Работник, находясь в заграничной командировке, ужинал в ресторане с клиентами. В целях налога на прибыль какие документы должны быть оформлены при отсутствии кассового чека и счета из ресторана (есть только строка "ресторан" в счете из гостиницы)? Нужно ли удержать с работника НДФЛ?

Ответ: В случае если работник, находясь в заграничной командировке, ужинал в ресторане с клиентами и по возвращении представил только счет из гостиницы, в котором была выделена строка "ресторан", то при наличии иных документов, оформленных в соответствии с российским законодательством и требованиями контролирующих органов, а также экономической обоснованности произведенных расходов затраты на ужин в ресторане могут быть учтены в составе представительских расходов при исчислении налога на прибыль организаций. При отсутствии указанных документов расходы при исчислении налоговой базы не принимаются. С учетом судебной практики подобные расходы могут рассматриваться как носящие производственные характер, а потому указанные суммы не являются доходом работников, облагаемым НДФЛ, однако по данному налогу также вероятны разногласия с налоговыми органами.

Обоснование: При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций для правомерного включения в состав расходов, на которые уменьшаются полученные доходы, необходимо учитывать положения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. В частности, расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. При этом в части документального подтверждения произведенные затраты должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Что касается командировочных расходов, то расходы на обслуживание в ресторане гостиницы не учитываются в их составе (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949).

Нормы пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ позволяют учесть в составе прочих расходов представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Следует напомнить, что указанные расходы являются нормируемыми и не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

В Письме от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 Минфин России направил перечень документов, которые подтверждают произведенные представительские расходы, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

В данном Письме также указывается, что, если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Таким образом, если в иностранном государстве, в котором производились расходы, для документального оформления достаточно одного счета из гостиницы с выделенным отдельной строкой расчетом за ужин в ресторане, а также наличия документов, подтверждающих экономическую обоснованность произведенных расходов, данные затраты могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Однако даже при наличии указанных выше документов риск непринятия налоговыми органами в состав затрат сумм произведенных расходов велик, так как по рассматриваемой ситуации отсутствуют как разъяснения Минфина России, так и судебная практика.

При отсутствии документов, удовлетворяющих условиям ст. 252 НК РФ, данные затраты не могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций.

Что касается НДФЛ, то, по мнению некоторых судов, данные суммы не учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ, поскольку носят производственный характер и не являются доходом работников (например, Постановление ФАС Московского округа от 20.10.2009 N КА-А40/11107-09). При этом в рассмотренной судом ситуации представительские расходы не были исключены инспекцией из состава затрат при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

По мнению налоговых органов, произведенные затраты будут квалифицироваться в качестве доходов физических лиц, полученных в натуральной форме, и появится обязанность организации как налогового агента по удержанию НДФЛ (п. 1 ст. 210, ст. 211, п. 3 ст. 217, ст. 226 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

Н. Г.Тарасова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

19.02.2012