Аудит расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение………………………………………………………………..…..3

I. Информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами…....5

1. Нормативные документы, регламентирующие объект проверки…………………………………………………………………….….....5

2. Источники информации для аудита расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..6

II. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами….……………………8

III. Типичные нарушения при осуществлении учета расчетов с подотчетными лицами………………………………...……………..………….25

Заключение………………………………………………………………..29

Список использованной литературы……………………………………30

Введение

В России за последние годы проведена определенная работа по становлению института аудиторства. Принятие Федерального закона «Об аудиторской деятельности» (№ 119-ФЗ от 7 августа 2001 г.) подтверждает окончательное становление российского аудита и открывает перспективы его дальнейшего развития.

В соответствии с Законом Правительства Российской Федерации Министерством финансов России принят ряд постановлений и положений по регулированию аудиторской деятельности, способствующему ее развитию и становлению. Определен порядок выдачи лицензий на право осуществления аудиторской деятельности, проведение аттестации, начата разработка федеральных стандартов аудиторской деятельности, образован Уполномоченный федеральный орган государственного регулирования аудиторской деятельности (эта функция возложена на Министерство финансов Российской Федерации), создан Совет по аудиторской деятельности при Уполномоченном федеральном органе, проводится работа по аккредитации профессиональных аудиторских объединений.

В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит – это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей. Такой проверке могут подвергаться все участки бухгалтерского и налогового учета, в данной работе будет рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии в современных условиях. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

- дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;

- определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

-выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;

- проанализировать полученный материал и сделать выводы.

В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

Официальной базой выработки основных направлений по аудиту расчетов с подотчетными лицами явились законодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы, Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов и др.).

Структура и объем данной работы, состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованной литературы. Работа изложена на 29 страницах. Для написания данной работы использовано 13 источников.

I. Информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами

1. Нормативные документы, регламентирующие объект проверки

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ.

Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).

Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н).

Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н).

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 (утв. приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. N 44н).

Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 32н)

Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 33н)

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н)

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.).

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49).

2. Источники информации для аудита расчетов с подотчетными лицами

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами являются1:

перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

командировочные удостоверения работников предприятия;

расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

журнал-ордер № 7 или другие аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;

Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

Баланс организации, строки 240, 625.

II. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами1.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.

Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете. Как же построить работу с «подотчетниками», чтобы не допустить ошибок? Как правильно составить авансовый отчет, и какие документы к нему прилагать, чтобы подтвердить произведенные расходы?

Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу1.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия2.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

Но как быть, если понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц? В этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.

Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При аудиторской проверке необходимо помнить, что сотрудник предприятия может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели1.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляют их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь – марки для конвертов на почте, а бухгалтер – бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

Обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но как быть, если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги? Может ли он потребовать, чтобы ему возместили эти расходы? Да, может. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласиться с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму1.

Иногда предприятие выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в Порядке ведения кассовых операций сказано, что выдавать наличные под отчет можно только тогда, когда за сотрудником не числится задолженности по подотчетным средствам2.

Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы «подотчетника».

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а «подотчетник» ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

На лицевой стороне этого документа должны быть указаны:

наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;

номер авансового отчета и дата его составления;

структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;

фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;

назначение аванса;

сумма, выданная из кассы сотруднику;

расход и остаток (перерасход) денег.

На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет1.

На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Авансовый отчет может составляться и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаях выданные под отчет и израсходованные суммы заносятся в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается сотруднику в иностранной валюте. Речь идет о строке 1А на лицевой стороне авансового отчета и графе 6 и 8 на обратной стороне этой формы1.

Необходимо проверить, чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил «подотчетник». Это позволить избежать споров при проверке.

Но как быть, если сотрудник все же предоставил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки? Можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги.

К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так «подотчетник» может доказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют только те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда в товарных чеках должно быть написано, что продавцу разрешается торговать без ККМ.

Если из авансового отчета видно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

Если же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

А что если у работника был перерасход – выданных денег не хватило и он потратил еще и свои? Возможно два варианта. Если руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, то работнику должны возместить разницу. Если же руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумма перерасхода ему не компенсируют.

Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10. А списать только в момент передачи в производство.

Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом1.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет, (срок хранения авансового отчета установлен Перечнем типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).

Напомним еще об одном требовании, котором неоправданно пренебрегают некоторые бухгалтеры. Дело в том, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Ведь часто бывает так, что кто-то из работников еще не отчитался по подотчетным деньгам – тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторые сотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло. Тогда сальдо по счету 71 значится по кредиту.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)», а кредиторскую – по строке 625 «Прочие кредиторы». Если этого не сделать, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.

Как правило, командировочные расходы – это лишь малая часть всех затрат предприятия. Поэтому бухгалтера зачастую не придают этим расходам должного значения. Но такое поведение весьма опрометчиво – ошибки в учете командировочных расходов могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли, НДС и т.д.1

При отражении в бухгалтерском учете командировочных расходов подотчетных лиц организации исходят из следующего. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно разделить на служебные и непроизводственные.

Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В служебную командировку могут направляться только работники организации. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда1.

При заключении организацией договоров гражданско-правового характера с физическими лицами последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору оплачивать данным лицам их расходы по найму жилищных помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае организация списывает расходы по выполнению работ (услуг) на затраты на производство продукции (работ, услуг) как расходы на оплату труда. Расходы организации по возмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду не являются командировочными и списываются на затраты на производство по статье «Прочие расходы». При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаются организацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с2:

- покупкой материально-производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);

- другими аналогичными нуждами.

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо составить приказ о направлении работника в командировку. На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение, в настоящее время некоторые предприятия не пользуются командировочными удостоверениями, это не является нарушением.1

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки, как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Россию в тот же день.

Необходимо проверить, чтобы в состав расходов по служебным командировкам включались затраты на следующие цели2:

- найм жилого помещения;

- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находиться за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями1.

Командированному работнику оплачивается расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться; в противном случае работник выбирает транспорт самостоятельно.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на судах морского флота, каютах I и II категорий на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации или предоставлении проездных документов.

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответствующего транспортного агента, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием их цены.

Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билетах.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по проезду, не могут быть предоставлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.

Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны прикладывать к отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишь заграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам в загранпаспорте1.

Организации разрешается рассчитываться с командированным работникам по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

Аудитор должен проверить, чтобы при расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубеж руководствовались правилам2:

1.Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.

2.Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:

*если он выехал в командировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в инвалюте в размере 50 % нормы;

*если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находиться загранучреждение.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну. При проезде командированного по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100 % установленных норм (в российской или инвалюте в зависимости от даты пересечения границы РФ), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются1.

В случае выдачи командировочных расходов при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитывается в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента – в валюту страны убывания.

Так как задолженность работника по выданному ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной в под отчет, за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникать курсовые разницы, которые в зависимости от их положительного или отрицательного значения отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (91 «Прочие доходы и расходы») и кредиту счета 91 (71)2.

Если полученные под отчет суммы в инвалюте не были