Правомерно ли при проверке организации по вопросу соблюдения трудового законодательства было указано на нарушение порядка ведения трудовых книжек, выразившееся в отсутствии приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек? При этом имеется должностная инструкция инспектора по кадрам, в которой записано, что он ведет трудовые книжки
Ответ: Отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек формально является нарушением порядка ведения трудовых книжек. При этом должностная инструкция не может заменить собой такой приказ, поскольку лишь закрепляет обязанность по ведению трудовых книжек за любым лицом, замещающим соответствующую должность.
Обоснование: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), дают государственным инспекторам право требовать не просто документ, определяющий обязанности работника, а специальный приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Так, согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя; при этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Должностная инструкция не может заменить собой приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение трудовых книжек - она всего лишь закрепляет обязанность по ведению трудовых книжек за любым лицом, замещающим соответствующую должность.
Приказ (распоряжение) о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, может быть составлен по одному из следующих образцов:
Вариант 1
Закрытое акционерное общество
"Проекты XXII"
Приказ
17.12.2011 N 92-к
г. Москва
О назначении лица, ответственного
за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек
В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,
приказываю:
1. Назначить ответственной за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек офис-менеджера Варварину Ольгу Дмитриевну.
2. Бухгалтерии (Г. П. Смирновой) выдавать О. Д. Варвариной бланки трудовых книжек в установленном порядке.
Генеральный директор Соловьев Н. В.
Главный бухгалтер
17.12.2011 Смирнова Г. П.
С приказом ознакомлена
17.12.2011 Варварина О. Д.
Вариант 2
Общество с ограниченной ответственностью "Орион"
Приказ
10.11.2011 N 430-лс
г. Москва
Об ответственном за ведение, учет, хранение
и выдачу трудовых книжек
В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,
приказываю:
1. Назначить ответственной за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек инспектора по кадрам И. Р. Рыжову.
2. Установить, что во время отсутствия И. Р. Рыжовой в связи с временной нетрудоспособностью полномочия, связанные с ведением, учетом, хранением и выдачей трудовых книжек, передаются начальнику отдела кадров Л. Н. Романову; в связи с командировкой, отпуском, иным длительным отсутствием (свыше 1 дня) - работнику, назначаемому специальным приказом.
Генеральный директор Никитин Е. В.
Начальник отдела кадров
10.11.2011 Романов Л. Н.
С приказом ознакомлена
10.11.2011 Рыжова И. Р.
Освободить работодателя от составления специального приказа (распоряжения) о назначении ответственного за ведение трудовых книжек также может приказ (распоряжение) о приеме на работу (на должность инспектора по кадрам), содержащий отдельный распорядительный пункт о назначении работника ответственным за ведение трудовых книжек. Такой приказ (распоряжение) может быть составлен в простой форме или унифицированная форма N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) может быть дополнена п. 2.
Унифицированная форма N Т-1
Код
Форма по ОКУД 0301001
Общество с ограниченной ответственностью по ОКПО 11785200
"Орион"
наименование организации
Номер Дата
документа
ПРИКАЗ 430-лс 10.11.2011
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
1. Принять на работу с 10.11.2011
по не определен
Табельный номер
Прохорову Татьяну Евгеньевну 128
фамилия, имя, отчество
в отдел кадров
----------------------------------------------------------------
наименование структурного подразделения
инспектором по кадрам
наименование профессии (должности), разряд, класс
(категория) квалификации
работа - основная, на условиях пятидневной рабочей недели
условия приема на работу, характер работы
11 900 00
с окладом (тарифной ставкой) -------- руб. ---- коп.
не установлена
надбавкой --------------- руб. ---- коп.
не установлен
с испытательным сроком ---------------------------- месяцев
Назначить Прохорову Татьяну Евгеньевну
2. ответственной
------------------------------------------------------------
за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек
------------------------------------------------------------
Основание:
10 ноября 11 89
Трудовой договор (контракт) от "---" -------- 20 -- г. N ----
генеральный директор Сидоров Н. Е.
Руководитель --------------- _______ ---------------------
организации должность подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) 10 ноября 11
ознакомлен _______________ "---"-------- 20 -- г.
подпись
работника
Л. В.Щур-Труханович
Автономная некоммерческая организация
"Центр исследований в сфере экономики и права"
09.04.2012