В организации в декабре 2011 г. сменился главный бухгалтер, обнаруживший, что 17 августа 2011 г. уволился работник, за которым числятся подотчетные суммы (300 руб.), выданные 11 июля 2011 г. Считаются ли эти суммы доходом бывшего работника и требуется ли исчислить с них НДФЛ, если организация не принимала решение о прощении долга?

Ответ: Если в организации в декабре 2011 г. сменился главный бухгалтер, обнаруживший, что 17 августа 2011 г. уволился работник, за которым числятся подотчетные суммы (300 руб.), выданные 11 июля 2011 г., и решение о прощении долга не принималось, то по истечении одного года с момента, когда организация обнаружила долг, указанная сумма будет считаться доходом работника и организация обязана направить бывшему работнику и налоговой инспекции сведения о невозможности удержания НДФЛ.

Обоснование: Согласно ст. 243 Трудового кодекса РФ работник, которому вверены материальные ценности, несет полную материальную ответственность перед работодателем. При этом такие ценности могут быть вверены ему как на основании трудового договора, так и на основании разового документа (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится на основании распоряжения руководителя организации (ст. 248 ТК РФ). Распоряжение делается не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного работником ущерба.

В случае пропуска этого срока, а также в случае увольнения подотчетного лица организация вправе взыскать сумму долга через суд (ст. 248 ТК РФ). Согласно ст. 392 ТК РФ организация имеет право обратиться в суд с требованием о взыскании с работника ущерба в течение года со дня обнаружения причиненного ущерба.

Таким образом, организация вправе обратиться в суд в течение года с последнего дня срока, когда работник должен был отчитаться по предоставленным под отчет суммам. По истечении этого срока организация вправе обратиться в суд с просьбой о восстановлении пропущенного срока (ст. 392 ТК РФ). В случае отказа организация не вправе взыскать ущерб.

Кроме того, согласно ст. 415 Гражданского кодекса РФ обязательство может быть прекращено освобождением кредитором должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора. Таким образом, организация вправе простить бывшему работнику долг перед ней. Однако нормами ГК РФ не предусмотрено, каким документом должно быть оформлено такое прощение, но по смыслу данной статьи бывший работник должен быть извещен о таком прощении. В связи с этим организация может оформить соглашение с ним, приказ руководителя, с которым ознакомит бывшего работника, либо иной документ.

Согласно ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

Плательщиками НДФЛ признаются физические лица, получающие доходы от источников в РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ). К доходам от источников в РФ относятся любые доходы, получаемые налогоплательщиками в результате деятельности на территории России (пп. 10 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Таким образом, не возвращенные работодателю подотчетные суммы признаются доходом работника. Этот вывод подтверждается арбитражной практикой (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.02.2010 N А57-3405/2009).

Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доход от источника в РФ, признаются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Поскольку работник уволился, удержать у него сумму НДФЛ, исчисленную с суммы невозвращенных подотчетных денег, невозможно. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, за который необходимо удержать налог, направить бывшему работнику и в налоговую инспекцию по месту своего учета справку о доходах уволившегося работника (п. 5 ст. 226 НК РФ, п. п. 1, 2 Приказа ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников").

Таким образом, невозвращенные суммы будут считаться доходом физического лица по истечении года с момента обнаружения задолженности работника или когда такая задолженность должна была быть обнаружена.

Одновременно отметим, что в любой момент организация вправе принять локальный акт о прощении долга бывшего работника (приказ, распоряжение, уведомление работника), с которым он должен быть ознакомлен. В случае если организация принимает такое решение и прощает работнику долг, обязанность исчислить НДФЛ и уведомить о невозможности его удержания работника и налоговую инспекцию наступает в периоде оформления прощения долга.

Е. А.Федорцова

Издательство "Главная книга"

20.03.2012