Обязана ли организация иметь штатное расписание? Какие последствия может повлечь отсутствие в организации данного документа?

Ответ: Законодательством напрямую не указана необходимость наличия в организации штатного расписания, однако за отсутствие штатного расписания организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Рекомендуем локальным нормативным актом установить штатное расписание.

Обоснование: В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Исходя из норм ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Таким образом, работодатели могут регулировать некоторые вопросы, связанные с осуществлением трудовых отношений, путем издания локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Как следует из норм ч. 1 ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Следовательно, издание локальных нормативных актов является правом работодателя, а не его обязанностью, кроме случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

Ввиду норм абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательным условием для включения в трудовой договор является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Из содержания данной нормы следует, что если в трудовом договоре указана должность, на которую принимается работник, то данная должность должна соответствовать должности, указанной в штатном расписании, поэтому наличие штатного расписания в данном случае является обязательным. Данная норма подразумевает, что указание должности в трудовом договоре является обязательным ввиду отношения данной информации к трудовой функции работника.

Абзацем 3 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

По смыслу данной нормы при внесении записей в трудовую книжку о должности работника данная запись делается в соответствии со штатным расписанием организации, соответственно, необходимо наличие штатного расписания.

Из анализа судебной практики следует: суды считают, что с точки зрения налогового законодательства организация обязана иметь штатное расписание. Так, Арбитражный суд г. Москвы в своем Решении от 28.04.2007 N А40-4332/07-117-33 указал, что Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения.

При нарушении норм законодательства о труде организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

По нашему мнению, в организации должно быть установлено локальным нормативным актом штатное расписание, в котором отражаются должности работников при заключении трудовых договоров, должности, указанные в данных договорах, должны соответствовать штатному расписанию; хотя трудовое законодательство напрямую не регламентирует вопрос о необходимости наличия данного документа, из смысла норм ст. 57 ТК РФ усматривается четкое указание на необходимость его наличия. Очевидно, что органы инспекции труда могут посчитать факт отсутствия штатного расписания фактом нарушения трудового законодательства и привлечь организацию к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

А. Ю.Рахаев

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

16.09.2011