Организация отправляет исковые заявления почтой, подлинники почтовых квитанций прикрепляются к судебным делам и передаются в суд, почтовые квитанции не возвращаются. В организации имеются только ксерокопии почтовых квитанций. Какой подтверждающий документ будет в кассе организации при расходовании денег на почтовые расходы в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: При отсутствии оригинала почтовой квитанции по причине его передачи в суд оправдательным документом для учета расходов на почтовые услуги может служить ксерокопия почтовой квитанции, заверенная подписью руководителя организации (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью организации, либо заверенная иным способом.

Обоснование: Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Финансисты в официальных разъяснениях неоднократно рассматривали случай отсутствия оригинала почтовой квитанции по причине передачи его в суд.

Например, в Письме Минфина России от 20.01.2011 N 03-03-06/1/15 указано: при документальном подтверждении расходов необходимо учитывать, что согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы (почтовых квитанций, переданных в арбитражный суд), расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями таких документов.

Подпунктом 29 п. 2.1 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Подпунктом 30 п. 2.1 названного Стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

По мнению Департамента, копии документов, подтверждающих почтовые расходы, могут быть заверены выдавшей их почтовой организацией либо исполнительным органом налогоплательщика путем проставления на них необходимых реквизитов, то есть печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу. Возможен также нотариальный порядок засвидетельствования копий документов в соответствии с законодательством РФ о нотариате.

Аналогичное мнение контролирующие органы высказывали ранее в Письмах Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020.

Из вышесказанного следует, что при отсутствии оригинала почтовой квитанции по причине его передачи в суд оправдательным документом может служить ксерокопия почтовой квитанции, заверенная надлежащим образом. Почтовые расходы, соответствующие вышеуказанным требованиям, учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

В. В.Никитин

Консалтинговая группа "Аюдар"

23.05.2012