и оформляются служебные письма
Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.
Чаще общие реквизиты писем такие:
- эмблема (знак);
- наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);
- наименование структурного подразделения;
- адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);
- телефон;
- телеграфный шифр;
- отделение банка и расчетный счет;
- дата;
- почтовый индекс адресата;
- заглавие (если письмо написано на листе А4).
Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа, который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».
В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля оставляется место: 15 междустрочных интервалов.
Служебные письма имеют большое количество видов:
- сопровождающие;