Реферат: База данных в СУБД MS Access (WinWord 97 & Access 97)
Министерство образования Украины
Запорожский государственный технический университет
Кафедра МЭиПТ
РЕФЕРАТ
БАЗА ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS
Разработал:
ст. гр. РП-316 А.Р. Небаба
Руководитель:
к.ф.м.н., доцент А. В. Томашевский
2000
СОДЕРЖАНИЕ
с.
1 Авторские права
2 Назначение БД
1 Авторские права
Автор программы – Небаба Андрей Романович. Данная база данных (БД)
является демонстрационной версией, разрешается только учебное
использование. Набор функций БД ограничен. За полную работоспособность
БД и достоверность информации содержащейся в ней автор ответственности
не несет.
Прототипом данной БД является БД «MER» (принадлежит «Mercury Globe
Ucraine», автор Чередниченко Оксана). Демонстрационные данные о фирмах
взяты из телефонного справочника «Город в золоте страниц» (Издательство
«Золотые страницы запорожья»).
2 Назначение БД
БД разработана для использования в издательстве телефонного справочника,
поэтому некоторые термины (тема, рубрика, агент) позаимствованы оттуда;
спецальные функции этой БД не рассматриваются.
БД может быть использована практически в любом предприятии, т.к. решает
задачу организации клиентов и договоров. БД позволяет: учитывать,
корректировать, делать выборки, отчеты, систематизировать, искать
информацию о фирмах-клиентах и договорах заключенных с ними.
3 Система управления базой данных (СУБД)
БД реализована в СУБД «MS Access». MS Access является мощной системой,
предоставляющей широкие возможности для создания и управления БД.
Полезные качества MS Access:
удобный интерфейс
БД могут быть большими и сложными (например: бухгалтерская система
среднего предприятия)
СУБД позволяет работать с SQL
предоставляет возможности визуального программирования
может работать с большинством форматов файлов БД, электроных таблиц и
текстов
тесно интегрирован с MS Office
поставляется в комплете с MS Office и входит в типовую инсталляцию
4 Структура
БД оперирует с данными о: фирмах (название, адрес, телефон, сферы
деятельности, имя директора и т.д.) и договорах, заключаемых с этими
фирмами (менеджер, заключивший договор, содержание договора, стоимость
услуг и т.д.). Эти данные помещаются в БД в виде таблиц. Access
позволяет импортировать готовые таблицы многих форматов или создавать
связи с этими таблицами, что позволяет работать с ними и другими
программами.
4.1 Таблицы.
Некоторая информация может использоваться многократно в разных местах.
Например: название улицы (города, района, менеджера) будет одинаково для
всех фирм расположенных по соседству. Эти данные выделяются в отдельные
таблицы (справочники) для: разгрузки основной таблицы (например: в
реквизитах будет многократно повторятся не название города для каждой
фирмы, а индинтификатор - ключ, указывающий на название города из другой
таблицы), унификации данных (один оператор может написать "ул. Сорок лет
Победы", другой - "40 лет Поб. улица"; если названия улиц выделены
отдельным списком, то достаточно выбрать необходимое из списка),
удобство корректировки (в случае переименования улицы, надо в
соответствующей таблице изменить ее название один раз, а не отлавливать
его для всех фирм)
Есть данные, которые невозможно поместить в одну таблицу. Например: для
каждой фирмы может быть разное количество договоров, поэтому удобнее
сделать список договоров с их содержанием отдельной таблицей и
осуществить прив2язку к фирмам, с которыми эти договора заключались. Та
же ситуация и со сферой деятельности фирмы (фирма может заниматься и
грузоперевозками, и оптовой торговлей, и утилизацией отходов). Поэтому
создается таблица со списком рубрик (наименований деятельности) и
таблица со списком тем (тема объединяет несколько рубрик, что облегчает
поиск). Связь между фирмами и рубриками осуществляется с помощью
промежуточной таблицы, содержащей коды фирм и коды рубрик. Для привязки
рубрик к темам прямо в таблице с рубриками указываются коды тем
(ограниченное количество, чаще одна - две, например: "интернет"
относится как к "компьютерам" так и к "информации"). Такая структура
позволяет искать фирмы, которые занимаются одинаковыми делами. Практика
показывает, что для перехода на новую систему рубрик (слияние, изменение
названий, переподчинение) достаточно составить таблицу соответствия
старых рубрик новым.
Для связей между базовыми таблицами используются запросы.
4.2 Запросы.
На начальном этапе запросы можно использовать для просмотра связанных
данных или для создания выборок данных по признаку. Например: в условиях
запроса можно указать диапазон договоров за 99 год и задать отображение
реквизитов фирм с которыми они были заключены).
Пользователь БД не имеет прямого доступа ни к таблицам ни к запросам,
так как он работает с формами (это удобнее), поэтому запросы являются
промежуточным звеном обеспечивающим динамическую сортировку и выборку
данных (т.е. получают условия отбора из форм и после обновления содержат
данные отвечающие этим условиям, эти данные и возвращаются в формы)
4.3 Формы
На основе форм построен интерфейс пользователя. В формах отображаются
результаты запросов, содержание базовых таблиц, вводятся условия
сортировки и выборки, вводятся данные для корректировки или помещения их
в таблицы. Формы содержат управляющие элементы (кнопки, переключатели
…), которые по разным событиям (от клика мыщью до наведния указателя на
элемент управления) активизируют необходимые процессы (обновление
запросов, запуск макросов, создание отчетов, переходы по записям,
открытие других форм и т.д.).
Элементы управления выполняют действия, которые являются результатом
выполнения программы на MS Visual Basic (VB). Многие функции являются
стандартными (для них код программы создается автоматически). При
необходимости расширить выполняемые функции, можно войти в текст
программы и вручную дописать необходимый код.
В данной БД используются следующие формы:
две информационные фомы – в одной отображаются название и реквизиты
конкретной фирмы, в другой – то-же для конкретного договора;
две поисковые формы – с помощью одной можно делать выборку / искать
фирму по неполной инфрмации о ней, в другой – искать договора
удовлетворяющие условиям поиска
начальное меню, с которого производится переход на другие формы
Форма работы с фирмами – в ней отображается вся информация о выбранной
фирме: реквизиты, сферы деятельности, заключенные договора. Переход на
необходимую фирму можно производить выбирая ее из выпадающего списка или
переходя на предыдущую и последующую, нажимая кнопки. Источником данных
являются таблицы (название, реквизиты фирмы) и запросы (рубрики,
договора). Эта форма вызывается из других форм тогда, когда надо
отобразить полную информацию о выбранной фирме. Если сделать двойной
щелчок на договоре из списка заключенных с этой фирмой, то произойдет
переход на форму с полной информацией о договорае.
Форма поиска по реквизитам договора. Результатом работы этой формы
является список договоров (или один договор), которые отвечают заданным
условиям. этой форме учтены все критерии характеризующие договор. Чтоб
каждый раз не вводить множество параметров, изначально указаны параметры
по умолчанию (в виде масок), соответсвующие условию «любые/все».
Необходимо изменять только те параметры по которым производится поиск.
В масках конкретные значения заменяются символами. Например: для отбора
всех договоров за 99 год, надо маску **-**-****/** заменить на
**-**-****/99, а если ндо выбрать из этих договоров, заключенные агентом
Глодовой, то надо из списка агентов выбрать вместо ********** фамилию
«Глодова».
Эта же форма позволяет создавать статистические отчеты – по выбранным
договорам подводятся итоги: количество выбранных договоров, % проплат,
общая стоимость сделок)
По двойному щелчку на каком-либо пункте выборки, происходит переход на
форму с полной информацией о фирме.
Путем доработки БД является добавление справочных форм для
корректирования информации о агентах, рубриках, улицах; обеспечение
раздельного перехода с выборки на формы договора, фирмы, агента.
Результаты поиска и выборки отражаются в отчетах.
4.4 Отчеты
Отчет – текстовый файл содержащий информацию о интересующих объектах.
Например: в форме поиска делается выборка договоров по какому-либо
признаку, эта информация хранится в соответсвующем запросе и ее можно
поместить в текстовый файл. Отчет можно сохранить отдельно от базы в
разных текстовых форматах, потом обрабатывать в текстовых редакторах (MS
Access интегрирован с MS Word), распечатывать. Это все можно сделать и с
самим запросом, но в отчете возможно: добавлять колонтитулы,. номера
страниц, структурировать данные по иерархии (незаменимая функция – можно
выделить название фирмы, а под ним будет идти список договоров без
повторения названия фирмы), устанавливать атрибуты текста (шрифт, кегль,
интервалы), вставлять дополнительные символы (табуляция, принудительный
разрыв строки).
4.5 Макросы
Макросы – последовательность действий по управлению БД. Макрос можно
вызывать управляющими элементами форм или запускать автоматически
(например начальная форма появляется сразу после открытия БД). В
макросах содержаться команды управления: СУБД (например: печать,
сохранение), системой (запуск других программ)
 |