Нужна ли детализация счета по сотовым переговорам в целях учета расходов на связь при исчислении налога на прибыль?

Ответ: По нашему мнению, для обоснования расходов на услуги связи при исчислении налога на прибыль налогоплательщику следует иметь в наличии детализацию счета по сотовым переговорам.

Обоснование: В целях применения гл. 25 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Расходы на оплату услуг связи включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии соответствия их критериям, указанным в ст. 252 НК РФ (за исключением расходов, поименованных в ст. 270 НК РФ).

Для признания расходов на оплату услуг связи важно обосновать размер оплаты услуг связи, а также оформить данные расходы в соответствии с действующим законодательством.

Как правило, для обоснования произведенных расходов налогоплательщику достаточно иметь в наличии следующие документы:

- договор, заключенный с оператором связи на оказание услуг связи;

- акты на оказанные услуги, оформленные в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

- локальные нормативные акты, регулирующие лимит по использованию сотовой связи, перечень должностных лиц, имеющих право служебных переговоров и т. д., соответствующие приказы.

Что касается представления налоговым инспекторам распечаток с детализацией счета или представления расшифровок междугородных переговоров, то в данном случае мнения налоговых органов и выводы правоприменительной практики разделились.

Обратите внимание: в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А05-3408/2007 содержится ссылка на письмо ОАО "Мегафон" от 19.12.2006 N 00098/06, согласно которому детализированный счет на оплату услуг связи представляет собой сведения о состоянии баланса с ведомостью начислений, в которых обозначена детализация общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи оператором в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за организацией абонентскому номеру.

В целях обоснования и документального подтверждения произведенных расходов по оплате услуг связи налогоплательщикам рекомендуется иметь следующие документы (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217, УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 N 16-15/066760@, от 05.10.2010 N 16-15/104055@ и др.):

- договор с оператором на оказание услуг связи;

- документ, устанавливающий лимит расходов на использование сотовой связи;

- документ, утверждающий руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

- детализированные счета оператора связи.

При этом Минфин России разрешает вышеуказанный порядок признания расходов на приобретение услуг сотовой связи применять и в том случае, если при приобретении услуг связи предоставленные налогоплательщику телефонные номера (sim-карты) установлены на мобильные телефоны, принадлежащие работникам (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350).

Ряд судов поддерживают налогоплательщиков, представивших налоговому органу в целях обоснования расходов на услуги связи вышеупомянутый перечень документов без детализации расходов. Их выводы основаны на следующем:

- требование налогового органа представить детализацию счетов, выданных оператором связи, не основано на законе и физически невыполнимо (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.11.2006 N А65-36698/05) и др.;

- если налоговый орган не доказал расходование средств в личных целях работников налогоплательщика, то расходы по мобильной связи соответствуют критериям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N А32-884/2010);

- содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи", Определение Конституционного Суда РФ от 02.10.2003 N 345-О), поэтому судом отвергнут довод инспекции о том, что производственную направленность переговоров следует подтверждать детализацией телефонных счетов и расшифровкой с указанием номеров телефонов абонентов, с которыми велись переговоры (Постановление ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 (Определением ВАС РФ от 18.09.2009 N ВАС-11654/09 отказано в передаче в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного Постановления)).

Некоторые суды встали на сторону налоговых органов, например арбитры ФАС Волго-Вятского округа (Постановление от 10.06.2008 N А29-2210/2007). В данном Постановлении указывается, что наличие таких документов, как приказ налогоплательщика "Об обеспечении сотовой связью", договор на предоставление услуг сети сотовой радиотелефонной связи, счета-фактуры, платежные поручения на оплату счетов-фактур, не подтверждает производственный характер телефонных переговоров налогоплательщика без представления детализации счетов по мобильной связи с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры, а также сведений о владельцах телефонных номеров.

С одной стороны, детализированные счета позволяют проанализировать расход работника на служебные разговоры и являются экономическим обоснованием в том числе лимита расходов для определенной категории работников, но, с другой стороны, проводить тщательный анализ детализированных счетов ежемесячно, особенно в крупных компаниях, достаточно проблематично. Поэтому для обоснования размеров оплаты услуг сотовой связи на очередной календарный год налогоплательщик вправе провести анализ детализированных счетов за определенный период и согласно приказу руководителя установить лимиты расходов или обновить данные по ранее установленным лимитам.

Однако во избежание претензий со стороны налоговых органов, по нашему мнению, налогоплательщику целесообразно иметь детализированные счета.

О. В.Филимонова

Консалтинговая группа "Аюдар"

26.01.2012