Экономика аптеки
Методические подходы к оптимизации кадрового обеспечения мелкорозничных аптечных предприятий
И.Г. КОМИССИНСКАЯ,
д-р фарм. наук, проф.,
Н.Г. ДЕНИСОВА,
аспирантка, кафедра управления и экономики фармации ФПО, Курский ГМУ
Число аптечных пунктов и киосков во многих регионах страны значительно превышает число аптек. За последние годы существенно расширилась сфера функциональных обязанностей персонала этих аптечных структур. Однако численность специалистов в пунктах и киосках до сих пор составляет 1–2 трудовые единицы, что не всегда соответствует реальному объему работы.
Руководителям и владельцам фармацевтических организаций различных форм собственности и организационно-правового статуса, имеющим мелкорозничную сеть, предлагается экспресс-методика для самостоятельного определения численности сотрудников аптечных пунктов, а также сравнения предлагаемых нормативов и собственных фактических результатов обслуживания покупателей с целью установления оптимального размера материального вознаграждения.
До 1989 г. кадровое обеспечение мелкорозничных аптечных структур регламентировалось приказами Министерства здравоохранения РФ, в которых основными критериями нормирования являлись товарооборот и рецептура.
По мнению многих авторов, в условиях инфляции товарооборот не может служить источником объективной информации и требует постоянной корректировки с учетом индекса цен [3, 4]. Количество рецептов, которое использовалось ранее в качестве показателя нормирования, также не соответствует современным требованиям в связи с постоянно возрастающей долей безрецептурного отпуска в общей структуре продаж лекарственных средств (ЛС). Кроме того, значительно расширился интервал цен за одну упаковку ЛС. Рост удельного веса дорогостоящих ЛС в ассортименте аптечных предприятий ведет к невозможности сопоставления финансовых результатов деятельности (в частности, товарооборота) и реальных трудозатрат работников.
В связи с указанными обстоятельствами актуально решение вопроса оптимизации кадрового обеспечения мелкорозничных аптечных предприятий. В качестве критериев нормирования труда целесообразно использовать натуральные показатели, адаптированные к современным экономическим условиям.
Нами с позиций комплексного анализа разработаны концептуальные подходы к оптимизации кадрового обеспечения мелкорозничных аптечных предприятий, позволившие сформировать рациональную систему критериев регламентации труда фармацевтического персонала.
Основными структурными элементами предлагаемой концепции являются:
• анализ организации трудового процесса;
• изучение трудовых затрат специалистов мелкорозничных аптечных предприятий;
• формирование рациональной структуры затрат рабочего времени;
• разработка нормативов численности персонала.
Организационно-технические условия, в которых действуют мелкорозничные аптечные предприятия, проанализированы на основе анкетного обследования. Производственный блок анкеты представлен вопросами, характеризующими организационно-правовую форму деятельности аптечного предприятия, порядок документального оформления финансово-хозяйственных операций, численность специалистов и режим работы, ассортимент, товарооборот. При изучении материальных ресурсов рассматривались: месторасположение с учетом наличия конкурентов, производственные площади, оснащение и оборудование. В блок кадровых вопросов вошли характеристики персонала, занятого мелкорозничной реализацией ЛС и ИМН по социально-демографическим и квалификационным показателям. Параллельно изучалась удовлетворенность персонала сферой своего труда (по содержательности, условиям, оплате).
В анкетировании приняли участие работники 68 мелкорозничных аптечных предприятий, осуществляющих фармацевтическую деятельность на территории Курской обл. Полученные данные подтвердили необходимость разработки нормативно-методических материалов, регулирующих вопросы кадровой укомплектованности. Более 17% респондентов отметили, что численность фармацевтического персонала в их аптечных пунктах и киосках должна быть увеличена на 1–2 трудовые единицы и объяснили это высокими трудовыми нагрузками и, как следствие, риском появления ошибок в работе и развития различных заболеваний, вызванных переутомлением.
С помощью метода фотографии рабочего дня проведены комплексное изучение, классификация и анализ фактических затрат рабочего времени специалистов модельной группы аптечных пунктов, имеющих наиболее распространенные организационно-технические условия деятельности. В общей сложности получено 150 фотографий рабочего дня, включающих в себя результаты классификации и индексирования более 80 тыс. хронометражных замеров продолжительности отдельных элементов затрат рабочего времени, в т. ч. около 20 тыс. пришлось на операцию “обслуживание посетителя аптечного предприятия”. Установлено, что средняя фактическая занятость специалистов в течение рабочей смены составляет 65% (в т. ч. на выполнение оперативной работы (обслуживание посетителей) специалисты расходуют 29%, дополнительной – 27%, подготовительно-заключительной – 7% рабочего времени). На профессиональное развитие затрачивается около 3% рабочего времени от общей структуры затрат. В 20% изучаемых аптечных структур фактическая занятость достигает 90–95% от общей продолжительности рабочей смены (при оптимальном значении – 80%), отмечается повышенная интенсивность трудового процесса, обусловленная высокой скоростью потока покупателей. При этом часть необходимых трудовых операций (прием товара, подготовительно-заключительные мероприятия) осуществляется специалистами во внерабочее время.
Изучение фактических затрат рабочего времени персонала показало необходимость оптимизации его использования, в частности определения рациональных временных затрат на отдых (с учетом интенсивности трудового процесса), прием пищи и личные надобности, а также резервов времени на выполнение различных видов работ.
С учетом интенсивности и условий производственной деятельности нами определены нормативы времени на отдых. Интенсивность рассчитана с помощью коэффициента отношения времени занятости и коэффициента темпа работы. В свою очередь, коэффициент отношения времени занятости установлен по результатам изучения процентного соотношения уровня фактической занятости к условно-оптимальному уровню. Темп работы определен на основании субъективных экспертных оценок, коррелирующих с объективной характеристикой данного показателя, по модифицированной нами методике И. Ударовой [6]. Показатель интенсивности труда для большинства аптечных пунктов находится в пределах 0,6–1,14 отн. ед. при оптимальном значении 1,2. Это значит, что трудовое время используется нерационально, сотрудники работают не в полную силу, с невысокой отдачей. При значениях интенсивности более 1,3 трудовая нагрузка считается чрезмерно высокой, что имело место в 20% аптечных пунктов.
Используя предложенные ранее методические подходы [2, 5] в соответствии с величиной утомления, установленной по результатам экспертной оценки условий производственной деятельности в каждом аптечном пункте, определили норматив времени на отдых. Экспертами выступали сотрудники изучаемых аптечных предприятий мелкорозничной реализации. Опрос проводился с помощью анкеты, выполненной в табличной форме, содержащей необходимые для расчетов элементы условий труда, влияющих на работоспособность: микроклимат, химические (токсические) вещества, физическая динамическая нагрузка, физическая статическая нагрузка, ходьба за смену, монотонность действия, темп и точность работы (табл. 1). По сумме баллов оценок условий труда установлены уровень утомления и необходимые размеры затрат времени на отдых. Значения показателя уровня утомления расположены в интервале от -30 до -59.
В соответствии с этим нормативы времени на отдых находятся в пределах 18–34 мин.
Таблица 1
Результаты определения оптимальных нормативов времени на отдых с учетом оценки условий производственной деятельности
На основании изучения распределения потока посетителей установлены оптимальные периоды для введения перерывов на прием пищи с учетом необходимых затрат времени. С помощью изучения выполнимости пуассоновского распределения потока требований и вероятности обращений потенциальных покупателей показано, что введение перерывов для приема пищи в рабочий график 70% аптечных пунктов не будет иметь существенных отрицательных экономических последствий (существует вероятность, значения которой не превышают 0,001, обращения восьми потенциальных покупателей). Экономические потери возможны при введении регламентированных перерывов в рабочий график фармацевтического персонала 30% аптечных пунктов, т. к. во время перерыва существует вероятность обращения 19–20 потенциальных покупателей.
На основании построения и анализа балансов затрат, включающих в себя все фактические затраты труда, а также разработанные нормативы на отдых, прием пищи и личные надобности, выделены резервы повышения эффективности работы. Полученные результаты свидетельствуют о том, что в большинстве изучаемых аптечных предприятий имеются значительные резервы времени (от 63 до 317 мин), которые могут быть использованы персоналом для повышения собственного профессионального уровня. Напротив, в части изучаемых аптечных пунктов (20%) резерв времени имеет отрицательное значение (соответственно -34 и -10 мин), что объясняется высокими затратами времени на выполнение оперативной работы и, как следствие, недостаточностью времени на остальные необходимые виды затрат рабочего времени. Кроме того, высокая скорость потока покупателей нередко приводит к возникновению очередей.
В связи с этим нами были рассчитаны основные характеристики эффективности деятельности данных аптечных пунктов с точки зрения теории массового обслуживания:
• интенсивность потока посетителей;
• скорость обслуживания заявок;
• вероятность занятости канала обслуживания;
• среднее число заявок и среднее время пребывания заявки в системе и в очереди.
Полученные результаты свидетельствуют о том, что в большинстве исследуемых аптечных пунктов интенсивность потока заявок посетителей не превышает 19 ед./ч, в связи с чем наблюдается отсутствие очередей. Напротив, в двух аптечных пунктах поток заявок обладает значительной скоростью (33 и 22 ед./ч), что, в свою очередь, ведет к увеличению вероятности занятости канала обслуживания и возникновению очередей. В частности, вероятность занятости канала обслуживания в одном из указанных аптечных пунктов составляет 0,79, в другом – 0,42. В первом аптечном пункте в обработке постоянно находится четыре заявки, три из которых – в очереди. Среднее время пребывания заявки в очереди составляет 6 мин. Во втором аптечном пункте в системе постоянно находится одна заявка, очереди образуются в часы максимальной активности потока покупателей. Среднее время ожидания обслуживания составляет 0,8 мин.
Наличие очередей способствует снижению качества обслуживания посетителей. В такой ситуации сокращается доля проинформированных покупателей, возникает риск увеличения ошибок в работе, повышенные трудовые нагрузки приводят к переутомлению сотрудников и т. д.
В связи с этим руководителям мелкорозничных аптечных предприятий следует уделять внимание изучению эффективности работы каналов обслуживания посетителей и в случае высокой интенсивности потока заявок вводить дополнительные рабочие места, что, на наш взгляд, будет способствовать рационализации трудового процесса и повышению качества обслуживания населения.
Таким образом, в ходе изучения фактических затрат труда установлено, что в 20% изучаемых аптечных пунктах трудовой процесс отличается повышенной интенсивностью, работники не имеют возможности полноценно отдыхать, а также уделять время собственному профессиональному развитию. Наличие очередей существенно ухудшает качество обслуживания населения. Указанные обстоятельства обусловили необходимость определения оптимальных трудовых нагрузок, выраженных в виде критериев регламентации работы.
Анализ фактических затрат рабочего времени фармацевтического персонала изучаемых аптечных пунктов показал, что значительный удельный вес в структуре рабочего дня приходится на выполнение оперативной работы, которая состоит из многократно повторяющихся трудовых операций по обслуживанию посетителей мелкорозничных аптечных предприятий. В связи с этим труд персонала аптечных пунктов может регламентироваться по нормативам численности, выраженным в количестве обслуженных за смену покупателей.
Для расчета усредненного объема работы (норматива выработки – Н), выраженного в количестве обслуженных за смену покупателей на одну должность провизора аптечного пункта, разработана математическая модель (1) следующего вида:
T
Н= ______________________________, (1)
Кдзпост* Кдзпер * Кдзн.об* t
где T – длительность рабочей смены одной должности, мин;
Kдзпост – коэффициент дополнительных постоянных затрат, отн. ед.;
Kдзпер – коэффициент дополнительных переменных затрат, отн. ед.;
Кдзн.об – коэффициент дополнительных затрат на нерезультативное обслуживание, отн. ед.;
t – средние затраты времени на единицу работы (обслуживание одного покупателя), мин.
По результатам структурно-функционального анализа балансов рабочего времени определены математические значения взаимосвязи между продолжительностью рабочего дня и постоянными, переменными затратами и затратами на нерезультативное обслуживание. Коэффициент дополнительных постоянных затрат, учитывающий долю постоянных затрат в структуре рабочего времени, для аптечных пунктов, расположенных на территории торговых центров и лечебно-профилактических учреждений, соответственно равен 1,7 и 2,0. Коэффициент дополнительных переменных затрат, учитывающий долю затрат на отдых, равен 1,2. Значение коэффициента дополнительных затрат на нерезультативное обслуживание составило 1,05. Рассчитанные коэффициенты дополнительных затрат показывают, во сколько раз необходимо уменьшить общую продолжительность рабочего дня, чтобы определить размеры затрат на результативную оперативную работу по обслуживанию посетителей. Разделив полученный показатель затрат на среднее время обслуживания посетителя, определяем оптимальный норматив выработки на одну должность.
С помощью двухфакторного дисперсионного анализа, в частности расчета факторных и остаточных дисперсий, экспериментального и критического значения распределения Фишера-Снедекора определены факторы, оказывающие влияние на величину средних затрат времени обслуживания покупателя. Таковыми оказались количество проданных упаковок, однородность покупки и наличие информационных услуг. Средние затраты времени на обслуживание одного покупателя с учетом влияющих факторов составили 1,3 мин. С помощью модели рассчитаны нормативы выработки, выраженные в численности обслуженных покупателей, и определен порядок расчета штата аптечных пунктов.
Для практического использования на основании представленных выше результатов исследований нами разработана экспресс-методика определения штатной численности фармацевтического персонала аптечных пунктов.
Экспресс-методика определения штатной численности фармацевтического персонала мелкорозничных аптечных предприятий
1. Определить продолжительность рабочего дня в минутах, включая время установленных графиком часовых перерывов, если таковые имеются.
Например, график работы аптечного пункта с 9 до 18 ч, продолжительность рабочего дня:
9 * 60 = 540 мин.
2. Рассчитать среднее число обслуживаемых за день покупателей. Для этого на основании чековой ленты определить число пробитых чеков за каждый день последнего отчетного месяца работы, которое соответствует числу покупателей, приобретавших ЛС и ИМН за наличный расчет, в т. ч. по рецептам с 50% скидкой. Используя сводные реестры на бесплатный отпуск ЛС, за каждый день последнего отчетного месяца работы определить число покупателей, приобретавших ЛС по бесплатным рецептам. Полученные данные внести в анкету “Результаты обслуживания покупателей за месяц”, форма которой представлена в табл. 2.
3. Сравнить рассчитанный показатель с разработанными нормативами на одну должность с учетом продолжительности рабочего дня, числа специалистов, наличия смен и месторасположения аптечного предприятия, представленными в табл. 3 и 4.
Таблица 2
Анкета “Результаты обслуживания покупателей за месяц”
Дата
№
п/п
Численность покупателей, приобретавших ЛС и ИМН за наличный расчет, в т. ч.по рецептам с 50% скидкой
Численность покупателей,получавших ЛС по бесплатным рецептам
1
2
3
4
Итого за месяц
Примечание. Не принимать во внимание дни, в которые аптечное учреждение работает по сокращенному графику, если таковые имеются (суббота, воскресенье, предпраздничные дни и т. п.).
Среднюю численность покупателей за день с использованием материалов анкеты рассчитать по формуле (2):
Итог п. 3 + Итог п. 4
Средняя численность покупателей за день = ——————————————————— . (2)
Итог п. 2
Таблица 3
Нормативы выработки для аптечных пунктов с одним специалистом
Месторасположение
Длительностьрабочего дня(в мин)
Норматив выработки (численность обслуживаемых за день покупателей)
ЛПУ
420
432
480
125
130
145
Торговый центр;
отдельное строение;
в структуре зданий различного назначения
420
432
480
150
155
170
Таблица 4
Нормативы выработки для аптечных пунктов с двумя специалистами
Месторасположение
Длительность рабочего дня
Норматив выработки (численность обслуживаемыхза день покупателей)
ЛПУ
540
560
600
615
720
165
170
180
185
220
Торговый центр; отдельное строение;в структуре зданий различного назначения
540
560
600
615
720
195
200
215
220
260
Примечание. В случаях отсутствия значения продолжительности рабочего дня в таблицах рассчитать норматив самостоятельно по формуле (3):
Длительность рабочего дня (в мин)
Норматив выработки = ————————————————————————————— , (3)
1,3 * Кдз
где Кдз – коэффициент дополнительных затрат, равный 2,5 для аптечных предприятий мелкорозничной реализации, расположенных в ЛПУ, и равный 2,1 – для остальных.
Фактический объем работы разделить на норматив с точностью до сотых долей. Полученный результат округлить до целой должности в порядке, представленном в табл. 5.
Таблица 5
Порядок округления итоговых расчетных величин
Итоговые расчетные величины
Округленные величины
Менее 0,13
-
От 0,13–0,37
0,25
Более 0,37 – 0,62
0,5
Более 0,62 – 0,87
0,75
Более 0,87
1,0
Если фактическая нагрузка на одну должность меньше нормативной, численность персонала и рабочий режим не требуют корректировки. В данной ситуации с помощью изучения показателей рентабельности рекомендуется определить экономическую целесообразность продолжения финансово-хозяйственной деятельности. Для аптечных предприятий, в которых заняты два и более специалиста, необходимо рассмотреть варианты сокращения продолжительности рабочего дня и численности специалистов.
В случаях, когда фактическая нагрузка выше нормативной, требуемое число должностей 1,25 и выше, в аптечных пунктах с одним специалистом рекомендуется вводить второе рабочее место на 0,25; 0,5; 0,75 ставки для работы в часы максимальной активности покупателей.
Если фактическая нагрузка в 2 или более раз больше нормативной, вводить целую ставку для посменной работы. Введение второй штатной единицы может сопровождаться увеличением длительности режима работы аптечного предприятия.
Для аптечных пунктов с двумя специалистами, работающими посменно (через день, два), в случаях, когда необходимое число должностей составляет 1,25; 1,5, 1,75, следует рассмотреть возможности изменения графика работы, используя следующие варианты:
• один специалист выполняет производственные функции целый день, а второй – в часы максимальной активности и наоборот;
• отменить выходы на работу через день или два и ввести две рабочие смены в течение рабочего дня. Введение двухсменного режима в течение рабочего дня может сопровождаться увеличением его длительности. Если рассчитанное число должностей 2 и более, необходимо введение второго рабочего места и, таким образом, в штате должно числиться три работника.
Порядок выхода на работу определяется руководителем с учетом требований трудового законодательства;
• в аптечных пунктах с двумя специалистами, работающими посменно в течение рабочего дня, следует ввести третью смену, если фактическая нагрузка более чем в 2 раза выше нормативной.
Во всех случаях внесения корректив в трудовые режимы персонала следует помнить, что продолжительность работы не должна превышать 40 ч в неделю для каждого сотрудника [1].
Пример.
Расчет штата аптечного пункта с режимом работы в одну смену (график работы с 9 до 16 ч (420 мин); месторасположение – ЛПУ; среднее число обслуживаемых за день покупателей (число пробитых за месяц чеков + число покупателей, получавших товары по бесплатным рецептам за месяц/число дней месяца) равно 250.
В табл. 3 “Нормативы выработки для мелкорозничных аптечных предприятий, в которых работает один специалист”, находим значение норматива выработки для аптечных пунктов, расположенных в ЛПУ, с продолжительностью работы – 420 мин. Норматив равен 125 чел.
Фактический объем работы делим на норматив с точностью до сотых долей: 230 : 125 = 1,84.
Полученный результат округляем до целой должности в порядке, представленном в табл. 5. В данном случае необходимое число должностей составляет 1,75 ставки.
Корректируем порядок работы и штатной численности специалистов: рекомендуется ввести второе рабочее место на 0,75 ставки для работы в часы максимальной активности потока покупателей. При существенном снижении рентабельности (за счет дополнительных расходов на заработную плату) следует рассмотреть возможность увеличения денежного вознаграждения имеющемуся специалисту.
Предлагаемая методика рекомендуется для использования в работе комиссий по лицензированию фармацевтической деятельности с целью контроля со стороны государства за обоснованностью управленческих решений по вопросам кадровой укомплектованности. Это будет способствовать повышению качества лекарственного обеспечения населения и социальной защищенности фармацевтического персонала в современных условиях. Кроме того, разработанные методические рекомендации могут быть применены в работе органов исполнительной власти субъектов РФ и муниципальных образований в сфере здравоохранения и фармации с целью упорядочения процесса кадрового обеспечения мелкорозничных фармацевтических структур.
Создание и практическое внедрение необходимого нормативно-методического обеспечения по вопросам кадрового регулирования позволит усилить контролирующую функцию государства в мелкорозничном секторе, повысить безопасность условий рабочей среды, обеспечить соблюдение социальных прав и гарантий фармацевтического персонала в области охраны труда и, в конечном итоге, повысить качество лекарственной помощи.
Список использованной литературы:
1. Российская Федерация. Трудовой кодекс Российской Федерации // Российская газета. 2001. 31 декабря. С. 21–30.
2. Зверева Е.С. Основы нормирования труда в аптечных учреждениях: Метод. пос. М.: Экономика, 1992. 82 с.
3. Зверева Е.С., Левицкая И.А., Скулкова Р.С. Совершенствование нормирования труда аптечных работников // Фармация. 1998. № 2. С. 48–49.
4. Лернер М.Г. Нормирование затрат в розничной торговле. М.: Экономика, 1980. 239 с.
5. Межотраслевые методические рекомендации по определению нормативов времени на отдых и личные надобности //НИИ труда. М., 1982. 43 с.
6. Ударова И. Измерение интенсивности труда на производстве // Человек и труд. 1996. № 5. С. 84–85.