Контрольная: Формирование базы данных
РЯЗАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ПРЕДМЕТ : ИНФОРМАТИКА
ТЕМА
Система управления базами
данных MICROSOFT ACCESS
Выполнила студентка
2-го курса экономического
факультета
_______________________
Проверил : ______________
г. Рязань
1999г.
Вариант 3
Создать файл базы данных по результатам таблицы. На основе таблицы
сформировать запрос с итоговыми вычислениями в который включить поля: У
наименования товараФ, УОстатокФ, УСумма выручкиФ; предусмотреть: сортировку
записей по полю УНаименование изделияФ, вычисление значений в поле УСумма
выручкиФ: УЦена за единицуФ х УРеализованоФ, по полю УОстатокФ: УПроизведеноФ
- УРеализованоФ, итоговые вычисления по полям УОстатокФ, УСумма выручкиФ:
создать форму для ввода новых записей в таблицу базы данных, вид форм - УВ
один столбецФ; создать отчет по результатам запроса, вид отчета УВ один
столбецФ, в отчете предусмотреть вычисление итогов по полю УСуммаФ; создать
макрос в виде панели кнопок, предусмотреть кнопки для ввода записей в таблицу
базы данных и просмотра содержимого таблицы.
Таблица
| Дата | Наименова-ние изделия | Цена изделия (руб.) | Произве-дено (шт.) | Реализо-вано (шт.) | Остаток (шт.) | Сумма выручки (руб.) |
| 06.01.99 | Глушитель | 250 | 480 | 450 | | |
| 06.01.99 | Колесо | 380 | 150 | 150 | | |
| 22.02.99 | Корпус | 65 | 80 | 80 | | |
| 06.01.99 | Диск | 70 | 60 | 55 | | |
| 06.01.99 | Маховик | 98 | 350 | 300 | | |
| 22.02.99 | Глушитель | 250 | 400 | 400 | | |
| 23.03.99 | Корпус | 65 | 60 | 60 | | |
| 19.03.99 | Глушитель | 250 | 350 | 380 | | |
| 22.02.99 | Колесо | 380 | 180 | 180 | | |
23.03.99 | Маховик | 98 | 280 | 260 | | |
Итого :
Выполнение задания.
Создадим файл базы данных. Для этого вначале загрузим ACCESS. После того, как
на экране высветится меню выберем последовательно пункты УФайлФ и УСоздатьФ В
появившемся диалоговом окне укажем диск и каталог , на который будет записан
файл базы данных и пропишем имя файла базы данных в нашем случае PRO_DT
(расширение MDB , будет присвоено файлу автоматически самой программой). При
этом будет создан и записан на диск файл PRO_DT.MDB.
Сформируем таблицу данных. Для этого в следующем диалоговом окне нажмем
последовательно кнопки УСоздатьФ и УНовая таблицаФ При этом открывается
диалоговое окно формирования структуры файла базы данных.
Определим поля. Для этого присвоим каждому полю имя и определим тип
представления данных и их основные свойства. Присвоим по запросу программы
имя таблицы - УПроизв_деятельностьФ
Представим определение полей в виде таблицы:
| Поле | Тип | Размер поля | Число десятичных знаков | Формат поля | Маска ввода |
| Дата | Дата\время | | | Краткий формат даты | 99.99.00;0 |
Наименование изделия | Текстовый | 30 | | | |
Цена изделия | Денежный | | Авто | Денежный | |
| Произведено | Числовой | С плавающей точкой 8 бт. | Авто | | |
| Реализовано | Числовой | С плавающей точкой 8 бт. | Авто | | |
Следует отметить, что для отображения данных имеющейся таблицы, поле
УНаименованиеФ может иметь длину 9 символов, но в этом случае, при
производстве товара с более длинным наименованием оно может не поместиться,
поэтому длина поля выбрана 30 символов.
После внесения приведенных в таблице данных и закрытия диалогового окна, на
экране высветится окно базы данных. После нажатия на клавишу УОткрытьФ
появится пустая таблица базы с наименованием полей. Заполним таблицу. При
этом данные внесенные в таблицу будут сохранены в файле базы данных
PRO_DT.MDB.
Сведем результаты действий в таблицу.
Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
Меню ACCESS | Выбор пунктов меню УФайлФ, УСоздатьФ | Диалоговое окно дискового пространства активного диска (ДОАД) |
| ДОАД | Выбор имени файла PRO_DT.MDB | Присвоение базе данных имени, переход в окно базы данных (ОБД) |
| ОБД | Последовательный выбор кнопок УСоздатьФ, ФНовая таблицаФ | Переход в окно формирования структуры таблицы (ОФСТ) |
| ОФСТ | Ввод имен полей, выбор типа данных и элементов форматирования данных | Создание структуры файла таблицы, присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД) |
| ОБД | Нажатие кнопки УОткрытьФ, ввод данных в таблицу | Формирование таблицы базы данных с исходной информацией. |
Сформируем запрос. Для этого, находясь в окне базы данных нажмем
последовательно кнопки УЗапросФ и УСоздатьФ. В появившемся диалоговом окне
УСоздание запросаФ нажмем кнопку УНовый запросФ. Так как в нашей базе данных
имеется только одна таблица, то в появившемся диалоговом окне выбора таблицы
для создания запроса последовательно нажмем кнопки УДобавитьФ и УЗакрытьФ. В
появившемся окне формирования структуры запроса выполним следующие действия:
В первой строке УПолеФ формируем поле УНаименование изделияФ.
В строке сортировка поля УНаименование изделияФ в раскрывающемся меню
выбираем УПо возрастаниюФ.
Создадим дополнительное поле УОстатокФ. Для этого переместим курсор в
свободную колонку справа от поля УНаименование изделияФ и введем выражение :
УОстаток: Произведено - РеализованоФ Таким образом будет создано новое поле
УОстатокФ Затем зафиксировав курсор на поле УОстатокФ и нажав правую клавишу
мыши выберем в появившемся меню пункт УСвойстваФ. В открывшемся диалоговом
окне свойств поля в строке формат поля активизировав раскрывающееся меню
выберем УЧисловойФ и опишем его свойства.
Аналогично создается дополнительное полеФ Сумма выручкиФ. Переместим курсор в
свободную колонку справа от поля УОстатокФ. Введем выражение УСумма выручки:
Цена изделия * РеализованоФ Поместив курсор на поле УСумма выручкиФ и нажав
правую клавишу мыши выберем УСвойстваФ и определим тип данных при помощи меню
как УДенежныйФ
Для реализации операций итогового вычисления произведем следующие действия:
Для определения итогов по полю УФОстатокФ выберем из меню УACCESSФ пункт
УВидФ. Затем выберем пункт УГрупповые операцииФ В окне формирования структуры
запроса появится строка УГрупповая операцияФ. В этой строку в поле УОстатокФ
из раскрывающегося меню выберем УSUMФ.
Для определения итогов по полю ФСумма выручкиФ выберем из меню УACCESSФ пункт
УВидФ. Затем выберем пункт УГрупповые операцииФ В окне формирования структуры
запроса появится строка УГрупповая операцияФ. В этой строку в поле УСумма
выручкиФ из раскрывающегося меню выберем УSUMФ.
При закрытии окна УЗапросФ ответим УДаФ на вопрос УСохранить изменения
запросаФ и присвоим запросу имя УПолный запросФ
Сведем в таблицу основные операции по созданию запроса.
Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
Окно базы данных | Последовательное нажатие кнопок УЗапрос и УСоздатьФ | Диалоговое окно создания запроса (ДОСЗ) |
| ДОСЗ | Кнопка УНовый запросФ | Диалоговое окно УДобавление таблицыФ (ДОДТ) |
| ДОДТ | Выбор исходной таблицы Кнопки УДобавить, ЗакрытьФ | Диалоговое окно формирования структуры запроса (ДОФЗ) |
| ДОФЗ | Выбор полей запроса, условий сортировки | Структура таблицы запроса (СТЗ) |
Вычисляемые поля ДОФЗ | Выбор полей запроса, создание дополнительных вычисляемых полей, форматирование данных. | Структура таблицы запроса (СТЗ) |
Итоговые запросы ДОФЗ | Выбор полей запроса; меню ACCESS - УВидФ ФГрупповые операцииФ, определение итога полем УSUMФ | Структура таблицы запроса (СТЗ) |
| СТЗ | Закрытие ДОФЗЮ, присвоение имени запросу | Результатная таблица запроса. |
Создадим форму для ввода новых записей в таблицу базы данных.
Для создания формы откроем окно базы данных. Затем последовательно нажмем
кнопки УФормаФ и УСоздатьФ. На экране появится диалоговое окно УСоздание
формыФ. В раскрывшемся перечне созданных таблиц и запросов ( окно УВыбор
таблицы\запросаФ) выберем созданную таблицу УПроизв_деятельностьФ. Затем
нажмем кнопку Мастера. Из предложенных УМастеромФ разновидностей выберем
форму УВ один столбецФ . После запуска мастера необходимо определить поля
формы. Перенесем в форму весь список полей. При закрытии макета формы
присвоим ему имя УПроизв_деятельностьФ
Создадим в форме кнопки для перехода в УпустойФ бланк формы для внесения
данных в таблицу и выхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы
данных нажмем последовательно кнопки УФормаФ и УКонструкторФ (Если на экране
отсутствует панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем пункты
УВидФ и УПанель элементовФ)
Для выхода на УпустуюФ форму для добавления новой записи выберем пиктограмму
УКнопкаФ на УПанели элементовФ и зафиксируем указатель мыши на свободном
пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся диалоговом окне
выбираем УТип действияФ - УРабота с записямиФ и УДействиеФ - УДобавление
новой записиФ. Затем выбираем что разместить на кнопке - рисунок или текст.
Выбираем УРисунокФ, УНовая записьФ. В качестве подписи-комментария к кнопке
выбираем УНовая записьФ.
Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы,
отмечаем УТип действияФ - УРабота с формойФ и УДействиеФ - УЗакрытие формыФ.
Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме появятся две
кнопки позволяющие управлять работой формы.
При нажатии на кнопку УНовая записьФ ACCESS переводит диалог с пользователем
на создание новой записи предлагая ему пустую форму без записей. При нажатии
на кнопку УВыходФ диалог из режима формы переходит в окно базы данных.
Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы
Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Нажатие кнопки УСоздатьФ | Окно УСоздание формыФ (ОСФ) |
| ОСФ | Выбор таблицы\запроса для которой создается форма, нажатие кнопки мастера | Окно УМастера по разработке формФ (МРФ) |
| МРФ | Выбор мастера УВ один столбецФ | Окно мастера создания структуры формы (МСФ) |
| МСФ | Выбор полей, порядка полей в форме, выбор типа и названия формы. | Готовая форма |
| Окно базы данных | Нажать кнопку УКонструкторФ | Конструктор форм (КФ) |
| КФ | Меню ACCESS: выбор пунктов УВидФ, УПанель элементовФ | Вызов на экран УПанели элементовФ(ПЭ) |
| Окно базы данных, КФ, ПЭ | Выбор на УПанели элементовФ пиктограммы УКнопкаФ, перенос ее на форму. | Мастер создания кнопки (МСК) |
| МСК | Выбор УТип действияФ, УДействиеФ, рисунка и подписи к кнопке | Функциональная кнопка в форме. |
Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных
последовательно нажимаем кнопки УОтчетФ и УСоздатьФ. В появившемся диалоговом
окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -
УПолный запросФ. После выбора запроса нажимаем кнопку УМастераФ для вызова
мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт УВ один столбецФ. В
появившемся диалоговом окне выбираем поля которые будут помещены в отчет. В
следующем диалоговом окне определяем поле, по которому будет производиться
сортировка записей - УНаименование изделийФ. Затем определяем стиль
оформления отчета. Определяем, что расстояние между строк 0,5 см., формат
бумаги - А4, ориентация бумаги - книжная, заголовок отчета - УСправка по
производственной деятельностиФ. После этого Мастер откроет отчет в режиме
предварительного просмотра. Для вычисления итогов по полю УСуммаФ в режиме
конструктора отчета в УОбласти примечаний отчетаФ создадим поле, активизируем
вызов на экран окна свойств. Затем, в строке УДанныеФ введем формулу +SUM
([Сумма]). В раскрывающемся меню в строке УФормат поляФ укажем УДенежныйФ, в
строке УСумма с накоплениемФ укажем УДля группыФ и отформатируем название
поля - УОбщая сумма выручкиФ . В окончании работы сохраняем отчет присваиваем
ему имя.
Представим действия в виде таблицы
Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Нажатие кнопок УОтчетФ и УСоздатьФ | |
| ОСО | Выбор таблицы\запроса, нажатие кнопки УМастерФ | |
| ОВМО | Выбор мастера УВ один столбецФ | |
| ОМСО | Выбор полей и очередности полей в отчете, выбор полей для сортировки данных, выбор типа отчета, выбор полей для вычислений, выбор формата отчета выбор типа группировки | Стандартный отчет УВ один столбецФ с итоговыми вычислениями |
| Стандартный отчет | Изменение структуры, форматирование отчета | Стандартный отчет УВ один столбецФ с итоговыми вычислениями |
Создадим макрос в виде панели кнопок. Для этого в окне базы данных
последовательно нажать кнопки УФормаФ и УСоздатьФ. В окне УСоздание формыФ
нажать кнопку УПустая формаФ. При этом откроется окно конструктора форм Если
на экране нет УПанели элементовФ, то надо воспользоваться пунктами меню
ACCESS УВидФ и УПанель элементовФ. Создадим на поле формы кнопку. Для этого
нажмем мышью на пиктограмму УКнопкаФ панели элементов и зафиксируем указатель
мыши на свободном пространстве поля формы. В открывшемся окне мастера
создания кнопки нажмем УОтменаФ. Поместив указатель мыши на созданную кнопку,
нажмем на правую клавишу мыши. В появившемся контекстном меню выберем пункт
УСвойстваФ В раскрывшемся меню выберем пункт УСвойства событийФ В строке
УНажатие кнопкиФ перейдем в режим построителя макросов, после чего перейдем в
пункт УМакросыФ в окне построителя.
Ответим да на запрос программы о сохранении макроса и сохраним его под именем
УВвод данныхФ В открывшемся окне конструктора макроса выберем в
раскрывающемся меню пункта УМакрокомандаФ выберем УОткрыть таблицуФ. В
разделе УАргументы макросаФ в строке УИмя таблицыФ выберем
УПроизв_деятельностьФ, в строке УРежимФ - таблицаФ, в строке УРежим данныхФ -
УИзменениеФ. Закроем конструктор сохранив сделанные изменения. Поместив
указатель мыши на кнопку и нажав правую клавишу выберем в появившемся меню
пункт УСвойства кнопкиФ В меню свойств выберем УСвойства макетаФ. В строке
УРисунокФ нажмем на кнопку перехода в окно построения рисунков. Выберем из
списка рисунок УНовая записьФ, при этом рисунок появится на созданной кнопке.
Для обозначения кнопки надписью, выберем пиктограмму УПодписьФ и разместим
указатель мыши рядом с кнопкой. Введем надпись УВвод новой записиФ. Повторим
те же действия для создания кнопки УПросмотр таблицыФ, но при этом в разделе
УАргументы макросаФ в строке УРежим данныхФ укажем УТолько чтениеФ. Также при
изменении свойств кнопки выберем рисунок УПросмотр документа, а при выборе
пиктограммы УПодписьФ наберем текст УПросмотр таблицыФ.
Для помещения названия панели кнопок выберем пиктограмму УПодписьФ,
зафиксируем указатель мыши на свободном месте формы и ведем текст УПанель
кнопокФ. Сохраним сделанные изменения.
Представим действия в виде таблицы
Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Нажать кнопки УФормаФ, УСоздатьФ, УПустая формаФ | Конструктор создания формы (КСФ) |
| КСФ | Меню ACCESS. Пункты УВидФ, УПанель элементовФ | Вывод панели элементов на экран (ПЭ) |
| КСФ, ПЭ | Нажать на пиктограмму УКнопкаФ ПЭ, зафиксировать указатель мыши на поле формы | Мастер создания кнопки (МСК) |
| МСК | Нажать кнопку УОтменаФ | Кнопка на поле формы (К) |
| К | Поместить мышь на кнопку, нажать правую клавишу | Контекстное меню (КМ) |
| КМ | Выбор пункта УСвойстваФ | Окно свойств кнопки (ОСК) |
| ОСК | Выбор пункта УСвойства событийФ, в строке УНажатие кнопкиФ выбор пиктограммы режима перехода в режим построения макроса | Окно построителя макросов (ОПМ) |
| ОПМ | Выбор пункта УМакросыФ, сохранение макроса, присвоении имени УВвод данныхФ макросу | Открытие окна конструктора макросов (ОКМ) |
| ОКМ | Выбор в пункте УМакрокомандаФ пункта УОткрыть таблицуФ, в разделе УАргументы макросаФ выбрать , имя таблицы режим открытия, режим данных, закрыть ОКМ | Запись созданного макроса в окно базы данных |
| ОСК | Выбор пункта УСвойства макетаФ в строке УРисунокФ перейти в окно построителя рисунков | Окно построителя рисунков (ОПР) |
| ОПР | Выбрать рисунок | Создание рисунка на кнопке |
| ПЭ | Выбрать пиктограмму УПодписьФ, разместить на поле формы, набрать текст подписи. | Создание надписи к форме |
Для автоматического запуска панели кнопок с Урабочего столаФ Windows в окне базы
данных выбирают кнопку УМакросФ. Нажимают кнопку УСоздатьФ и в открывшемся окне
УМакрокомандаФ выбирают УОткрыть формуФ. В позиции УАргументы макросаФ в
строке УИмя формы выбирают УПанель кнопокФ, а в строке УРежимФ - УФормаФ. При
сохранении макроса ему присваивают имя УautoexecФ.
Çàêðûâàþò ACCESS. На
диске С: находят файл с именем PRO_DT.MDB, создают для него ярлык и присваивают
этому ярлыку имя. При активизации ярлыка на рабочем столе, автоматически
запускается панель кнопок
Список литературы
1. Визе Манс Microsoft ACCESS 2.0 Локализованная версия. М., Бином. 1995.
2. Евдокимов В. В. Экономическая информатика. Учебник для ВУЗов. СПб. Питер.
1997
