Константин Магалецкий

Руководитель практики консалтинга для производственных предприятий Apple Consulting

Игорь Гончаренко

Консультант по финансам Apple Consulting

Компаньон №33, 2004г

Растущая конкуренция на рынке и динамичный рост самой компани значительно повышают требования к системе ресурсного планирования в торговых компаниях. Но если проблем в управлении оборотными средствами все же не удалось избежать, для их решения потребуется целый комплекс мероприятий.

C целью оптимизации системы ресурсного планирования, а именно — системы планирования продаж и закупок, одна крупная торговая компания (да­лее Компания) решила осуществить соответствующий проект с привлече­нием внешних консультантов. Компа­ния является одним из лидеров рынка в своей отрасли, постоянно расширя­ет ассортимент и объемы деятельно­сти. Ее динамичный рост, а также рас­тущая конкуренция на рынке значи­тельно повысили требования к систе­ме ресурсного планирования. Вырос­ли объемы необходимых оборотных средств, цены начали снижаться вследствие роста давления со стороны конкурентов, клиенты стали более требовательными из-за превышения предложения над спросом. В сложив­шейся ситуации существующие в Компании подходы к планированию и управлению оборотными средства­ми оказались недостаточно эффектив­ными, вследствие чего возникли сле­дующие проблемы:

* объемы фактических складских запасов превысили заданные нор­мативные значения;

* участились случаи возникновения неликвидных остатков продукции;

* нехватка денежных средств для оплаты счетов поставщиков;

* недостаточная с точки зрения ру­ководства эффективность плани­рования;

* недостаточная взаимосвязь про­цессов планирования закупок и продаж;

* вероятность потери некоторых важных клиентов.

Возможные последствия совокупно­сти таких проблем в целом - банкротство компании.

При тесном сотрудничестве с персо­налом Компании консультанты прове­ли тщательный анализ существую­щих бизнес-процессов и предложили ряд решений, позволяющих не только решить эти проблемы, но и повысить эффективность, а. следовательно, доходность и стоимость бизнеса. Были предложены следующие решения:

* система скользящего планирования;

* классификация товарного ассортимента по методам ABC- и XYZ-анализа;

* автоматизация планирования товарных позиций из групп В и С;

* комбинирование методов планирования закупок MRP (Material Reasourses Planning) и StC (Statistical Inventory Control);

* автоматическая взаимосвязь процессов планирования продаж и закупок;

* анализ и контроль задолженности покупателей с установлением ее лимитов;

* контроль и лимитирование планов дочерних представительств;

* метод линейной свертки критериев для комплексной оценки товара, поставщика, клиента;

* системное управление текущими заказами;

* автоматическое формирование полановых форм доходов и расходов, а также движения денежных средств в различных аналитических срезах;

* анализ рентабельности товаров с учетом длительности финансового цикла и стоимости привлекаемых под пополнение оборотных средств кредитных ресурсов;

* техническое задание к последовательному внедрению предложенных разработок в существующую в Компании учетную систему.

Необходима скоординированная оптимизация системы закупок и продаж

Для решения проблем, описанных выше, следует осуществить ряд мероприятий, позволяющих оптимизировать систему управления оборотными средствами (см. табл.)

Главным последствием кризиса управления оборотными средствами может стать банкротство компании

Признаки кризиса

Причины

Возможные последствия (развитие ситуации)

Значитепьное количество остатков неликвидных товаров

• Неэффективное планирование продаж - завышенные планы

• Неэффективная работа с покупателями - их отказ от заказанных товаров

• Неэффективная система планирования закупок — несвоевременные поставки, когда товар уже не нужен покупателю

• Отсутствие оперативной и достоверной информации о состоянии товарных запасов по всей логистической цепочке - с момента размещении заказа у поставщика и по момента его отгрузки покупателю

• Отсутствие инструмента оценки заказов по степени их приоритетности в распределении финансовых ресурсов

• Затоваривание складов, замораживание оборотных средств

• Высокие расходы на обслуживание кредитов

• Недостаточное покрытие запланированных постоянных расходов

• Появление "мертвого груза" - товарных позиций. на которые нет спроса на рынке

• Высокие затраты на хранение товаров

Большие обьемы просроченной дебиторской задолженности (ДЗ)

• Неэффективная работа с клиентами - отсутствие контроля лимитов ДЗ

• Неэффективная работа с клиентами - слабая работа по обеспечению поступления денег за отгруженную продукцию

• Замораживание оборотных средств

• Повышение риска появления безнадежной ДЗ

• Необходимость привлечения кредитных ресурсов

Значительная длительность финансового цикла

• Неэффективная работа с поставщиками - низкий период оборота кредиторской задолженности

• Неэффективная работа с покупателями - высокий период оборота дебиторской задолженности

• Неэффективное управление товарными запасами — высокий период оборота товаров

• Необходимость привлечения кредитных ресурсов для пополнения оборотных средств, незавершивших финансовый цикл

• Потеря рентабельности вложенного капитала

• Ухудшение показателей ликвидности компании и. как следствие, снижение ее кредитного рейтинга

Отрицательный денежный баланс

• Неэффективная система управления оборотными средствами

• Неэффективная система планирования денежных потоков

• Отсутствие анализа и контроля длительности финансового цикла

• Необходимость привлечения кредитных ресурсов для покрытия отрицательного денежного баланса

• Проблемы с текущими выплатами (заработная плата, иалогиипр.)

• Невозможность удовлетворения незапланированных крупных заказов

• Замораживание инвестиционной деятельности

• Штрафы/пени от поставщиков за несвоевременное погашение задолженности за поставленные товары

Низкая прибыль/убытки

• Высокие накладные расходы на единицу продукции - потеря объемов продаж

• Неэффективная работа с поставщиками - высокие закупочные цены

• Неэффективное планирование ассортимента

• Высокие расходы на хранение товаров и ТЗР

• Снижение дохода, получаемого акционерами

• Уменьшение объема средств на развитие бизнеса

• Потеря имиджа фирмы, ее рыночной стоимости

• Снижение кредитного рейтинга

Рассмотрим управляющие параметры системы планирования продаж и закупок. Система закупок является не менее важным бизнес-процессом, чем продажи. Правильнее сказать, что данные два процесса неразрывно связаны, поэтому только их скоординированная оптимизация может дать желаемый эффект. Из взаимосвязи планов продаж и закупок товаров строится торговый баланс, отображающий баланс движения денежных средств от торговой деятельности. То есть выплаты поставщикам за закупленные товары и поступления от покупателей за отгруженные им товары. Автоматическое формирование торговых балансов позволяет оперативно анализировать выполнение планов с точки зрения движения денежных средств, а также корректировать и прорабатывать различные сценарии планов.

Требования к организации эффективной системы продаж

Для организации эффективной системы продаж необходимо снять противоречие в мотивации персонала по продажам и целях стратегических планов компании.

Стратегическое планирование определяет курс действий компании на ближайшие 3-5 лет (в зависимости от отрасли деятельности и доступных компании ресурсов и инструментовпланирования). В соответствии с ут­вержденной стратегией устанавлива­ются конкретные показатели деятель­ности компании и отдельных ее подразделений, по которым будет оце­ниваться успешность выполнения стратегических планов.

При оперативном планировании, верхним пределом которого является год. возникает некоторое противоре­чие. Чем более динамичен и непред­сказуем рынок, на котором работает компания, тем более ярко выражено это противоречие. Учитывая особен­ность стимуляции сбытовой деятель­ности в большинстве торговых компа­ний, а именно — оплату труда менеджеров по сбыту в виде процен­тов от осуществленных продаж (и/или поступления денежных средств за проданную продукцию), привязывать контроль выполнения планов только лишь к стратегическому либо опера­тивному плану неэффективно (воз­можно затоваривание складов и за­купка/производство ненужной продукции). В связи с этим целесооб­разно контролировать выполнение планов, как по стратегическим, так и по оперативным. Годовые бонусы эф­фективно устанавливать по анализу выполнения стратегического плана, месячные — но анализу выполнения оперативного плана, квартальные бо­нусы можно устанавливать и по стра­тегическим, и по оперативным пла­нам, в зависимости от специфики деятельности компании. Таким обра­зом, устанавливая комбинированную систему мотивации персонала, ответ­ственного за сбыт продукции компа­нии, можно добиться выполнения стратегических планов развития ком­пании, а также более эффективно уп­равлять оборотными средствами в краткосрочном периоде.

Только скоординированная оптимизация продаж и закупок дает эффект

Схема планирования продаж и закупок, а также управляющие параметры всей системы