Организация выполняет ремонт кровли производственного здания собственными силами. Согласно учетной политике резерв на ремонт ОС не создается. Для подтверждения расходов на ремонт перед началом работ была оформлена дефектная ведомость, подтверждающая наличие повреждений кровли. Списание на расходы материалов, использованных при ремонте, проводилось по требованиям-накладным ежемесячно. Ремонт производится в течение нескольких месяцев, и расходы по ремонту кровли включены в два налоговых периода - 2010 и 2011 гг
Когда оформляется акт по форме N ОС-3 (ремонт будет закончен в конце 2011 г.)? Если будет налоговая проверка организации за 2010 г. и в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, включены расходы по ремонту кровли без акта (так как акт будет оформлен в конце 2011 г.), не вызовет ли отсутствие акта претензий со стороны проверяющих? Если в здании достаточно часто (практически ежемесячно) выполняется текущий ремонт кабинетов, раздевалок, душевых и т. д., оформляются ли акты на ремонт здания многократно по мере выполнения работ в данных помещениях?
Ответ: Если организация выполняет ремонт кровли производственного здания собственными силами, согласно учетной политике резерв на ремонт ОС не создается, расходы на ремонт отражаются в налоговом и бухгалтерском учете в сумме фактических затрат по мере выполнения работ, то есть до оформления акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств"), на основании первичных документов.
После окончания ремонта должен быть составлен акт по форме N ОС-3.
Проведение ремонта, в том числе и его необходимость, должно быть подтверждено документально. Кроме того, налоговый орган вправе провести осмотр помещений (ст. 92 Налогового кодекса РФ).
Обоснование: Так как ремонт выполняется силами организации, должен составляться акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3) в одном экземпляре. Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.
Таким образом, акт по форме N ОС-3 должен быть составлен непосредственно в момент приемки-сдачи выполненных работ. Лица, составившие и подписавшие документ, должны обеспечить своевременное и качественное его оформление, а также достоверность содержащихся в нем данных. Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным, с указанием даты утверждения документа.
Из вопроса следует, что перед проведением ремонта была составлена дефектная ведомость. В дефектной ведомости должен быть указан, помимо объекта ремонта и выявленных дефектов, также объем работ, которые следует произвести, чтобы привести основное средство в нужное состояние.
Кроме того, руководителю необходимо издать приказ или распоряжение о проведении ремонта, в котором следует указать, что ремонт будет проводиться собственными силами (хозяйственным способом).
По нашему мнению, в целях экономической обоснованности расходов помимо дефектной ведомости должна быть составлена смета на проведение капитального ремонта.
Фактические расходы, если организация выполняет работы хозяйственным способом, должны подтверждаться, в частности, следующими первичными учетными документами:
- актами на списание строительных материалов, документами о расходе материалов (типовая межотраслевая форма N М-11 "Требование-накладная" (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а)) и др.;
- табелями учета рабочего времени рабочих, расчетно-платежными ведомостями на выплату зарплаты работникам, нарядами и т. д.;
- инвентарной карточкой учета объекта основных средств (форма N ОС-6 (утв. Постановлением Госкомстата России N 7)) с обязательным заполнением разд. 6 "Затраты на ремонт";
- другими первичными учетными документами.
В бухгалтерском учете затраты на ремонт являются расходами по обычным видам деятельности, так как основное средство используется в процессе производства продукции, товаров, работ, услуг (здание производственное), и признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. п. 5, 7 и 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н)).
В налоговом учете затраты на ремонт относятся к прочим расходам и признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 1 ст. 260 и п. 5 ст. 272 НК РФ).
К текущему ремонту относятся работы по систематическому и своевременному предохранению частей зданий и сооружений и инженерного оборудования от преждевременного износа путем проведения профилактических мероприятий и устранения мелких повреждений и неисправностей (п. 3.4 Положения о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утвержденного Постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279).
Если текущий ремонт также проводится собственными силами, то первичными документами являются те же (вышеназванные) документы, которыми подтверждается и капитальный ремонт.
Г. Н.Балмашева
ООО "Авантаж-Аудит"
Материал предоставлен при содействии
ЗАО "ТелекомПлюс"
Регионального информационного центра
Сети КонсультантПлюс
12.01.2012