3. УЧЁТ РАСЧЁТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ НА ОАО “ИЖАВТО”
3.1. Организация учёта и его постановка.
В структурном подразделении ОАО “ИжАвто” находится финансовый отдел, который посредством программы “1С: Предприятие. Версия 7.7” составляет акты зачёта взаимных требований. Ведет регистрацию всех входящих и исходящих финансовых документов (договоров, счетов-фактур, платежных документов, векселей, и др). Данная программа разработана для ОАО “ИжАвто” с учетом особенностей присущих крупному промышленному предприятию, которая не только ускорила формирование всех видов отчетности, но и позволила облегчить работу всех подразделений предприятия, обобщив информацию в одной базе. Для этого подразделения предприятия были снабжены компьютерами и оргтехникой. Были проведены курсы по работе в программе “1С: Предприятие” для работников всех взаимосвязанных экономических подразделений, что ускорило переход к новой программе.
Информация, необходимая для учета расчетов с покупателями и заказчиками, формируется в программе “1С: Предприятие” ежедневно подразделениями, ответственными за оформление первичных документов. Первичные документы оформляются согласно требованиям учетной политики Общества.
Этапы формирования информации:
1. Ежедневно в подразделениях, где непосредственно отгружается продукция, оформляются накладные на отпуск продукции (составляются акты на выполненные работы или оказанные услуги). Одновременно на основании этих данных формируются счета-фактуры с указанием номера подразделения и фамилии ответственного лица. Формируются соответствующие бухгалтерские проводки;
2. Ежедневно один экземпляр накладных и актов сдается подразделениями под роспись в финансовый отдел, где данные накладных сверяются с данными оформленного счета-фактуры. После этого счета-фактуры распечатывают в двух экземплярах (первый экземпляр покупателю, второй сдается под роспись в бухгалтерию). Формируются соответствующие бухгалтерские проводки;
3. Ежедневно, после акцепта, полученные от поставщиков счета-фактуры вносятся в программу для последующего оформления финансовым отделом взаимозачета. При проведении взаимозачета между двумя организациями погашаются задолженности, связанные с исполнением обязательства по двум самостоятельным договорам. В этих договорах могут быть различные суммы, условия оплаты и сроки исполнения обязательств. Однако необходимым условием для проведения взаимных операций является наличие у предприятий встречных однородных требований. Формируются соответствующие бухгалтерские проводки;
4. Ежедневно, по мере поступления денежных средств, в кассу или на расчетный счет, в программе оформляются ПКО и платежные – поручения, с последующим оформлением взаимозачетов. Формируются соответствующие бухгалтерские проводки;
5. В конце отчетного месяца в бухгалтерию предоставляются отчеты комиссионера ООО “Авто-Шанс” в разрезе каждого договора (поставки, комиссии, агентскому и др.), платежные – поручения 3-х лиц и другие первичные документы;
6. В конце отчетного месяца в бухгалтерию предоставляются отчеты по экспортным поставкам отделом таможни ОАО “ИжАвто” (в разрезе каждого контракта), а так же первичные документы (грузовые- таможенные декларации, и др.);
Получив от финансового отдела и отдела таможни первичные документы, бухгалтер проверяет правильность заполнения, своевременность оформления и наличие всех реквизитов. Проверив правильность формирования бухгалтерских проводок, бухгалтер ставит в программе свою фамилию, защищая данные от исправления другими подразделениями. После блокировки данные могут быть исправлены только по письменному объяснению выше перечисленных подразделений и только бухгалтером ответственным за данный участок.
В программе предусмотрены различные журналы по группировке документов: журнал регистрации выданных счетов – фактур, журнал регистрации полученных счетов – фактур, журнал регистрации взаимозачетов, журнал регистрации платежных – документов, и другие.
Данные бухгалтерского учета группируются в программе по счетам оплаты (50, 51, 60, 62, 70, 76, 91 и др.) и обобщаются бухгалтерскими справками, с приложением первичных документов (взаимозачеты, платежные – поручения и др.). В свою очередь бухгалтерские справки расшифровывают анализ счета за отчетный месяц.
В конце отчетного месяца проверяется правильность оформления Книги продаж (облагаемая база, начисление НДС по соответствующим ставкам, проверяется льготная база, сумма экспорта и др.). После чего Книга продаж бухгалтером пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается и за подписью исполнителя и главного бухгалтера сдается в бюро сводной отчетности для предоставления в налоговый орган (подтверждается налоговая декларация копией Книги продаж).
Оплаченные счета – фактуры за отчетный месяц складываются по порядку номера и подшиваются в тома. Делаются соответствующие записи на обложке с целью упорядоченья первичных документов в архиве бюро.
Ведение архива с особой аккуратностью позволяет в короткие сроки предоставлять в налоговый орган (согласно многочисленных требований) копии первичных документов, подтверждающих расчеты по начислению НДС, а так же расчеты с различными покупателями и заказчиками при встречных налоговых проверках.
Ежемесячно составляются отчеты для головной компании ООО “СОК”:
1. расшифровка дебиторской задолженности по строке 241 баланса в разрезе балансовых счетов и контрагентов;
2. расшифровка кредиторской задолженности по строке 627 баланса в разрезе балансовых счетов и контрагентов;