Работник организации направлен в командировку в другой регион. Для подтверждения расходов на проезд к месту командировки и обратно работник представил распечатанные на принтере квитанции электронных билетов на авиаперелет и проезд железнодорожным транспортом с указанием стоимости проезда. Достаточно ли представления указанных документов в целях возмещения работнику расходов на проезд? Нужно ли работодателю в дополнение к ним требовать у работника дополнительные документы (например, документы, подтверждающие оплату, посадочный талон)? В локальных актах данный вопрос не урегулирован

Ответ: Работодателю для подтверждения расходов на проезд к месту командировки и обратно надлежит в дополнение к квитанциям электронных билетов на авиаперелет и проезд железнодорожным транспортом запросить у работника посадочный талон (для подтверждения авиаперелета). При наличии указанных документов требовать у работника документы, подтверждающие оплату проезда, нет необходимости.

Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, расходы на проезд к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Как следует из п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте", контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

На основании п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Минфин России в Письме от 14.01.2014 N 03-03-10/438 (направлено Письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897) отмечает: если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организации дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Таким образом, в рассматриваемом случае работодателю надлежит в дополнение к квитанциям электронных билетов на авиаперелет и проезд железнодорожным транспортом запросить у работника посадочный талон (для подтверждения авиаперелета). При наличии указанных документов требовать у работника документы, подтверждающие оплату проезда, нет необходимости.

И. Р.Моравский

Юридическая компания "Юново"

02.04.2014