Разработка инструкции по делопроизводству в конкретном предприятии
Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА 6
1.1 Оформление постоянных реквизитов. Бланк документа 7
1.2 Оформление переменных реквизитов 9
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЕННЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ 26
3 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 28
3.1 Приказы и распоряжения 28
3.2 Организационные документы 33
3.3 Информационно-справочные документы 34
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 46
ПРИЛОЖЕНИЯ 48
ВВЕДЕНИЕ
Настоящая Инструкция создана в целях повышения качества управления, содействия подразделениям Обществ в подготовке распорядительных документов. Инструкция устанавливает единые правила оформления организационно-распорядительной документации в Обществах.
Инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрение обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных генеральному директору в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.
Функции инструкции по делопроизводству:
1) разработка и осуществление мер по повышению уровня работы со служебными документами и обращениями граждан, совершенствованию делопроизводства в структурных подразделениях организации;
2) обеспечение рассмотрения корреспонденции, поступающей в адрес организации;
3) описывает контроль правильности подготовки и оформления исходящих документов, представляемых на подпись руководителю организации;
4) ведет учет и регистрацию документов, поступающих в адрес организации, исходящих документов за подписью генерального директора, приказов и распоряжений организации, а также учет и регистрацию поступающих в организацию обращений граждан;
5) осуществляет экспедиторскую обработку корреспонденции, доставку ее структурным подразделениям организации;
6) осуществляет в установленном порядке архивное хранение и использование служебных документов организации и материалов по обращениям граждан;
Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и государственными стандартами Российской Федерации.
Установленные настоящей Инструкцией требования к разработке ОРД являются обязательными для соблюдения всеми сотрудниками Обществ, осуществляющими подготовку документов.
Система организационно-распорядительной документации, функционирующей в сфере управления, включает основные группы документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
В состав организационных документов входит: штатное расписание, инструкция (порядок, правила, положение и т.д.), структура.
В состав распорядительных документов входит: приказ, распоряжение, протокол заседания, совещания.
В состав информационно-справочных документов входят две группы документов: справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
В состав справочно-информационных документов входят: протокол; служебная записка; предложение; объяснительная записка; заявление; телеграмма; электронное сообщение; письмо.
В состав справочно-аналитических документов входят акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
Цель работы: разработать инструкции по делопроизводству для предприятий ЗАО «Группа ЧТПЗ».
Для достижения данной цели необходимо выполнение следующих задач:
– описать порядок оформления реквизитов документа;
– привести пример, автоматизации документирования, требования к документам, изготовленным с помощью печатающих устройств;
– выявить особенности оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов.
Структура работы состоит из введения, трех основных глав и списка источников и списка литературы.
В первой главе «Порядок оформления реквизитов документа» описано оформление постоянных реквизитов, описан состав бланка документа, представлено оформление переменных реквизитов документов.
Во второй главе «Автоматизация документирования, требования к документам, изготовленным с помощью печатающих устройств» описан процесс автоматизации документирования.
В третьей главе «Особенности оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов»: описано оформление приказов и распоряжений, организационных документов, информационно-справочные документы.
Элементы при разработке инструкции по делопроизводству можно встретить в работах следующих ученых Айман Т.О., Басаков М.И.,