Оглавление

1. Общие правила организации документооборота 3

2. Контроль за исполнением документов 9

Список литературы 12

Тема 8. Регистрация и организация контроля за исполнением документов

1. Общие правила организации документооборота

Для успешного администрирования необходима обстановка четкой трудовой дисциплины и профессионального оформления документов. Документ в делопроизводстве является не только средством передачи информации, но и хранилищем человеческой памяти. В этой связи правильная регистрация потока документов имеет первостепенное значение.

В организациях различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов, которые создают документооборот.

1.1. Прием и обработка входящих документов

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация и контроль за исполнением документов.

Независимо от адресата корреспонденция в организации передается секретарю и проходит определенные этапы обработки и исполнения.

При приеме на всех документах (регистрируемых и нерегистрируемых) для фиксации акта их поступления делают отметку в виде регистрационного штампа, который проставляется на первом листе (внизу, справа).

Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. Индекс документа проставляется в штампе в момент регистрации.

Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, факсы, заказные и личные письма) незамедлительно передаются в соответствующие структурные подразделения. На них необходимо проставить часы и минуты поступления, а на телефонограммах - инициалы, фамилию, должность передающего и принимающего.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, поэтому с важных документов снимают ксерокопию.

Так как сейчас во многих организациях имеются факсимильные аппараты, позволяющие получать документ на обычной бумаге, нужда в копировании отпадает. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютере, снабженном факс-модемом, и последующей, при необходимости, распечаткой факсов на обычном принтере.

При вскрытии корреспонденции конверты сохраняются в следующих случаях:

- если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представленные на конкурс, предложения, исковые заявления и т.п.);

- если на конверте отсутствует дата;

- если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению в структурные подразделения или сразу исполнителю. На таких документах в правом верхнем углу первого листа секретарем проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОИ" - отдел информации или 03-номер (шифр) этого подразделения.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации.

К руководителю должны поступать документы, касающиеся деятельности организации в целом, несущие новую информацию или срочные.

Если документ должны исполнять несколько структурных подразделений или лиц, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.