Оптимизация коммуникации в компаниях
4.1. Программа «Коммуникация – 2000» в Phone-Poulenc Ag Company
Предыстория
В наши дни общепризнанно, что хорошо налаженные связи между руководством и сотрудниками компании – залог удовлетворения служащих своей работой и успешной деятельности предприятия. И в Великобритании, и в других странах велика потребность оптимизировать процесс коммуникаций.
Проблема взаимопонимания между работодателем и служащими обостряется особенно тогда, когда компанию покупает иностранная фирма. Так произошло с предприятием Phone-Poulenc Ag Company (США), превратившимся в представительство самой большой химической компании Франции Phone-Poulenc S.A., которая в 1987 г. вышла на американский рынок средств химической защиты растений.
В десяти отделениях Phone-Poulenc Ag Company, находящихся в разных штатах, работали от 7 до 1400 сотрудников, а общая численность служащих равнялась от 2600 человек. Слияние американской и французской традиций управления сформировало новую корпоративную культуру и потребовало от многих сотрудников более четкого понимания политики и перспектив развития компании.
Исследование
PR-агентству Dudley Research нужно было выяснить, какая атмосфера в Phone-Poulenc Ag Company, как служащие относятся к компании, определить, насколько хорошо они осведомлены о ее системе ценностей и традициях, оценить ее корпоративную культуру и межличностные взаимоотношения, а после этого – либо дать рекомендации по изменению существующей модели коммуникации между руководством и подчиненными, либо предложить новую модель, отвечающую потребностям компании, ставшей совместным предприятием. В приложении 5 приведены некоторые выдержки из меморандума агентства.
Приложение 5
Меморандум агентства Dudley Research
Цель исследования
Определить отношение сотрудников Phone-Poulenc Ag Company и как оно влияет на их работу.
Задачи исследования
Чтобы добиться поставленной цели, необходимо ответить на несколько вопросов:
1. Каковы источники информации о компаниях Phone-Poulenc Ag Company и Phone-Poulenc S.A.?
2. Насколько высока степень доверия к ним?
3. Что хотят знать служащие о компании и как лучше им об этом рассказать?
4. Насколько удовлетворены сотрудники Phone-Poulenc Ag Company своими взаимоотношениями с компанией?
5. Какой будет модель поведения работающих на предприятии в случае возникновения кризисной ситуации?
6. Что представляет собой корпоративная культура компании?
7. Какова степень осведомленности служащих о системе ценностей Phone-Poulenc Ag Company?
8. Что знают сотрудники о задачах и проблемах, стоящих перед компанией, ее слабостях?
9. Действительно ли Phone-Poulenc Ag Company руководствуется системой ценностей, о которой заявляет?
10. Как соотносятся полученные результаты с данными предыдущего исследования, проведенного в январе 1989 г.?
Консультанты провели коммуникационный аудит, позволивший оценить эффективность существующих каналов связи: т.е. сравнили существующие источники информации о Phone-Poulenc Ag Company с желаемыми, оценили степени достоверности источников и уровень осведомленности сотрудников о задачах, стоящих перед компанией, уточнили, какие сведения важно получать служащим.
В январе 1990 г. в рамках опроса агентство разослало анкету всем сотрудникам Phone-Poulenc Ag Company. Они приняли активное участие в опросе, что объяснялось удачно составленной анкетой, сопровождавшейся личным письмом президента компании к каждому служащему с просьбой ответить на вопросы. Заполненные анкеты вернул 41% респондентов – это очень высокий показатель для опроса подобной сложности.
Результаты выявили серьезную проблему, существовавшую на предприятии: сотрудники не знали о системе ценностей Phone-Poulenc Ag Company и считали, что не получают нужной информации о компании; у них сложилось мнение, будто руководство пренебрегает их нуждами.
Планирование
Данные опросу легли в основу R-программы «Коммуникация-2000». Ее цель – наладить двусторонние информационные связи. Необходимо было создать в Phone-Poulenc Ag Company атмосферу, в которой сотрудники могли бы работать более творчески и продуктивно; заложить в основы корпоративной культуры ценности, приемлемые для сотрудников; кроме того, помочь руководству более внимательно относиться к нуждам и запросам служащих, точно оценить уровень расходов на осуществление программы, а в итоге – способствовать благосостоянию компании.
Осуществление
В рамках программы, во-первых, консультанты привели в соответствие с требованиями работников каналы распространения информации. Для этого сделали следующее:
* создали новый логотип компании и использовали его во внутрифирменных изданиях Phone-Poulenc Ag Company, чтобы сделать их легко узнаваемыми и запоминающимися;
* возобновили выпуск многотиражной газеты “AgCommunique” и разослали ее по домам сотрудников;
* выпустили журнал “AgVisory” для менеджеров, что позволило им стать более эффективными «информационными посредниками» между Советом директоров и служащими;
* разработали несложные макеты газеты и журнала, которые можно выпускать с помощью настольной издательской системы;
* составили план публикаций, наиболее полно удовлетворяющих информационные запросы служащих;
* завели книгу регистрации материалов, чтобы соблюдать последовательность и придать внутреннюю логику публикуемой информации.
Во-вторых, осуществили две программы, рассчитанные на непосредственное участие служащих Phone-Poulenc Ag Company. Одна из них, «Франция и французы», была посвящена французской культуре, что ало возможность лучше понять традиции компании Phone-Poulenc S.A.
Другая программа получила название «бед с директором». В центральном отделении Phone-Poulenc Ag Company один из членов Совета директоров раз в месяц приглашал сотрудников на обед, в течение которого следовала неформальная беседа. Тему объявляли заранее, чтобы гости успели подготовить вопросы и предложения. На подобных встречах присутствовали не более 12 человек, так что все могли принять участие в беседе. Среди приглашенных есть и научные сотрудники, и менеджеры среднего звена, и технический персонал (приложения 6 и 7). По окончании обеда каждый участник получал отчет о встрече, которой он мог показать коллегам, что делало подобные мероприятия особенно ценным. Отчеты также публиковала в многотиражной газете, и служащие компании всегда были в курсе вопросов, обсуждавшихся на обеде.
Приложение 6
Образец приглашения на «Обед с директором»
Уважаемый Боб Катман,
вы удостоены чети представлять сотрудников компании Phone-Poulenc Ag Company на обеде с директором. Примите наши поздравления!
Вы будете гостем Фила Нельсона, генерального менеджера Департамента защиты растений.
Обед состоится в понедельник, 15 июля, в конференц-зале 1318 с 12:45 до 14:00.
Пожалуйста, подготовьте вопросы о компании или индустрии, волнующие вас и ваших коллег. Предъявите приглашение, чтобы получить обед в кафетерии за счет компании, и возьмите его с собой в конференц-зал.
Если у вас есть вопросы или вы не сможете присутствовать на обеде, сообщите, пожалуйста, об этом по телефону 28-50.
Директор отдела коммуникаций
Майкл Райчгат