Руководителем организации издан приказ о прекращении трудового договора с работником. Однако работник отказался ознакомиться с указанным приказом под роспись. Работодатель направил копию приказа работнику почтой по его месту жительства. Почтовое отправление было оформлено как ценное письмо с уведомлением и описью вложения

Вправе ли организация учесть затраты, понесенные в качестве оплаты почтового отправления, в расходах в целях налогообложения прибыли, если документальное подтверждение имеется?

Ответ: Статья 84.1 Трудового кодекса РФ не возлагает на работодателя обязанность по отправлению работнику по адресу его места жительства копии приказа о прекращении трудового договора. Полагаем, что затраты на оплату отправления по почте приказа о прекращении трудового договора, с которым работник отказался ознакомиться под роспись, не могут быть признаны обоснованными с точки зрения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ и учитываться в составе расходов в целях исчисления налога на прибыль даже при их документальном подтверждении.

Обоснование: Общий порядок оформления прекращения трудового договора содержится в ст. 84.1 ТК РФ.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

При этом в соответствии со ст. 252 гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций учитываются обоснованные и документально подтвержденные затраты (за исключением расходов, поименованных в ст. 270 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как следует из приведенных положений ст. 84.1 ТК РФ, на работодателя не возлагается законодательно обязанность по отправлению работнику по адресу его места жительства копии приказа о прекращении трудового договора. Учитывая вышеизложенное, полагаем, что затраты, понесенные работодателем на оплату почтового отправления, не могут быть признаны обоснованными с точки зрения п. 1 ст. 252 НК РФ.

В связи с этим, по нашему мнению, учитывать такие расходы в данной ситуации работодатель не вправе даже при их документальном подтверждении.

О. А.Королева

Советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

04.07.2012