Процесс управления

Принципы программно-целевого управления предприятием требуют создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим и в условиях перестройки в целях повышения эффективности управления народным хозяйством. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений.

Утверждают, что хозяйственный механизм определяется экономическими законами и практической деятельностью людей. Это означает, что нельзя говорить об одинаковых механизмах в разных организациях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из такого положения, что положить в основу конструирования организационного механизма?

Предлагается под организационным механизмом понимать социально-управляемую систему, обусловленную экономическими за конами, наделенную соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющую определенную структуру и позволяющую управлять коллективами людей путем принятия решений.

Такое определение нацеливает проектировщиков систем управления на исследование "статики" и "динамики" механизма управления, под которыми авторами соответственно понимаются существующая организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.

Практически организация управления - это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, разработки действующих организационных процедур, блок-схемы и схемы принятия решений и как результат поиск путей совершенствования системы управления.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как пока зал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Охарактеризуем их.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представ лены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. В результате вы является степень соответствия управленческой практики ее модели и в случае необходимости производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

Второй этап - разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется пере чень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается, для выполнения какой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

Третий этап - выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений под разделения промышленного предприятия, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.

Разумеется, реальную схему принятия решений надо проверить -подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла просматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

И, наконец, шестой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения предприятия.

Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления промышленным предприятием.

Первостепенная задача - формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, потому, что период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, потому, что проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей с помощью экспертных методов требует применения специальной методики.

Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. По мнению авторов, наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений.

Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления.

Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, наименование которых мы выявили на стадии обследования.

Моделирование состава управленческих решений осуществляется для