ГОТОВЫЕ ДИПЛОМНЫЕ РАБОТЫ, КУРСОВЫЕ РАБОТЫ, ДИССЕРТАЦИИ И РЕФЕРАТЫ
Номенклатура дел. Формирование дел. | |
| Автор | ошибка |
| Вуз (город) | МГПУ |
| Количество страниц | 11 |
| Год сдачи | 2008 |
| Стоимость (руб.) | 500 |
| Содержание | Содержание
Введение 3 1. Номенклатура дел 4 2. Формирование дел 6 3. Хранение документов 8 Заключение 11 Список литературы 12 ВВЕДЕНИЕ Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам – все это задача правильной систематизации и хранения документов. Актуальность работы заключается в том, что при неправильной систематизации и хранении документов существует опасность потерять нужные документы или не получить к ним оперативный доступ, когда это необходимо. Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов. Задачами работы является последовательное рассмотрение таких вопросов, как: порядок формирования дел документов, составления номенклатуры, а так же порядок оформления дел для архивного хранения. 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.). Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства . В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой. Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел. Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел. Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия. Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия: • на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности; • на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение. Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все пдразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида. Однако, В одно дело могут попасть и документы разных видов, например: • Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства; • Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам |
| Список литературы | 1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. – 192 с.
2. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов, 1984. 3. ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987. 4. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. 5. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003. 6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М.: ВНИИДАД, 1991. 7. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение. – УрАГС: Екатеринбург, 2002. – 176 с. 8. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 591 с. 9. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. – 303 с. 10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. – 144 с. |
| Выдержка из работы | 3. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года. Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов. Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов . Перечни документов могут быть • типовыми - их назначение унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения приказов руководства, планов и отчетов, документов по личному составу, бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения. • ведомственными - по отдельным отраслям деятельности. Он предусматривает максимально полный охват видов документов по направлению деятельности предприятий отрасли. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: • кратковременные сроки хранения - менее 10 лет; • долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение; • некоторые документы не хранят вообще - они подлежат уничтожению Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года. На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру. Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по: • описанию на обложке - наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения; • составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия; • брошюровке - подшивание документов в твердую обложку; • нумерации листов; • составлении заверительной надписи. Для дел кратковременного хранения (до 10 лет) процедура оформления дел упрощается: документы оставляют в делах в скоросшивателях, листы не нумеруются, описи на дела не составляются. С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для облегчения поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, а выписка из номенклатуры дел с наименованиями и индексами всех дел, хранящихся в шкафу, помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Выемка документов из дел не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя возможна выемка документа из дела. (например по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела). В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа. |