2 Переход на новые технологии в гато глава III

Вид материала

Документы

Подобный материал:

• Психологическая энциклопедия психология человека, 12602.79kb.
• Iii. Продукия, ее особенности 6 III описание продукции 6 III применяемые технологии, 2464.73kb.
• 3 3 Новые технологии в организации медицинской помощи в "црб читинского района". Стационаро-замещающие, 973.58kb.
• Iii международная научно-практическая конференция, 73.96kb.
• I. Все об успехе 25 Глава, 2357.33kb.
• Iii международная научно-практическая конференция «Непрерывное географическое образование:, 57.52kb.
• М. М. и его реформы. Реферат, 111.49kb.
• М. М. и его реформы План реферат, 96.39kb.
• «Исследование эффективности рекламы», 700.1kb.
• Курсовая работа По предмету: «Организация и технология коммерческой деятельности», 912.84kb.

ГЛАВА I. СОВРЕМЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

1.1. Проблемы автоматизации архивного дела


Информатизация архивного дела – многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, экспериментальные работы, создание программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ и т.д. сердцевиной информатизации являются информационные технологии (ИТ). В свою очередь информационная технология не сводится только к наличию в компьютере программного обеспечения. Это – также и весь комплекс вопросов, связанных с его эффективным использованием: способы и режимы работы с программами, определение и подбор специалистов (их квалификация, специализация и полномочия), организационные формы разнообразного применения ПО, его сопровождение (поддержка в рабочем состоянии, модернизация), планирование ввода информации (последовательность, полнота), эффективное использование результатов машинной обработки данных.

Автоматизированные архивные технологии (ААТ) в отличие от традиционных, не использующих средства вычислительной техники, имеют существенные преимущества:

• дают возможность быстрого доступа к информации с возможностью получения всей ее необходимой совокупности в нужном виде, оперативного внесения изменений в информацию и получения ее на экране дисплея или в печатном виде непосредственно на рабочем месте;
  
• повышает доступность всех информационных массивов (независимо от мест их хранения), на которые не распространяются ограничения функционального или служебного характера.
  

В настоящее время под воздействием информатизации изменяются не толь


ко технологии – изменяются теория и методика архивного дела. В этом легко убедиться, обратившись к последнему изданию «Основных правил работы архивов организаций» и «Основных правил работы государственных архивов», в которых целые разделы посвящены комплектованию, учету и экспертизе ценности и обеспечению сохранности электронных (машиночитаемых) документов, созданию электронного научно-справочного аппарата архива и ведению автоматизированного учета, организации внедрения информационных технологий. По ряду направлений работы архивов информационные технологии почти вытеснили традиционные технологии (учет документов, учет интенсивности использования, каталогизация и др.).

На современном этапе информатизация архивов должна способствовать расширению доступа (в том числе удаленного, то есть через глобальные компьютерные сети) к документной информации, появлению дополнительных возможностей научного анализа информационных богатств архивов, созданию нового инструментария архивной эвристики, новых форм издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего СD-ROM и DVD), интеграции информационных ресурсов архивов в мировые глобальные сети.

К объектам информатизации работы государственного архива относятся:

• информатизация комплектования архива и экспертиза ценности документов;
  
• создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива с целью совершенствования процесса поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);
  
• комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждениях-источниках комплектования государственного архива;
  

• учет документов архива и контроль обеспечения сохранности документов;
  
• информационно-справочная работа, контроль исполнения запросов, поступающих в архив от учреждений, исследователей и граждан;
  
• контроль внедрения автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях-источниках комплектования государственного архива.
  

Достаточно сложной задачей является разработка программного обеспечения для архивов. Система архивных учреждений в России в силу своей малочисленности и зависимости от государственного бюджета (то есть бедности) не является рынком. Архивное дело является централизованным, и, следовательно, программное обеспечение должно обеспечивать высокий уровень форматной совместимости, что приводит разработку специализированных программ в индивидуальный заказ.

Исходя из этих объективных условий, можно определить два варианта решения проблемы программного обеспечения:

1. Использование промышленным образом произведенного продукта.
   
2. Создание собственных программных разработок.
   

В силу перечисленных выше причин, второй вариант получил наиболее широкое распространение. Практически одновременно с приобретением техники в архивных учреждениях начинают создаваться программы по основным направлениям деятельности государственных архивов, прежде всего по учету документов на уровне фонда.

При реализации автоматизации системы государственного учета документов АФ РФ, созданной ВНИИДАД, пришлось решать ряд серьезных проблем.

Первая заключалась в скудном финансировании информатизации. Удалось привлечь архивистов, которые работали бесплатно. На оплату программистов нужны были значительные деньги. Они были найдены в разных источниках – часть от выполнения международных договоров архивами, из Института Открытое общество, и, наконец, пришлось обратиться с письмом к регионам с просьбой выделить деньги на разработку первых версий программы ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

В основе второй проблемы лежали причины скорее психологического характера. По предложенной схеме при создании автоматизированного ЦФК накопленный карточный массив ЦФК никак не используется. Для архивистов трудно было принять подход, при котором труд многих сотен людей в течение десятков лет оказался напрасным, хотя выдвинуть разумную альтернативу никто не смог.

Третья проблема была связана с внедрением программы. К моменту ее создания в архивах уже работало более десятка разных программ сходного назначения. Для создания единой системы автоматизированного учета были нужны однотипные сведения в едином формате, поэтому внедрение унифицированного ПО было критическим условием развития автоматизированного госучета. Кроме того, решено было ПО сделать многофункциональным. Помимо функций учета в архиве, программа осуществляет функции научно-справочного аппарата, функции контроля за обеспечением сохранности, контроля за состоянием НСА, автоматически формирует большую часть паспорта архива (подсчитывает 170 показателей из 220), автоматически формирует текст путеводителя по архиву. Каждый из этих моментов весьма важен для архива, например, на подготовку путеводителя по архиву обычно тратится 2-4 года.

Было решено ПО раздавать архивам бесплатно. Архивам было исполнено бесплатное конвертирование всех массивов, накопленных ими в других программах, в формат нового ПО. Каждое из этих решений приходилось отстаивать с большими усилиями.

Не лишним будет напомнить еще об одной проблеме, препятствующей скорейшей и успешной автоматизации архивной отрасли – недостаток специалистов.


Особенность рассматриваемой предметной области – ее консервативность. Помимо действующих нормативных актов, технологии работы с документами определяются сложившейся практикой. Внесение изменений в существующий порядок, тем более таких революционных как внедрение автоматизации системы, отнюдь не приветствуется. Система отечественного делопроизводства подразумевает движение документа в бумажном виде. Сотрудники архивных учреждений и организаций привыкли работать с бумажными документами. Все еще широко используется бумажные учетные формы (бумажные картотеки и журналы). Даже если в организации действует автоматизированная система, предназначенная для поддержки работы с документами, на нее возлагается минимум функций (в основном это регистрация документов и подготовка отчетов).

В качестве еще одной особенности можно выделить слабую профессиональную подготовку сотрудников архивных служб. Несмотря на наличие профильных высших учебных заведений, специалистов с высшим образованием в области делопроизводства и архивного хранения документов, работающих по специальности, можно встретить достаточно редко. В основном же знания в данной предметной области приобретаются по результатам опыта работы с документами и являются следствием существования устойчивых, но часто ошибочных стереотипов.

Причем эта проблема актуальна не только в России. На пленарном заседании XIII конгресса Международного совета архивов очень живо обсуждалась тема архивного образования в новых условиях влияния информационных технологий. Т. Томассен из Королевской архивной школы Нидерландов представил доклад под названием «Получение водительских прав для электронного шоссе: архивное образование в эпоху транснациональных информационных коммуникаций». Он предположил, что простое вклю­чение технических дисциплин в традиционные программы обучения не даст должного эффекта и приведет лишь к нерациональ


ным материаль­ным расходам. Вместе с тем он предложил схему нового архивного обра­зования, состоящего из четырех компонентов:

1. комплексное обеспече­ние образования и подготовки архивистов, отражающее статус архивной науки как самостоятельной дисциплины в сфере информационных наук;
   
2. основы преподавания и обучения, учитывающие свойства личности и индивидуальный подход к обучаемому;
   
3. гибкая организация, ориенти­рованная на сотрудничество и международный обмен;
   
4. тесное и крити­ческое взаимодействие с коллегами по профессии.
   

По мнению Томассена, основным элементом методологии образова­ния архивистов должна быть интеграция, которая предусматривает не только включение в существующие программы новых предметов, но и взаимосвязь всех элементов архивоведческого образования. При этом необходимо также учитывать, что в результате технического прогресса архивоведения из вспомогательной отрасли исторической науки фактически превратилась в самостоятельную дисциплину в сфере информационных услуг. Бурный прогресс, происходящий в области информации и телекоммуникаций, ускоряет и темпы развития архивоведения.

Однако всему нужно время, и пройдет, не один год, прежде чем архивная отрасль в должной мере насытится грамотными и подготовленными специалистами. Сейчас же в большинстве случаев сотрудники архивов совершенствуют свои знания и умения самостоятельно либо путем организации курсов компьютерной грамотности. И это, на мой взгляд, наиболее реальный и эффективный в настоящее время способ решения проблемы.


Таким образом, можно констатировать, что в первой половине 1990-х гг. в архивной отрасли появилась реальная почва для широкого применения информационных технологий. Парк персональных компью­теров значительно вырос, накоплен большой массив машиночитаемой информации, в основном в виде тематических баз данных, реже в виде баз данных по учету и спискам учреждений — источникам комплектова­ния. В целом среди архивистов возросла компьютерная грамотность, появился опыт работы с базами данных, компьютеры перестали быть чужеродной экзотикой, а превратились в одно из необходимых средств повседневной работы. В то же время быстро выяснилось, что компьюте­ры удобны и полезны при подготовке архивами различного рода изданий и выполнении социально-правовых запросов.


Все, что описывалось мной до сей поры, можно назвать периферией архивной работы. Процесс компьютеризации не вторгался сколько-нибудь глубоко в ведение учета, создание научно-справочного аппарата, контроль за обеспечением сохранности документов. Однако автоматиза­ция этих основных функций архивных учреждений и должна составлять ядро архивной информационной системы.


1.2. Разработка автоматизированных архивных технологий


Компьютеризация архивного дела базируется на Концепции информатизации архивного дела в России и в общеотраслевой Программе информатизации, принятой Государственной архивной службой в 1995 году. В Концепции даются лишь общие ориентиры. Это комплектование архивных фондов, экспертиза ценности и отбора документальных материалов, хранение архивной информации в распределенной базе данных, учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда, автоматизация научно-справочного аппарата, подготовка к изданию архивных справочников и документальных материалов, планирование и учет деятельности и отчетность архивных учреждений. При этом в отношении программного обеспечения говорится с несколько большей определенностью - информационные технологии по основным направлениям деятельности государственных архивов должны быть унифицированными в общеотраслевом масштабе. То есть, архивам нет надобности самим заниматься разработкой основных программ – то, о чем мы говорили выше. Программы по учету, контролю за обеспечением сохранности документов, созданию НСА должны предоставляться Росархивом после одобрения экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела на основе анализа характеристик информационных потоков в архивных учреждениях провел работу по созданию прикладного программного обеспечения для компьютерной поддержки основных функций государственных архивов. Разработанные базы данных: «Паспорт архива», «Учет фондов», «Аннотация фондов», «Учреждения – источники комплектования», «Читальный зал», «Учет исполнения запросов», «Физическое состояние документов» - составляют программный комплекс первой очереди. На рис. 1 приведена структура этого ком


плекса, а также показаны некоторые основные информационные связи между отдельными базами данных.


1.3. База данных «Паспорт архива»


В соответствии с приказом Росархива от 05.08.93 государственные архивы и центры хранения документации должны предоставлять один раз в три года статистическую отчетность по форме № 3 «Паспорт государственного архива на 1 января 200_ года», которая заполняется на основании Памятки, где сказано, что в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении документах, в том числе неописанных, непрофильных, временного срока хранения, включенных в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и другие акты; а также приводятся указания по заполнению таблиц «паспорта».

В табличную форму статистической отчетности входят следующие разделы:

• состав и объем документов;
  
• состав и объем страхового фонда копий документов;
  
• государственный учет и научно-справочный аппарат к документации;
  
• состав и объем научно-справочной библиотеки;
  
• здания.
  

Заполнение и обобщение информации форм статотчетности в настоящее время ведется вручную.

Разработка БД «Паспорт архива» способствует оптимизации процессов управления Архивным Фондом Российской Федерации, уменьшению трудозатрат на статистическую и аналитическую обработку информации об архивах в местных органах архивного управления и в целом по РФ.


База данных «Паспорт архива» создана в целях своевременного предостав


ления достоверной информации для принятия управленческих решений по проблемам обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ и его развития, повышения оперативности аналитической обработки статистических данных для оптимизации процессов государственного регулирования развития архивного дела. Основное назначение БД «Паспорт архива» - реализация функций централизованного государственного учета Архивного фонда РФ Росархивом, органами управления архивным делом субъектов Федерации и государственного учета Архивного фонда госархивами.

Основная задача БД – оперативное обеспечение достоверной информации потребителей.


В архивных учреждениях, располагающих необходимыми средствами вычислительной техники, в соответствии с установленным порядком представления форм статистической отчетности формируется БД «Паспорт архива». Исходными данными служат сведения, получаемые по результатам учета архивного учреждения по основным направлениям деятельности.

Ввод информации о подведомственных архивных учреждениях в базу данных «Паспорт архива», размещенную в органе управления, производится с полученных от архивов дискет или путем компьютерной связи, т.е. без повторного ввода первичной информации, а также с традиционной формы паспорта. В БД предусматривается возможность работы в оперативном режиме в динамике с глубиной ретроспективы не менее 10 лет.

В результате автоматизированной обработки поступивших в БД «Паспорт архива» сведений составляют обобщенные сведения по органу управления выходные отчеты, которые представляются в печатном виде, в виде машинного носителя или путем компьютерной связи на следующий вышестоящий уровень управления. В связи с однотипностью исходной информации, процедур ее обработки и


обобщения разработано универсальное программное обеспечение БД «Паспорт архива», применяемое на разных уровнях (государственный архив - орган управления архивным делом субъектов Федерации).

Данная БД обеспечивает аналитическую и статистическую обработку информации как в целом по Архивному фонду Российской Федерации, хранящемуся в архивных учреждениях системы Росархива, так и в разрезе архивов различного ранга, в том числе с учетом территориального принципа.

БД спроектирована на основе статистического отчета по форме № 3 «Паспорт государственного (-ых) архива (-ов), центра (-ов) хранения документации» и Объяснительной записки к нему.

Соответствие данных формы № 3 учетным документам, качество ее заполнения при вводе информации в БД «Паспорт архива» обеспечивается архивными учреждениями.


1.4. База данных «Учет архивного фонда»


Государственный учет документов является одной их важней­ших функций архивов Российской Федерации. Учет документов предполагает их организацию по определенным классификационным комплексам в целях обеспечения сохранности и возможности ад­ресного поиска. Традиционная система учета документов основана на принципах централизации, преемственности и четкой регламен­тации учетной документации на стадии государственного и ве­домственного хранения, что закреплено правилами работы и дру­гими нормативами. Единообразие форм учетной документации поз­воляет разработать типовые технологические решения для компь­ютерной поддержки этого направления архивной деятельности.


БД «Учет архивного фонда» обеспечивает современную автома­тизированную


технологию ведения учетных документов. Опыт внедрения по­казал, что она позволяет избежать технических ошибок в учете, присущих традиционным формам учета документов. Достигается это следующим обра­зом. Сначала фиксируются учетные данные по архивам на 1 января текущего года, а затем по жесткой технологии вносятся изменения в учетные данные архива. Система выдает основные и вспомогательные учетные документы, ко­торые архивисты традиционно вели вручную (лист фонда, книга учета поступлений, список фондов, паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, а также реестр описей, книга учета движения фондов, опи­сей и дел и др.).

В настоящее время автоматизированный учет, реализованный в среде Огас1е (сетевой режим), действует в семи центральных архивах Москвы. В десяти архивах кадровой документации работает версия под Visual FохРго 6.0 (локальный режим), и не­обходимая информация по оптоволоконным каналам связи ежедневно переда­ется на центральный сервер. Кроме того, начиная с 2002 г. в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, данные в электронном формате направляются в Росархив для использования их в программных комплексах «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

.

1.5. База данных «Учреждения – источники комплектования»


Комплектование Архивного фонда РФ, систематическое и ка­чественное пополнение его документами, объективно отражающими историческое развитие общества, является важной функцией в деятельности го­сударственных архивов. Критерии определения источников комплектования наряду с критериями и принципами отбора документов на государственное хранение составляют научную основу классификации документов АФ РФ. Единство научных и методологических подходов в работе государственных архивов с учреждениями-источниками комплектования позволяет разработать типовые технологические решения для компьютерной поддержки этого направления в работе государственных архивов областного и муниципаль­ного уровней. Федеральные архивы и центры документации имеют специфику и требуют индивидуального подхода к технологическим решениям компь­ютерной поддержки в области комплектования. Следующим этапом явится разработка автоматизированного контроля за работой по комплектованию для органов управления архивным делом.


База данных "Учреждения - источники комплектования" - информацион­ная система, которая должна способствовать совершенствованию ведения списков учреждений-источников комплектования, повышению оперативности контроля за работой ведомственных архивов, а такие быстрому поиску ин­формации и получению справочных (статистических) сведений на уровне областного и городского архивов с постоянным составом документов.

В соответствии с этим данная система обеспечивает информационную поддержку следующих задач:

- ведение списков учреждений-источников комплектования го­сударственного архива в электронном формате;

- контроль за организацией документов в делопроизводстве учреж­дений;

- контроль за работой ведомственных архивов; оперативный поиск и выдача информации при выполнении запросов;

- статистическая обработка сведений;

- учет сведений о состоянии работы с учреждениями - фондообразователями и их статистическая обработка;

- контроль за проведением экспертизы ценности и отбором докумен­тов в ведомственных архивах.


В настоящее время подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы» обеспечива­ет автоматизированное ведение информации но комплектованию архивного фонда. Один из таких информационных ресурсов – ведение списка организаций – источников комплектования архивов документами. Особенностями распределения документов между московскими архивами продиктована необходимостью ведения разных БД по определенным группам источников комплектования, а также ведение сводного списка источников комплектования центральных архивов Москвы. Эти БД выполняют учетную функцию, определяя количество принятых на хранение документов по видам. Они ведутся в ав­томатизированном режиме начиная с 1992 г. средствами СУБД Q?@А 4.0. В БД содержатся сведения об отраслевой или ведомственной принадлежности орга­низаций, форме собственности, наличии и сроках утверждения инструкций по делопроизводству, ведомственных перечней документов, номенклатур дел, ко­личественные характеристики дел, крайние даты документов, сроки передачи их в государственный архив и др.


1.6. База данных «Учет использования документов архива»


Современные процессы общественного переустройства, происходящие в России, значительно усилили потребность в архивной информации. В связи с этим возрастает значение деятельности архивных учреждений по органи­зации использования документов, входящих в состав Архивного фонда Рос­сийской Федерации.

Организация использования архивных документов является частью на­учно-информационной деятельности государственных архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общест­венным организациям и гражданам ретроспективной документной информа­ции.

Архивные документы используются в целях: управления, политичес­ких, народно-хозяйственных, научных, культурно-просветительских, аги­тационно-


пропагандистских, социально-правовых, учебных, в целях художественного творчества и др.

В современных условиях использование архивных документов отлича­ется большим тематическим, географическим, хронологическим разнообра­зием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей.

Учет использования документов при этих условиях играет немаловаж­ную роль и предполагает организацию его по определенной системе.

Введение "Основными правилами работы государственных архив Российской

Федерации" унифицированных учетных Форм обеспечивает анализ количественных и качественных характеристик использования архивных доку­ментов. Единообразие форм учетной документации по использованию архивных документов позволило разработать типовые технологические решения для компьютерной поддержки этого направления архивной деятельности.


При разработке БД "Учет использования архивных документов архиве" в качестве объекта автоматизации выступает функция архива по учету ис­пользования архивных документов как государственной, так и негосударс­твенной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения задачи, разработанные для архивов Российской Федерации разного уровня адаптированы к специфике каждого отдельного архива.

БД разрабатывалась с целью совершенствования технологи учета ис­пользования документов на основе применения ЭВМ. Автоматизация этого направления деятельности архивных учреждений позволила повысить качест­во и оперативность получения данных об использовании, обеспечила получение сводных статистических и аналитических сведений в целях интенси­фикации использования документов АФ РФ и обеспечения потребителя реле­вантной документной информацией.

БД "Учет использования документов архива" способствует организации комплексного использования документов архива:

- максимальной полноте и интенсивности использования выяв­ленной архивной информации;

- выявлению тематических комплексов документов, предназна­ченных для дальнейшего использования;

- установлению долговременных и многосторонних связей с воз­можным кругом потребителей ретроспективной информации;

- применению новых вариантов традиционных форм организации использования архивной информации;

- постоянному привлечению внимания средств массовой информа­ции к мероприятиям по организации использования архивной информации;

- мероприятиям по экономии трудозатрат сотрудников архива.

Основой разработки БД "Учет использования документов архива" яв­ляются следующие формы учета, закрепленные "Основными правилами работы государственных архивов РФ" (раздел 8):

- заказ (требование) на выдачу дел;

- акт о выдаче дел во временное пользование;

- книга выдачи дел из хранилища;

- лист использования документов;

- анкета исследователя;

- журнал регистрации исследователей и их личных дел:

- журнал регистрации посещений исследователями читального зала;

- карточка учета форм использования документов;

- карточка регистрации и учета исполнения запроса;

- карточка учета исследователей и тематики исследований

- карточка учета изданий архива.


Подсистема «Использование документов Архивного фонда Москвы» предназначена для обработки информации по использованию документов мос­ковских архивов. Для учета работы по запросам граждан и организаций ведет­ся электронная картотека социально-правовых и тематических запросов, которые поступают в отделы информационного обслуживания московских ар­хивов. При ее разработке учитывались требования отдела организационно-рас­порядительной работы и 17 архивных учреждений системы Мосгорархива, направленные на сокращение сроков регистрации запросов, ускоренный поиск данных об их исполнении, контроль за сроками исполнения, а также учет и анализ этой работы. В настоящее время комплекс поддерживает создание электронной картотеки по трем видам запросов: социально-правовые, темати­ческие, консульские. Программное обеспечение решено в среде Visual FохРго 5.0 и эксплуатируется как в многопользовательском режиме ЛВС Novel NеtWаге 5.0, так и в однопользовательском режиме (в административных окру­гах Москвы) с возможностью двухстороннего обмена данными с центральны­ми серверами объединения.


1.6. Программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»


В 1995-1997 гг. согласно концепции Росархива началась работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд».

В 1995 году всем архивам системы Росархива была передана для опытной эксплуатации 1-я экспериментальная версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд». Первая версия программы стала, по сути, первым шагом в создании общеотраслевого программного обеспечении Программа была реализована в среде МS DОS. Структура файлов ПК «Архивный фонд» была первоначально организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект (фонд, опись, и т.д.) Преследовалась двоякая цель - отработка и создание единого электронного формата описания архивных документов на уровне фонда и начало формирования массивов данных в этом формате.

По итогам апробации программного комплекса «Архивный фонд» (1-ая версия) в архивных учреждениях Республик Алтай, Башкирия, Татарстан, Удмуртия, Алтайского и Красноярского краев, Вологодской, Курганской, Нижегородской, Омской, Пермской, Свердловской, Смоленской, Тверской, Томской, Тульской, Тюменской и Челябинской областей в Отдел автоматизированных архивных технологий ВНИИДАД были переданы замечания и предложения архивных учреждений Российской Федерации, на основе которых был создан свод замечаний и предложений. В данном документе были указаны конкретные недостатки программы и предложения по их устранению. Таким образом, первая версия программного комплекса «Архивный фонд» нуждалась в уточнении и доработке с учетом полученных от архивов конструктивных замечаний и предложений.

В течение 1996 и начала 1997 годов шла активная работа над созданием усовершенствованной версии программного комплекса «Архивный фонд». Вторую версию программы было решено реализовать в среде Windows на основе программного продукта FохРго.

После принятия второй версии ПК «Архивный фонд» Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива, она была представлена на итоговой коллегии Росархива в марте 1997 года и бесплатно роздана представителям архивных учреждений практически всех субъектов Российской Федерации. Тогда же органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации был передан программный комплекс «Фондовый каталог». В Росархиве начала функционировать экспериментальная версия автоматизированного Центрального фондового каталога.


Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированной комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроля за хранением документов, состоянием научно-справочного аппарата. Информация базы данных служит основой для ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управлений архивным делом и Центрального фондового каталога ; это дает возможность перехода к передаче сведений в фондовые каталоги и ЦФК в электронном формате.

Организация ввода сведений в БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» в 1997 - 1999 годах регулировалась инструктивными письмами Росархива, ежегодными «Указаниями по планированию работы учреждений системы Росархива». Накопленный в течение трех лет опыт внедрения системы позволил разработать Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный Приказом Росархива № 64 от 23.10.2000, в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учета.

К середине 90-х годов в государственных архивах функционировали около 15 учетных баз данных, форматно несовместимых между собой. В начале 1998 года базу данных «Архивный фонд» уже вели 11 федеральных архивов, 45 региональных и 12 муниципальных архивов. Общий накопленный объем описаний составил 107 тысяч фондов. Столь большой объем введенных данных был достигнут в основном благодаря тому, что Росархив конвертировал в единый формат «Архивного фонда» описания 60 304 фондов и З7 411 описей, ранее введенных архивами в различные базы данных, выполнявшие функции учета и научно-справочного аппарата.

В течение 2001 года силами отдела и привлеченных специалистов велась разработка 3-ей расширенной версии ПК «Архивный фонд», которая дала возможность, помимо поддержки автоматизированного государственного учета архивных документов (в области которого основными решаемыми задачами были - доработка и усовершенствование), автоматизировать все виды научно-справочного аппарата к документам архива. Данная версия программного комплекса была передана во все федеральные архивы и органы управления архивным делом субъектов РФ на расширенной Коллегии Росархива 27 февраля 2002 года для опытной эксплуатации. Большинство архивов, которые вели вторую версию программы, перешли на новую версию. Данный переход был абсолютно безболезненным, т.к. в новой версии программы была предусмотрена автоматизированная функция преобразования информационного массива в формат 3-ей расширенной версии программного комплекса «Архивный фонд».

В течение 2003 года велась работа по доработке третьей версии ПК «Архивный фонд» и переводу программы на другую более современную платформу (аппаратная платформа - IВМ совместимые компьютеры: программная платформа - Microsoft Windows операционная система (ОС), требование к ОС - не меньше Windows 98 (2-я редакция), рекомендуемая ОС - Windows 2000, язык программирования – Delphi, Сервер КД - FireBird 1.5).

Данная работа велась на основе замечаний и предложений присланных из архивов субъектов Российской Федерации.

Динамика внедрения ПК «Архивный фонд» в период с 1998 по 2002 год выглядит следующим образом.

Число федеральных архивов, ведущих базу данных «АФ», остается стабильным. Наиболее продуктивным для федеральных архивов в плане ввода информации в БД был 2000 год. Это связано со многими факторами. Во-первых: в большинстве архивов работа с ПК «Архивный фонд» стала приоритетной задачей в области учета документов; во-вторых: сотрудники архивов, непосредственно работающие с программой, хорошо изучили ее и накопили необходимый опыт; в-третьих: во многих архивах появилась современная компьютерная техника, позволяющая наиболее эффективно работать с программой. Снижение ввода информации в БД «Архивный фонд» в 2001 и 2002 годах связано с тем, что в большинстве федеральных архивов уже была накоплена основная информация о фондах архива, регламентированная Временным порядком государственного учета, и работа велась в основном по редактированию и внесению изменений и дополнений в уже имеющиеся записи. С 2001 года федеральные архивы начали работу по заполнению разделов "Опись", "Движение документов".

Число государственных архивов субъектов Российской Федерации, участвующих в заполнении базы данных «Архивный фонд», постоянно увеличивается (на данный момент - 114 архивов), хотя и недостаточными темпами. Возрастает и количество субъектов РФ, в которых проводится данная работа, их число достигло 61-го.

Итого на начало 2003 года БД «Архивный фонд» вели 588 архивов.

Динамика роста совокупного объема данных в целом показывает нарастание темпов ввода информации в автоматизированную систему государственного учета документов. Основной прирост объемов дают государственные архивы субъектов РФ, причем процесс идет с ежегодным ускорением. Остается большой резерв у муниципальных архивов.

Следует отметить, что внедрение и развитие системы автоматизированного государственного учета ведется недостаточно эффективно.

Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки: неправильная упаковка (архивация) данных, присылаются не те массивы (пустые, демонстрационные, с включением собственно программного обеспечения). Причина - низкая квалификация сотрудников, небрежность при подготовке данных к передаче.

Как правило, не соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «АФ». В основном это относится к разделу «Паспорт архива», который заполнен лишь в 10% массивов. Редко заполняются показатели «Историческая справка» и «Аннотация».

Работа по ведению БД «Архивный Фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации. Наиболее распространенным недостатком является отсутствие в текстовой части сведений о количестве введенных или планируемых для ввода описаний фондов с пояснением, в какие разделы вводилась (будет вводиться) информация. Часто не указывается, в каких конкретно архивах ведется БД «Архивный Фонд».

Нередки потери введенных данных из-за отсутствия бесперебойных источников питания и, главное, из-за того, что не создаются страховые копии массивов. Это является нарушением элементарных требований к работе с электронными данными.

Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного госучета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой. Значительная доля компьютерного оборудования в 2001-2003 гг. приобреталась на средства, выделяемые по разделу «Информатизация» подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 гг.)». Однако такого количества техники недостаточно для решения задач автоматизированного госучета. Особенно остро данная проблема стоит в муниципальных архивах.

Основной целью внедрения и развития автоматизированной системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является отказ от ведения госучета в традиционном бумажном виде, что является очень трудоемким процессом, и переход к передаче сведений в Центральный фондовый каталог в электронном формате. Поэтому необходимо как Росархиву так и директорам федеральных архивов, органам управления архивным делом продолжить и активизировать многоплановую работу по организации развития системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.


ВЫВОДЫ


Повысить качество и эффективность автома­тизации информационного обслуживания архивов вов­се не означает «завалить» архивистов разнообразными полнотекстовыми и реферативно-библиографическими базами дан­ных, перед которыми иной из них будет испытывать такую же растерянность, как перед мно­гочисленностью библиотечных каталогов. Ин­терфейс доступа к информации должен быть для потребителя информации единым, интуитивно ясным, используемые средства - простыми, тех­нологии - распространенными. От потребителя информации требуется только одно - запрос, сформулированный на естественном языке, от автоматизированной информационной служ­бы - возможность приема запроса по телеком­муникационным каналам, умение преодолеть нечеткость запроса и организовать выдачу из имеющихся массивов полной и точной инфор­мации.

Автоматизированная информационная служба рассматривается мною как совокупность информа­ционных массивов, объединенная общностью ре­шаемых информационных задач и программно-технических средств доступа к ним. В рамках ин­формационной службы один и тот же массив мо­жет использоваться различными базами данных и поисковыми системами в соответствия с той или иной стратегией поиска. Совокупность баз данных, как известно, образует автоматизированный банк данных - техническую форму организации досту­па к информации, в том числе, и удаленного. Ис­пользование специальных средств поиска неструк­турированной информации, не позволяет, на мой взгляд, свести сущ­ность информационной службы только к банку данных. Речь идет скорее об объединении различ­ных информационных технологий, направленных на обработку запросов потребителей информации. Требования к программной совместимости в рам­ках комплекса используемых информационных технологий определяются с учетом того, что при их завышении мы можем потерять часть потенциаль­ных потребителей. Например, ставя условием пе­редачу информации через модем или на СD-RОМ, мы отсекаем потребителей, не имеющих к компьютерах модемов или устройств чтения компакт-дисков. В то же время, занижение требований в условиях конкурентной борьбы на рынках информации возможно лишь в той степени, в какой ВНИИДАД является монопольным поставщиком того пли иного информационного ресурса.

Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве целесообразно установление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой которой руководит администратор сети.

Информатизация архивных учреждений по­зволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами свя­зи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности науч­ных исследований, осуществляемых на основе архивной информации.

Применение современных средств коммуника­ции совместно с автоматизацией процессов поис­ка архивной информации позволит в значитель­ной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря воз­можности проведения межархивного тематичес­кого поиска информации.