Офис организации затопили соседи сверху, часть документов не читается. Соответствующий акт и справка из коммунальной службы получены. Можно ли расходы в целях исчисления налога на прибыль организаций подтвердить копиями документов, полученных от контрагентов или аудиторов?

Ответ: Если офис организации затопили соседи сверху, часть документов не читается, соответствующий акт и справка из коммунальной службы получены, то расходы в целях исчисления налога на прибыль организаций можно подтвердить копиями документов, полученных от контрагентов или аудиторов. При этом копии документов может заверить представитель контрагента.

Обоснование: Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (ст. 252 Налогового кодекса РФ). В НК РФ не сказано, что расходы должны подтверждаться исключительно оригиналами документов. Более того, ст. 252 НК РФ допускает использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Чиновники не против подтверждения расходов надлежаще заверенными копиями таких документов (Письмо Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77). Например, в Минфине России считают, что в случае утраты проездного билета его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Если же в ходе выездной проверки вы представите никем не заверенные ксерокопии документов, то риск, что налоговый орган не признает расходы либо доначислит налог на прибыль расчетным путем, существенно увеличивается. Поэтому в том случае, когда в архивах аудиторской организации имеются никем не заверенные копии документов, можно поступить следующим образом. Используя информацию об имеющихся сделках, обратиться к контрагентам с просьбой изготовить, заверить и предоставить вам копии утраченных бумаг. В письме указать, копии каких именно документов по взаимоотношениям с вашей организацией вы просите и за какой период. Заверить копию может ответственный работник контрагента, сделав на копии документа надпись "Копия верна", указав дату, свою должность, фамилию и инициалы, подпись и печать организации.

Судьи также не против подтверждения расходов имеющимися копиями документов (Постановления ФАС Московского округа от 05.10.2010 N КА-А41/11224-10, ФАС Северо-Кавказского округа от 03.03.2011 N А32-22309/2007).

М. Г.Наринов

Издательство "Главная книга"

18.02.2012