Создание политики фирмы и ролей для управления документацией

Глава из книги "Корпоративный документооборот"

Издательство Бизнес-микро, http://www.bmicro.ru

На протяжении всей книги я возвращаюсь к одной и той же мысли - люди не всегда хотят изменить что-то в своём восприятии окружающей действительности. Корпоративная память и выживание фирмы на рынке зависят от грамотной организации записей компании, но некоторые по-прежнему считают функции, связанные с управлением записями, простым перекладыванием бумаг с мета на место - чем-то, что происходит в стороне от «более важных» дел. Как говорил писатель Викторианской эпохи A.H. Clough, «с глаз долой - из сердца вон».

Есть ещё одна сторона жизни компании, о которой обычно редко вспоминают. Это - политика фирмы. Её письменное изложение может храниться в файле, печататься в необъятных руководствах, которые без толку пылятся на полке, поскольку ни у кого нет времени их читать; его можно даже вставить в рамку красного дерева и повесить на стену в зале заседаний, где оно уже больше никогда не обратит на себя чьего-либо внимания. Политика - жизненно важный элемент деятельности организации, но она, как правило, не бросается в глаза до тех пор, пока у кого-нибудь не возникнет вопрос относительно действий организации на рынке.

Эта глава проливает свет на функции управления записями и на политику фирмы, чтобы продемонстрировать, как политика и система управления документацией взаимодействуют друг с другом и с самой компанией. Внедрение СУДФ должно следовать за разработкой политики фирмы. Кроме того, в обоих этих начинаниях потребуется помощь разработчика документации - человека, который появляется на сцене, когда заходит речь о переходе на СУДФ, и играет в этом процессе немаловажную роль. Поэтому в этой главе рассматриваются также некоторые возможные функции, которые выполняет разработчик документации в ходе проектирования и внедрения СУДФ.

СТРУКТУРА ПОЛИТИКИ ФИРМЫ В ОТНОШЕНИИ РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТАЦИИ

В этом разделе рассматривается структура политики фирмы в отношении разработки документации, в том числе некоторые общие принципы построения политики управления документацией фирмы (ПУДФ) и ключевые элементы ПУДФ.

Общие принципы

В организации могут забыть о политике по многим причинам. Прежде всего, направления политики излагаются, как правило, в формальной юридической документации, которая, на первый взгляд, имеет мало отношения к реальному бизнесу. Такая терминологическая неразбериха идёт ещё от самых корней политики, которая зарождалась из статей законов, касающихся деятельности компаний, а также законов и подзаконных актов, регулирующих деятельность министерств. Ещё одна причина подобного отношения - неопределённость. Политика фирмы декларируется временами настолько обобщенно и неконкретно, что в результате она и на самом деле оказывается никак не связана с реальной деятельностью компании.

Среди причин незаметности политики фирмы есть и такая, которая не представляет собой проблемы. Если политика разработана грамотно, то постоянно напоминать о ней нет никакой необходимости - она настолько тесно связана со структурой организации предприятия, его предназначением, целями и деятельностью, что каждый шаг, предпринимаемый этой компанией в бизнесе, сам по себе уже является выражением её политики. Останавливаться подробно на положениях этой политики необходимо только в случае внесения в неё изменений или при инструктаже нового сотрудника. Конечно, такую политику можно считать образцовой, изменяется она не часто, и всё это может происходить только на идеальном предприятии, которое мало кому из нас доведётся когда-то увидеть. Основная идея качественной ПУДФ, как и любой другой грамотно разработанной политики, состоит в том, что она должна вносить непосредственный вклад в достижение целей предприятия.

Кроме того, ПУДФ должна быть согласованной. Возьмём для примера вариант политики предприятия в отношении архитектуры документации - политику принятия и дальнейшего использования языка SGML в элементах составных документов. Такая политика должна быть согласована с архитектурой баз данных предприятия - например, можно внедрить СУБД для хранения как элементов данных, так и элементов составных документов.

Как уже было сказано выше, грамотно разработанная политика может стать заметной. Это не означает, что её не обязательно записывать, или читать и разбираться в ней, или что нет необходимости обучать ей сотрудников. ПУДФ обязательно должна быть изложена в письменном виде. Если политика настолько сложна, что записать её положения невозможно, значит для сотрудников она останется в лучшем случае непонятной; впрочем, письменный вариант политики не обязательно облегчает её понимание. Направления политики должны быть изложены чётко, ясно и кратко.

Кроме того, запись о ПУДФ должна находиться в хранилище системы управления документацией фирмы, чтобы каждый мог с ней ознакомиться. Формулировка положений политики и предоставление доступа к ней всем сотрудникам организации предполагает, что должен действовать принцип «увидеть - значит поверить». Размещение письменного изложения политики фирмы в СУДФ усиливает взаимосвязь между самой политикой и предметом её регулирования - политика действует во благо системы и наоборот. Доступность соответствующей информации поможет решить проблему неопределённости и несогласованности интерпретации и применения положений политики.

Она создаст атмосферу доверия в свете новых методов принятия решений. ПУДФ - это лучший способ заставить систему управления документацией фирмы работать во благо этой фирмы. Элементы политики управления документацией фирмы

Процесс разработки политики продвигается, как правило, по направлению от общего к частному. В этом разделе речь идёт об общих положениях политики управления документацией фирмы. Дальше будут рассмотрены отдельные направления, регулирующие работу с переходными записями, с электронной почтой и уничтожение записей.

Хотя компоненты политики в разных организациях могут именоваться по-разному, любая ПУДФ содержит следующие элементы, которые я называю так:

* Назначение: причина существования политики

* Цель: описание действий предприятия по проведению политики в жизнь

* Определения: употребляемые термины и их значения

* Декларация масштабов: рамки, в которых действуют положения политики

* Правила проведения: базовые принципы, на которых основываются методы управления документацией

* Власть: распределение полномочий в процессе проведения политики в жизнь

* Пересмотр и обновление: определение правомочности внесения изменений в политику и условий, при которых её следует изменять

Положения политики могут быть записаны в разделах под соответствующими заголовками или в любой другой форме, но все названные элементы - независимо от того, как Вы их назовёте, - следует принять во внимание и учесть при формировании ПУДФ.

Назначение

Прежде всего, давайте рассмотрим назначение общей ПУДФ как таковой, а затем перейдём к обсуждению компонентов, которые должны входить в декларацию о назначении политики. Общее назначение ПУДФ включает в себя ряд элементов:

* В основе политики лежит понимание той существенной роли, которую документы играют в достижении предприятием успеха, а также в разработке, использовании и распространении знаний внутри компании.

* Управление документацией должно способствовать выполнению миссий и обязательств предприятия, а также работать во благо клиентов фирмы.