Организацией с помощью специализированной бухгалтерской компьютерной программы выписываются товарные накладные и счета-фактуры на отгрузку, присваиваются номера, подписываются и передаются на склад под отгрузку
Необходимо ли организации хранить товарные накладные и счета-фактуры, по которым не произошла отгрузка и которые были возвращены и помечены в программе на удаление, для подтверждения хронологии нумерации или возможно их уничтожить при условии сохранения в электронной базе уничтоженных документов? Обязательно ли указывать в программе причину удаления? Может ли нарушение хронологии нумерации стать основанием для отказа в вычете по НДС? Может ли быть организация привлечена к ответственности по ст. 120 НК РФ?
Ответ: Российское законодательство не устанавливает правила, по которым следует нумеровать счета-фактуры, накладные, поэтому порядок присвоения номеров организация может разработать самостоятельно и утвердить его в учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
Таким образом, нет необходимости хранить документы, помеченные на удаление и занимающие порядковые номера, для подтверждения хронологии нумерации, также нет обязанности хранить в электронной базе уничтоженные документы.
Нарушение хронологии нумерации в счетах-фактурах и накладных не может стать основанием для отказа в применении вычета по НДС и для привлечения организации к ответственности, предусмотренной ст. 120 Налогового кодекса РФ.
Обоснование: Нумерация счетов-фактур
Согласно пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен иметь порядковый номер и дату его составления.
Однако НК РФ и Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, не устанавливают требования, которыми следует руководствоваться, нумеруя счета-фактуры. Поэтому порядок присвоения номеров можно разработать самостоятельно и утвердить его в учетной политике для целей налогообложения.
Например, счета-фактуры могут нумероваться в порядке возрастания с начала каждого календарного года. Также можно присваивать счетам-фактурам номера и с начала квартала или месяца, если осуществляются многочисленные отгрузки товара.
При этом следует не допускать появления документов с одинаковыми порядковыми номерами и датированных одним числом.
Существует ряд рекомендаций, на основании которых можно построить нумерацию счетов-фактур:
- нумерация должна быть возрастающей и сквозной;
- период возобновления нумерации можно установить любым: день, месяц, квартал, год и т. д.;
- в состав номера могут входить не только цифры, но и цифры с буквами, можно также использовать разделительные знаки.
Арбитражная практика также указывает, что ни п. 5 ст. 169 НК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 не устанавливают правил нумерации счетов-фактур, таким образом, нарушение порядка нумерации не может являться основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2008 N А19-15303/05-20-Ф02-5114/08 по делу N А19-15303/05-20).
Также есть судебные решения, подтверждающие, что не являются основанием для отказа в вычете или возмещении следующие обстоятельства:
1) несоответствие хронологической последовательности по датам выписки счетов-фактур (Постановление ФАС Московского округа от 20.02.2009 N КА-А40/614-09 по делу N А40-40543/08-118-144);
2) расхождения номеров счетов-фактур, представленных в суд и указанных в книге покупок, если существовала возможность достоверно установить верные номера счетов-фактур и идентифицировать их (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.05.2006 N Ф04-3564/2005(21051-А27-34) по делу N А27-28267/04-6);
3) применение поставщиком "нелогичной нумерации" счетов-фактур (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2008 N А19-15303/05-20-Ф02-5114/08 по делу N А19-15303/05-20);
4) несоответствие хронологической последовательности календарных дат, от которых выданы счета-фактуры, порядковым номерам этих счетов-фактур;
5) ошибка в номере счета-фактуры, вызванная сбоем компьютерной системы поставщика (Постановление ФАС Уральского округа от 29.04.2009 N Ф09-2437/09-С2 по делу N А47-3275/2008АК-30);
6) несовпадение даты и номера счета-фактуры покупателя и счета-фактуры, оставшегося у поставщика (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.05.2006 N А19-38773/05-30-Ф02-2161/06-С1, А19-38773/05-30-Ф02-2383/06-С1 по делу N А19-38773/05-30).
Нумерация товарных накладных
Форма товарной накладной (N ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
Форма товарной накладной, применяемая для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации, предусмотрена Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Действующее законодательство не содержит требований к нумерации товарных накладных.
Непоследовательность нумерации также невозможно классифицировать как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, ответственность за которое указана в ст. 120 НК РФ.
Так, под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
Нарушение последовательности нумерации первичных документов в данной статье не поименовано. Поэтому привлечение организации к ответственности по ст. 120 НК РФ неправомерно.
Из вышеизложенного следует, что нет необходимости хранить документы, помеченные на удаление и в связи с этим занимающие порядковый номер, для подтверждения хронологии нумерации, также нет обязанности хранить в электронной базе уничтоженные документы.
Н. А.Пенягина
РУНА
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
10.01.2012