Содержание


1. Что такое бланк документа 2

2. Какие виды документов вы знаете по средствам фиксации и срокам хранения 3

3. Как составляются и оформляются служебные письма 4

4. Каков порядок датирования документов 5

5. Что включается в документ «Правила внутреннего распорядка» 6

6. Что определяет Устав предприятия 7

Практика 13

Список литературы 15

1. Что такое бланк документа

Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документов, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов используются два основных формата бумаги: А4 и А5- допускается также использование бумаги форматов А3 и А6.

ГОСТ устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое – не менее 20; правое – не менее 10; верхнее – не менее 15; нижнее – не менее 20.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением государственного герба, герба субъекта РФ или муниципального образования.

Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:

- Общий бланк, который используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем

- Бланк письма;

- Бланк конкретного вида документа.

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях могут составляться бланки с унифицированным текстом.

В соответствии с законодательством, бланки документов могут изготавливаться на двух языках – русском и национальном, или на русском и иностранном (если организация осуществляет внешнеэкономическую деятельность)если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа – те же реквизиты организации – автора документа на русском языке.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним – на иностранном.

2. Какие виды документов вы знаете по средствам фиксации и срокам хранения

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер­жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране­ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку­ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до­кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Существует четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По средствам фиксации существуют следующие виды документов:

- Для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

- Не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

3. Как составляются и оформляются служебные письма

Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие реквизиты писем такие:

- эмблема (знак);

- наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

- наименование структурного подразделения;

- адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);

- телефон;

- телеграфный шифр;

- отделение банка и расчетный счет;

- дата;

- почтовый индекс адресата;

- заглавие (если письмо написано на листе А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа, который стал поводом для написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись должностной особы».

В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его телефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его в дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеля оставляется место: 15 междустрочных интервалов.

Служебные письма имеют большое количество видов:

- сопровождающие;