Содержание

1. Функции документа 3

2. Бланки документов. Порядок оформления 4

2.1. Общие атрибуты документов 4

2.2. Атрибуты, зависящие от типов документа 5

3. Основные разделы положения о структурном подразделении 5

4. Реквизиты распоряжения 6

5. Классификация писем 6

6. Документооборот на примере учебного института 7

7. Используемая литература 10

1. Функции документа

Среди функций документа выделяются общие и специальные (рис. 1.).

К общим функциям документа относятся:

* информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

* социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

* коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

* культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

* управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

* правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

* функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Рис. 1. Функции документов

2. Бланки документов. Порядок оформления

2.1. Общие атрибуты документов

Основным атрибутами документа являются:

1. регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию.

2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности.

2.2. Атрибуты, зависящие от типов документа

 

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

* контрольный срок исполнения;

* контролирующее лицо;

* документ-основание;

* список рассылки.

* контрольный срок ответа.

3. Основные разделы положения о структурном подразделении

Разделы положения

Какие вопросы отражаются в разделе.

Общие положения

Цель (миссия),

Основные задачи

Что делать? (рекомендуется 5-10 крупных задач)

Функции

Как (с)делать?

Права и обязанности

Каким образом МОЖЕТ и ОБЯЗАНО исполнять подразделение, поставленные ЗАДАЧИ?

Структура

Из каких структурных единиц состоит подразделение?

Руководство

Каким образом руководитель назначается на должность, кому подчиняется и как руководит подразделением?

Взаимодействие с другими подразделениями

С помощью каких подразделений решаются поставленные ЗАДАЧИ.

4. Реквизиты распоряжения

Распоряжение должно иметь следующие основные реквизиты:

* наименование вышестоящего органа и органа, издающего распоряжение;

* наименование распоряжения;

* дата распоряжения;

* регистрационный номер распоряжения;

* место составления или издания распоряжения;

* заголовок к распоряжению;

* подпись руководителя органа, издающего распоряжение;

* отметка об исполнителе.

5. Классификация писем

По виду деловой переписки:

* деловое письмо;

* телеграмма;