Затверджено розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації

Вид материала

Документы

Подобный материал:

• Аналіз регуляторного впливу до проекту розпорядження голови Сумської обласної державної, 91.27kb.
• Спільне розпорядження голови сумської обласної державної адміністрації та голови сумської, 279.86kb.
• Затверджено розпорядженням голови районної державної адміністрації, 73.79kb.
• Сумська обласна державна адміністрація інспекція державного технічного нагляду, 125.25kb.
• Затверджено розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації, 56.78kb.
• Україна розпорядження голови Рахівської районної державної адміністрації Закарпатської, 352.99kb.
• Аналіз регуляторного впливу до проекту розпорядження голови Сумської обласної державної, 180.19kb.
• Звіт про повторне відстеження результативності розпорядження голови обласної державної, 74.04kb.
• Рівненська обласна державна адміністрація розпорядження голови обласної державної адміністрації, 435.34kb.
• Грицай Сергій Михайлович заступник голови Сумської обласної державної адміністрації., 204.12kb.

, або скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:

Голова Сумської обласної державної адміністрації або	підпис	ініціали, прізвище
Голова	підпис	ініціали, прізвище

У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня голова, заступники голови відповідно до розподілу обов’язків підписують усі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, що залишається у справі, а на місця розсилаються засвідчені відділом документообігу його копії.

50. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
    

Голова	підпис	ініціали, прізвище
Заступник голови	підпис	ініціали, прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова Сумської обласної державної адміністрації	Голова Сумської обласної ради
підпис, ініціали, прізвище відбиток гербової печатки	підпис, ініціали, прізвище відбиток гербової печатки

51. Протоколи засідань колегії підписуються головою (за його відсутно- сті - головуючим на засіданні) та секретарем, наприклад:
    

    Голова колегії	підпис	ініціали, прізвище
    Секретар колегії	підпис	ініціали, прізвище

52. Протокол засідання консультативно-дорадчого органу при адміністрації підписується особою (особами), визначеною (визначеними) Положенням про цей орган.
    
53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, ініціали та прізвище якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється в разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).
    
54. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
    
55. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
    

Візи та гриф погодження

56. У разі виникнення потреби в проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
    
57. Погодження може здійснюватись як в адміністрації посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
    
58. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
    
59. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в адміністрації.
    
60. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
    

Начальник юридичного відділу

підпис, ініціали, прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

61. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
    
62. Порядок візування проектів розпоряджень та доручень голови адміністрації, наказів заступника голови-керівника апарату адміністрації визначений розділом «Складення деяких видів документів. Розпорядження, накази» цієї Інструкції.
    
63. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
    
64. Якщо під час візування з’ясується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
    
65. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
    

ПОГОДЖЕНО

Начальник державної фінансової

інспекції в Сумській області

підпис, ініціали, прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
експертно-перевірної
комісії Державного архіву

Сумської області

Дата №

66. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
    
67. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:
    

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

Назва проекту документа

Найменування посади	підпис	ініціали, прізвище
Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

68. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
    

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

69. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою адміністрації.
    

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, поданий у додатку 7 до Інструкції.

70. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування адміністрації або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
    

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

71. Наказом по апарату адміністрації визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, інших печаток і штампів, посадові особи, відповідальні за їх зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
    

Відмітка про засвідчення копій документів

72. Адміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови або заступника голови-керівника апарату адміністрації.
    

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, стажування, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з адміністрацією, а також під час формування особових справ працівників адміністрація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

73. Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
    

Згідно з оригіналом

Начальник відділу підпис   ініціали, прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного підрозділу апарату адміністрації (без зображення герба).

74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах адміністрації, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки відділу документообігу, наприклад:
    

Дата, індекс

________________________________________________________________________________________________________________________________

Голова Сумської обласної державної адміністрації		ініціали, прізвище
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу документообігу	підпис	ініціали, прізвище
відбиток печатки відділу документообігу
Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання
документа, наявність його в електронній
формі та надходження до адміністрації

75. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
    

Петренко 62 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 62 23 29

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Іваненко 452 85 98

ДН 3 16.03.2011

76. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, що засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки в лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
    

    До справи № 03-10	До справи № 05–19
    Лист-відповідь від 20.05.2011 № 03-10/01/802	Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011
    посада, підпис, ініціали, прізвище 21.05.2011	посада, підпис, ініціали, прізвище 05.03.2011

77. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці в центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.
    
78. Відмітка про надходження документа в адміністрацію проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування адміністрації - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. При застосуванні автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
    

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 146 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа, автор документа, подає відділу документообігу документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі -авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Запис про державну реєстрацію

79. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах (розпорядженнях голови адміністрації), уключених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, у Головному управлінні юстиції у Сумській області в установленому законодавством порядку.
    

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Розпорядження, накази

80. Розпорядження голови адміністрації (далі - розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань. Накази по апарату адміністрації згідно з Положенням про апарат видаються заступником голови-керівником апарату адміністрації відповідно до його компетенції. За змістом видаються з основних питань діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань.
    
81. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються суб’єктами, визначеними чинним Регламентом, за дорученням голови адміністрації чи за власною ініціативою та на виконання документів органів влади вищого рівня.
    

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу): про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо готує відділ кадрової роботи апарату адміністрації на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів. При цьому довідка про погодження може не оформлюватись.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу): про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо готує відділ кадрової роботи, інші проекти наказів – керівники структурних підрозділів апарату адміністрації, візуються головним розробником, начальником юридичного відділу, за необхідності начальником відділу фінансово-господарського забезпечення апарату адміністрації.

82. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань в обов’язковому порядку візуються в довідці про погодження, передбаченою чинним Регламентом адміністрації, керівником структурного підрозділу, в якому його створено (головним розробником), заступником голови відповідно до розподілу обов’язків, начальниками юридичного відділу, відділу документообігу, головним спеціалістом з питань запобігання та протидії корупції (у встановленому законодавством порядку), заступником начальника - завідувачем сектору контролю відділу документообігу апарату, заступником голови-керівником апарату адміністрації. Візування проектів розпоряджень передбачено особами, які визначені в проекті як виконавці завдань, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
    

Проекти розпоряджень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету підлягають обов’язковому погодженню начальниками Головного фінансового управління та головного управління економіки адміністрації.

83. Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) візуються керівником відділу кадрової роботи, начальником юридичного відділу, а також залежно від виду розпорядження (наказу) - головним спеціалістом з питань запобігання та протидії корупції, начальником відділу фінансово-господарського забезпечення апарату.
    
84. Начальником юридичного відділу апарату та працівником структурного підрозділу, що є головним розробником, візується кожна сторінка проекту розпорядження (доручення) та додатків до нього.
    

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

85. Розпорядження підписуються головою адміністрації, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
    

Накази підписуються заступником голови-керівником апарату адміністрації.

Після підписання розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження (наказу) про внесення змін.

86. Розпорядження (наказ) оформляється на відповідному бланку. Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, що починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).
    
87. Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
    

У констатуючій частині зазначаються правова підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок (за необхідності – реквізит реєстрації в органі юстиції). Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», розпорядження може починатися із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», що друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «головам районних державних адміністрацій», «керівникам структурних підрозділів».

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.

88. Якщо розпорядженням (наказом) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність,…».
    

Зміни, що вносяться до розпорядження (наказу) оформляються окремим розпорядженням (наказом), що повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до розпорядження (наказу)…» із зазначенням назви виду розпорядчого документа, дати, номера, до якого вносяться зміни. При цьому розпорядча частина починається з такого пункту:

«1. Внести зміни до розпорядження (наказу)».

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

«1) пункт 2 викласти в такій редакції: …»;

«2) пункт 3 виключити»;

«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …».

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини розпорядження (наказу) зазначається:

«1) Внести зміни до ... (додаються)».

89. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з координації чи контролю за виконанням завдань.
    
90. До розпоряджень (наказів) не може включатися пункт «Розпорядження (наказ) довести до відома…». Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядчий документ, зазначаються в списку розсилки, що розробник готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відділу документообігу.
    
91. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених