Как в график отпусков вносятся изменения в отношении работников, принятых на работу после утверждения графика отпусков на календарный год?

Ответ: В график отпусков на календарный год в отношении работников, принятых на работу уже после его утверждения, вносятся изменения, которые можно оформить в качестве приложений к графику по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). В организации (особенно с большой численностью работников и (или) высокой текучестью персонала) целесообразно принять локальный нормативный правовой акт, устанавливающий, в частности, периодичность внесения изменений в график отпусков, а также категории работников (например, прошедших испытание, принятых на неопределенный срок или на срок более 6 месяцев) и т. д. Кроме того, изменения, вносимые в график отпусков, должны утверждаться в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика отпусков, а именно работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии таковой).

Обоснование: В сложившейся практике оформления трудовых отношений имеют место различные подходы. Поскольку на работников, принятых на работу после утверждения графика отпусков (в последние две недели уходящего календарного года или в текущем календарном году), ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ не распространяется, таким работникам отпуск предоставляется по их заявлениям. Время предоставления отпуска в этом случае определяется по правилам, изложенным в ст. 122 ТК РФ. Согласно ч. 2 указанной статьи право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации.

В соответствии с ч. 3 ст. 122 ТК РФ до истечения 6 месяцев оплачиваемый отпуск:

а) должен быть предоставлен по заявлениям следующим работникам:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

- работникам, право которых на использование ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время закреплено федеральными законами;

б) может быть предоставлен всем остальным работникам, если по их заявлениям о предоставлении отпуска до наступления права на использование отпуска работодателем принято положительное решение.

Таким образом, во всех случаях предоставления работнику отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы в организации основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме N Т-6 является заявление работника.

В большинстве организаций для установления очередности отпусков работников, принятых на работу после утверждения графика отпусков по унифицированной форме N Т-7, практикуется составление "рабочих графиков отпусков", которые хотя и составляются по унифицированной форме N Т-7, однако являются рабочими документами кадровых служб - они не утверждаются руководителем организации, не направляются в выборный орган первичной профсоюзной организации для учета его мнения. Такая практика особо характерна для организаций с высокой текучестью персонала - для планирования отпусков работников, принятых на место уволенных, и для формирования так называемых "подменных групп".

Кадровые службы с целью исключить возможность вынесения государственными инспекторами труда предписаний о нарушении ст. 123 ТК РФ, для установления очередности предоставления отпусков новым работникам вносят изменения в график отпусков, оформляемые в качестве приложений к графику по унифицированной форме N Т-7. При этом они сталкиваются с рядом вопросов, без разрешения которых в локальном нормативном правовом акте их усилия представляются тщетными.

Во-первых, в локальном акте организации должна быть определена периодичность внесения изменений в график отпусков. В организациях численностью свыше 100 человек нерациональным с точки зрения организации труда представляется утверждение руководителем организации изменения в график отпусков по каждому работнику, а при наличии выборного органа первичной профсоюзной организации - еще и учета его мнения. Кроме того, поскольку большинство работников принимается с условием об испытании, то определение для них времени предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сразу после приема на работу представляется преждевременным.

С учетом изложенного для применения данного способа установления очередности ежегодных оплачиваемых отпусков новым работникам в локальном нормативном акте целесообразно определить регулярность утверждения вносимых в график отпусков изменений (например, 1 раз в месяц), а также категории работников (например, прошедших испытание, принятых на неопределенный срок или на срок более 6 месяцев).

Во-вторых, следует определить способ фиксации информации о том, почему в отношении определенных работников очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков установлена не графиком отпусков, а приложениями к нему. Для этого, на наш взгляд, достаточно предусмотреть указание в графе 10 "Примечание" даты приема работника на работу.

Л. В.Щур-Труханович

Автономная некоммерческая организация

"Центр исследований в сфере экономики и права"

11.04.2012