Неэффективные коммуникации – одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Опросы показали, что 73% американских, 63% английских , 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями[5]. Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией – неэффективным. Считается, что лишь 50% попыток обмена информацией приводит к согласию общающихся. Поэтому основная цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание передаваемой информации.
В процессе обмена информацией выделяют следующие базовые элементы:
· отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
· средства сообщения – код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммутатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.). П. Друкер считает, что наиболее важным каналом связи в любой организации является тот, который идет снизу вверх, от рабочих до менеджеров. Но эту связь очень сложно поддерживать, поскольку канал часто оказывается забит, да и рабочие склонны отмалчиваться. Но очень важно, чтобы руководитель знал какие мысли владеют умами его работников, и все усилия должны быть направлены на то, чтобы этот канал постоянно поддерживался открытым[6];
· предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т. д.);
· получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее;
· эффекты коммуникации – выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.
Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:
· межуровневые коммуникации – перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);
· коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении;
· коммуникации “руководитель - подчиненный”. Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлечекнности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещение подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;
· коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;
· неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций – это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа “между нами”.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом обсуждения, собрания переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.
В процессе управленческой деятельности широко используются межличностные коммуникации. Это такой тип коммуникационного воздействия, при котором в роли как отправителя так и получателя выступают отдельные индивиды. Для него характерен непосредственный контакт между субъектами общения.
Руководитель должен иметь четкое представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена. К числу преград в организационных коммуникациях можно отнести следующие:
▪ искажение сообщений. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин: а) сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах; б) из-за несогласия с сообщением руководитель модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах; в) в результате фильтрации, что делается для того, чтобы с одного уровня управления на другой уровень шли только те сообщения, которые его касаются. На каждом уровне управления отфильтровывается 30-50% информации; г) в силу разных статусов уровней организации. Нередко нижние уровни управления стараются снабжать высшие инстанции только положительной информацией, так как хотят получить одобрение от руководителя, опасаются быть наказаными;
▪ информационные перегрузки. Руководитель часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию, оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Однако при этой фильтрации он иногда допускает ошибки.
▪ неудовлетворительная структура организации. В организациях с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать информацию.
Пути совершенствования коммуникаций в организациях:
▪ регулирование информационных потоков. Для этого руководитель должен: а) представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных; б) научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации;
▪ организация периодических встреч со своими подчиненными разных уровней;
▪ улучшение системы обратной связи;
▪ реализация системы сбора предложений по совершенствованию любого аспекта деятельности организации (например, в виде ящиков или создания специальных групп руководителей и рядовых работников);
▪ издание информационных бюллетеней, которые содержат информацию для всех работников и где могут печататься статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции или услуг, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников;
▪ развитие современных информационных технологий (локальные сети, Интернет, электронная почта, видеоконференции).
Список литературы
1. Герчикова И.Н., Менеджмент: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003.
2. Коротков Э.М., Концепция менеджмента: Учебное пособие - М.: Инжиниринго-Консалтинговая компания "ДеКа", 2002.
3. Мескон М.Х., Альберт М. Хедоури Ф., Основы менеджмента: пер. с англ. - М.: Дело, 1999.
4. Виханский О. С. , Намов А.И., Менеджмент: Учебник для экон. спец. ВУЗов - М.: Высш. шк., 2004.
5. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З, и др., Менеджмент организации: Учебное пособие - М.: ИНФРА - М. 1999.
6. Ховард К., Коротков Э., Принципы менеджмента Управление в системе цивилицованного предпринимательства: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2002.
7. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом. - М.: АО "Бизнес-школа Интел-Синтез", Попов А.В. Теория и организация американского менеджмента. - М.: МГУ, 2001.
8. Современный менеджмент: принципы и правила.: Научное издание /под ред. Данилова-Данильяна В.И. - Н.Н.: НКЦП, 2002.
9. Веснин В.P. Менеджмент для всех. - М.: Юрист, 2004.
10. Ладанов Н.Д. Практический менеджмент (психотехника управления и самотренировки). - М.:"Элник"., 2002.
[1] Герчикова И.Н., Менеджмент: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003. с. 208.
[2] Зайцева Н.А.Менеджмент. –М., АСТ Пресс, 2003. с. 62.
[3] Зайцева Н.А.Менеджмент. –М., АСТ Пресс, 2003. с. 64.
[4] Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: ” Дело”, 1999. с. 96.
[5] Японский менеджмент: Конспект лекций по теории управления: Пер. с англ. М., 2001. с. 125.
[6] Друкер П. Ф. Эффективное управление. Экономические задачи и оптимальные решения: Пер с англ. М., 2001. с. 215.