Работники используют в производственных целях личные телефоны. Договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени. Организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь. Вправе ли организация не удерживать НДФЛ со всей выплаты независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях?

Ответ: Если работники используют в производственных целях личные телефоны и договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени, а организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь, то, по нашему мнению, не подлежит налогообложению НДФЛ указанная компенсационная выплата, независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях.

Обоснование: Не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Таким образом, не облагаются НДФЛ выплаты, возмещающие работнику понесенные им расходы на сотовую связь для переговоров в служебных целях в сумме, определенной соглашением между работодателем и работником.

С этим согласны и контролирующие органы (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@), от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@). При этом они указывают, что затраты работника на телефонные разговоры должны быть документально подтверждены, в частности, счетами операторов связи, их детализацией (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@), УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@).

Однако на подобный довод налогового органа, доначислившего НДФЛ с выплат работникам за использование личных телефонов в интересах организации, ФАС Центрального округа указал, что он не основан на нормах трудового и налогового законодательства. Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам таких расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости (Постановление от 24.06.2011 N А35-8471/2009). Такими документами могут быть приказы организации об использовании работниками личных телефонов, в которых определен размер возмещаемых им расходов, авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие плату за услуги мобильной связи (Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Западного округа от 21.10.2008 N А56-40623/2007). А ФАС Северо-Кавказского округа посчитал достаточным подтверждением представление приказов, в которых определена ежемесячная сумма платы за услуги мобильной связи с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты и должностных инструкций работников, в которых предусмотрена их обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей (Постановление от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14).

Кроме того, при использовании работником безлимитного тарифа, даже при наличии детализации счета оператора связи, достоверно рассчитать стоимость служебных переговоров, а не личных не представляется возможным. В соглашении между работником и работодателем либо в приказе организации целесообразно указать, что за использование работником личного телефона ему выплачивается сумма, соответствующая стоимости услуг связи на служебные переговоры.

Е. А.Федорцова

Издательство "Главная книга"

11.03.2012