У организации есть автотранспорт (несколько машин). Для каждой машины разработан маршрут следования. Путевые листы выдаются водителям на месяц, в течение которого в них отражаются поездки за каждый день по каждому маршруту, в связи с чем в конце месяца путевые листы имеют нечитаемый вид. Можно ли для подтверждения производственного характера поездок и учета топлива в целях исчисления налога на прибыль не детализировать в путевом листе поездки по каждому дню, а отражать в них сводную информацию за месяц?

Ответ: С учетом официальной позиции и судебной практики организация вправе для подтверждения производственного характера поездок и учета топлива в целях исчисления налога на прибыль не детализировать в путевом листе поездки по каждому дню, а отражать в них сводную информацию за месяц при условии наличия всех реквизитов, обязательных для подтверждения таким документом обоснованности понесенных расходов. Кроме того, организация вправе разработать свою форму путевого листа.

Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

Для документального подтверждения расходов на приобретение ГСМ предназначен путевой лист легкового автомобиля по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В соответствии с правовой позицией, изложенной в Письме Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, указанная форма обязательна только для автотранспортных организаций.

Минфин России в Письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 также отмечает, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом финансовое ведомство обращает внимание на то, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Кроме того, Минфин России обратил внимание на то, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

В отношении периодичности составления путевого листа Минфин России также выражает свое мнение в Письме от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, отмечая: в том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Кроме того, судебная практика подтверждает возможность и правомерность при определенных условиях составления путевых листов не за каждый день (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 N А38-4082/2008-17-282-17-282, ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29).

Таким образом, официальные органы и арбитражные суды допускают возможность составления путевого листа за месяц, однако для подтверждения таким документом обоснованности понесенных расходов он должен содержать обязательные реквизиты и с учетом позиции Минфина России информацию о месте следования автомобиля.

Применительно к рассматриваемой ситуации это означает возможность для целей подтверждения производственного характера поездок и учета топлива не детализировать в путевом листе поездки по каждому дню и отражать в них сводную информацию за месяц, но с обязательным наличием возможности судить об обоснованности произведенного расхода.

Кроме того, Письмом Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 сообщено, что путевой лист, самостоятельно разработанный организацией, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в нем обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152.

Следовательно, организация при соблюдении указанных условий вправе разработать свою форму путевого листа, в том числе на месяц.

О. С.Дубасова

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

26.10.2012