Задача информатизации управления предприятием, то есть построения информационных систем, лежит на стыке управленческих, учетных и информационных технологий.
| Вид материала | Задача |
- Администрирование корпоративных информационных систем, 59.97kb.
- Рабочей программы учебной дисциплины б3+ Администрирование баз данных информационных, 78.15kb.
- Календарно тематический план занятий Предмет: информационные системы в экономике для, 38.5kb.
- Рабочей учебной программы по дисциплине «Информационные технологии в документационном, 29.87kb.
- Закон Республики Казахстан от 11. 01. 2007 n 217-3 "Об информатизации", 422.59kb.
- Безопасность информационных технологий, 305.29kb.
- Н. Э. Баумана Факультет "Информатика и системы управления" Кафедра "Системы обработки, 128.07kb.
- Цель и задача изучаемой дисциплины, 305.77kb.
- Организационные основы информационных технологий в экономике информационные процессы, 623.54kb.
- Юрий Сергеевич Избачков, Владимир Николаевич Петров Информационные системы: учебник, 3434.9kb.
Секция Д Опыт разработки, внедрения и использования информационных систем в управлении учебными заведениями и организации учебного процесса
УПРАВЛЕНИЕ ВУЗОМ И ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА: ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММНЫХ ПАКЕТОВ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ
(НА ПРИМЕРЕ МАЛОГО НЕГОСУДАРСТВЕННОГО ВУЗА)
Ежова Н.М.
Мурманская академия экономики и управления, Мурманск
Задача информатизации управления предприятием, то есть построения информационных систем, лежит на стыке управленческих, учетных и информационных технологий. Существенным отличием систем информационного управления вуза является то, что главной формой передачи информации является бумажный документ (приказы ректора о зачислении, переводе, отчислении и восстановлении студентов являются руководством к действию для подразделений, работающих со студенческим контингентом).
Кроме того, на специфику таких информационных систем оказывает влияние автономность вузов и их самостоятельность в решении вопросов по организации учебного процесса (различный состав учебных планов, графики учебных сессий).
Особенность небольшого негосударственного вуза состоит еще и в том, на многие решения влияют требования окупаемости учебных групп. Это сказывается и на содержании учебных планов, и на составе потоков студентов, и на сочетании в функциональных обязанностях одного человека назначений нескольких отделов. С другой стороны, территориальная и иерархическая близость друг к другу всех компонентов системы управления избавляет от организационных проблем, свойственных огромным университетам и академиям, напоминающим отдельные государства.
Существуют теоретически и практически обоснованные порядок и правила разработки и внедрения информационных технологий в процесс управления, однако не всегда они применяются на практике. Зачастую это связано с тем, что процесс информатизации проходит стихийно, не предваряя компьютеризацию, а лишь следуя за ней.
Рассмотрим, как именно проходил процесс информатизации в малом негосударственном вузе. Когда-то, когда учебных планов было всего два, группы имели постоянный состав и учет, учебной и финансовой информации (а именно, информации об оплате обучения) о студентах велся одним человеком, использовалась единая база данных, созданная в СУБД (система управления базами данных) «PARADOX» (1993-1994 гг.).
В связи со сменой техники, ростом количества компьютеров в институте, установкой единого программного обеспечения (операционной среды Windows и интегрированного пакета Microsoft office), встал вопрос о смене и СУБД. Естественным казался выбор СУБД Access, входящим в этот пакет, но экспорт данных не позволял сохранить исходные информацию в целостности. Пришлось начать ввести учет информации в базе данных EXCEL.
В процессе развития института расширялся объем обрабатываемой информации. Новые управленческие задачи требовали более сложных запросов к сведениям, находящимся в базе. Периодически вставал вопрос: может быть, приобрести комплексную систему? Однако разработчики таких систем, с одной стороны уверяют, что лицензии можно приобретать постепенно, не сразу переходя на новые технологии, с другой – объясняют, что существующие в вузе «самоделки» не имеют перспектив интеграции в единую систему (REDLAB – разработчик «Университета»)[1]. При этом стоимость внедрения и сопровождения такой системы исчисляется сотнями и десятками тысяч долларов.
При этом, как правило, рассматривается исключительно программная возможность объединения данных в единую систему. Бесспорно, это один из оптимальных вариантов, но ведь в информационную систему, кроме программного обеспечения входит и организационное. Его назначение и состоит в том, чтобы обеспечить своевременную передачу информации в бумажном или компьютерном виде от одного подразделения системы управления к другому.
Давайте рассмотрим достоинства и недостатки информационной системы небольшого вуза, созданной и развиваемой на базе интегрированного пакета Microsoft office Она реализована на персональных компьютерах, соединенных в локальную вычислительную сеть на основе также наиболее распространенных сетевых операционных систем. Конкретизирую, что здесь мы рассматриваем информационную систему, в которой циркулируют информационные потоки, отражающие договорные отношения с учащимися, учет и контроль их учебной деятельности, формирование, распределение и выполнение учебной нагрузки, построение расписания и контроль за его выполнением.
Реализована информационная система в среде EXCEL в виде отдельных таблиц, однотипных для хранения информации одного типа (учебная деятельность каждой группы, к примеру). Необходимые отчеты создаются с использованием возможностей управления базами данных в EXCEL и функции слияния текстового редактора WORD, которая позволяет имеющуюся в базе информацию представить согласно требуемой форме (например, приложение к диплому).
В ходе разрастания института работа с отдельными частями информационной базы была распределена между разными отделами. А именно: договорные отношения со студентами замкнулись на договорный отдел (приемную комиссию), учет и контроль учебной деятельности – на деканат, учебная нагрузка преподавателей вместе с построением расписания – на учебный отдел. При переходе на распределенную обработку данных потребовалась лишь разработка четких правил обмена информацией, то есть организационного обеспечения, в переподготовке не было необходимости, так как сотрудники подразделений, естественно, обладали необходимой компьютерной грамотностью для того, чтобы освоить дополнительные возможности уже неплохо знакомых им программных продуктов.
Преимущества такой не жесткой, открытой структуры бесспорны. С момента разделения база пережила изменение формы хранения данных, как в компоновке данных по таблицам, так и в логической структуре таблиц, причем практически без помощи со стороны первых разработчиков – «родителей» системы. Эти изменения требовались в ходе планирования и управления данными. То есть продукт был полностью отчужден от создателей и, несмотря на это, не только живет, но и развивается. В немалой степени это было связано с тем, что разработкой информационной системы в вузе занимались административные работники, одновременно являющиеся и специалистами в области информационных технологий и «знатоками» структуры и функционирования вуза.
Наш выбор определялся и такими двумя факторами: готового продукта на рынке, полностью отвечающего наши задачам не было, да и сейчас нет; подстраивание готового продукта или, тем паче, создание программы специально для вуза, «привяжет» нас к конкретному разработчику.
На сегодняшний день можно говорить о вполне сложившейся информационной системе, которая не только целостна, но и вполне расширяема, как в плане количества обрабатываемых объектов (студентов, групп, специальностей, преподавателей, дисциплин) так и в плане распределения по вновь создаваемым подразделениям или сотрудникам с новыми функциями. Систему можно смело отнести к автоматизированным, где главную роль играет человек, а иначе и невозможно. Ведь информационные объекты этой системы в формализованном виде отражают реальных живых людей – студентов и преподавателей, каждый из которых уникален и требует индивидуального подхода.
В функционировании системы присутствуют и недостатки: разрозненность информации об одних и тех же объектах (например, списочный состав студентов дублируется в деканате, и в договорном отделе, но эти списки отличаются логической структурой); сеть служит лишь для предоставления информации общего характера (расписание, учебные планы, госстандарты) и ее передачи между подразделениями (учебные программы, УМК), а также для использования сетевых ресурсов (доступ в Интернет, СПС «Консультант+»).
Кроме того, при работе в пакете общего назначения надо приноравливаться к его специфике и его, увы, ошибкам, так как он не будет «приноравливаться» к нашим задачам. Специализированный пакет может быть более приспособлен к решению насущных задач учебного процесса.
Однако, как показывает практика, даже обновление и внедрение стандартных продуктов практически никогда не сопровождается золотым правилом «подстраиваться под сотрудников» со стороны информационных отделов (или отдельных «информационщиков» в небольших вузах).
В такой ситуации, если возникают проблемы со стандартными программными продуктами, есть возможность «получить помощь друга», если же продукт – специализированный, то подобная ситуация ведет к взаимному непониманию сотрудников и «информационщиков», а, в конечном счете, неприятию новой системы и снижению производительности вместо ожидаемого её повышения.
Целью применения информационной технологии является создание из информационного ресурса качественного информационного продукта, удовлетворяющего требованиям пользователя. Другими словами, она должна повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями и центральным аппаратом.
Из вышеперечисленного вырисовываются перспективы дальнейшей информатизации учебного процесса нашего вуза. Требуется автоматизация учета библиотечного фонда. Это представляет собой отдельную, хотя специализированную, но достаточно распространенную задачу, которую нельзя достаточно эффективно решить средствами стандартного офиса. Документооборот – это одна из немногих сфер, где возможна полная автоматизация, но здесь необходима предварительная работа: требуется как унификация используемых документов, так и построение их четкой классификации. Тогда есть возможность построения отдельной системы, которая будет хранить информацию обо всех приказах, строить выписки из приказов, выполнять требование распечатки и сохранения документов в виде отдельных файлов.
Таким образом, во внедрении информационных технологий в систему управления предприятием необходимо уметь находить золотую середину между новым и полезным, и видеть адекватность (или неадекватность) предлагаемых программных решений уровню организации.
Литература
1. Продукт REDLAB Система «Университет» - b.ru/?sid=119