Работник обособленного подразделения, находящегося в городе А, направляется в командировку в головной офис в город Б с четверга по понедельник (вечерний рейс из города А в четверг, вечерний рейс из города Б в понедельник)
Также возможна ситуация, когда командировка длится с пятницы до понедельника (вечерний рейс из города А в пятницу, вечерний рейс из города Б в понедельник). Суббота и воскресенье являются нерабочими днями в головном офисе.
За сколько дней следует выплатить суточные в рассматриваемых ситуациях и как учесть такие затраты в целях исчисления налога на прибыль?
Ответ: При направлении работника обособленного подразделения, находящегося в городе А, в командировку в головной офис в город Б порядок возмещения суточных зависит от конкретных сроков командировки, зафиксированных в приказе о направлении работника в командировку. Если в приказе о направлении работника в командировку указаны дни командировки с четверга по понедельник включительно, суточные выплачиваются за пять дней командировки; если командировка с пятницы по понедельник, при этом в пятницу работник не выходит на работу в организацию, куда он командирован, суточные выплачиваются за четыре дня, однако выплата суточных за дни с пятницы по воскресенье включительно может быть признана экономически необоснованной в целях исчисления налога на прибыль; если указана дата начала и окончания командировки как понедельник, а работник выезжает в командировку в пятницу или выходной день, суточные в таком случае выплачиваются только за день командировки (понедельник). Однако при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Обоснование: Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре в обязательном порядке должно быть указано место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Данное положение в договоре необходимо в том числе для целей направления работника в командировки, поскольку служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Сроки направления в командировку, в соответствии со ст. 166 ТК РФ, п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), определяются работодателем. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными затратами понимаются расходы, произведенные на основании документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" для определения работодателем сроков и других условий командировки предусмотрены типовые формы N N Т-9 (приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку) и Т-10 (командировочное удостоверение).
В соответствии со ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения работнику возмещаются расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Для этого необходимо, чтобы:
1) в приказе о командировке работника были четко указаны сроки командировки: дата ее начала и окончания;
2) командировочное удостоверение подтверждало сроки пребывания работника в командировке;
3) существовала объективная возможность для исполнения сроков командировки (наличие железнодорожных или авиабилетов по соответствующему направлению на указанные даты).
Таким образом, если в приказе о направлении в командировку указаны дни с четверга по понедельник включительно, то организация выплачивает суточные за пять дней командировки.
В целях исчисления налога на прибыль расходы на оплату проезда, а также на выплату суточных включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если в приказе о направлении в командировку указаны дни с пятницы по понедельник, при этом в пятницу работник не выходит на работу в организацию, куда он командирован, то при отсутствии объективной необходимости выезда в указанный день (например, отсутствие проездных билетов на более поздние даты) возможны налоговые риски при проверке контролирующими органами правомерности учета расходов по командировке, понесенных за период с пятницы по воскресенье.
Высшие судебные органы неоднократно указывали на то, что налоговые органы и суды не призваны оценивать экономическую эффективность и целесообразность совершаемых налогоплательщиком операций (Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 "Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды", Определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 366-О-П).
Тем не менее это не исключает того, что расходы, согласно ст. 252 НК РФ, должны быть документально оформлены и иметь экономическую обоснованность.
В связи с этим у налогового органа могут возникнуть сомнения относительно экономической обоснованности командировочных расходов (суточных), когда работник направляется в командировку поздно вечером перед двумя выходными днями (в пятницу), а фактически выполняет свои трудовые обязанности только в первый рабочий день после выходных (в понедельник).
Если в приказе о направлении в командировку указана дата начала и окончания командировки как понедельник, а работник выезжает в командировку в пятницу или выходной день, при этом в пятницу работник не выходит на работу в организацию, куда он командирован, суточные в таком случае выплачиваются только за день командировки (понедельник).
При этом следует иметь в виду, что на основании п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
М. В.Волкова
ООО "Институт независимых
социально-экономических исследований"
Материал предоставлен при содействии
ООО "ИПЦ Консультант+Аскон"
Регионального информационного центра
Сети КонсультантПлюс
20.09.2012